Il saldo di contabilità clienti di un’azienda, tra cui debito invecchiato e giorni di vendita in circolazione (DSO), in grado di fornire informazioni sulle inefficienze nel processo O2C che possono essere indirizzate
Queste inefficienze tendono a provenire da processi manuali, questi influenzano la capacità del team accounts receivable (AR) di gestire la creazione, la presentazione e la distribuzione delle fatture. Di conseguenza, un processo O2C inefficiente avrà un impatto negativo sui tempi di pagamento, potenzialmente guidando il DSO e inibendo il flusso di cassa.
La buona notizia è che ci sono soluzioni. Automatizzando l’intero processo di contabilità clienti, dalla gestione del credito alla fatturazione e alla riconciliazione dei pagamenti, le aziende possono ottimizzare ogni fase del processo O2C per migliorare il flusso di cassa portando denaro nell’organizzazione più velocemente.
Che cos’è order-to-cash e dove si inserisce nel ciclo di cassa?
Il processo order-to-cash comprende tutti i passaggi da quando viene effettuato un ordine del cliente fino al pagamento dell’attività (il denaro). Questi passaggi includono la gestione degli ordini e l’evasione degli ordini, fino alla gestione del credito, quindi alla fatturazione e infine alla riscossione dei pagamenti.
O2C ha una connessione implicita alla fornitura di beni e all’evasione degli ordini, determinando quindi la necessità di un buon processo di gestione della supply chain.
Vantaggi dall’ottimizzazione del processo order-to-cash
Il più grande ostacolo alla produttività dei crediti è il fatto che i processi AR sono spesso troppo complessi, con troppi sistemi finanziari disparati, troppa poca standardizzazione e troppi passaggi manuali. Questi processi sono spesso aggravati da interruzioni derivanti da problemi che richiedono una risoluzione rapida.
Come ogni business leader sa, free cash flow è la singola metrica più importante per determinare la salute del loro business. Il dipartimento AR ha un ruolo unico influente nel facilitare il flusso di cassa. Accorciando il tempo dall’acquisto all’ordine e alla consegna della fattura, oltre a semplificare il processo di pagamento, i flussi di cassa sono più facilmente. Pertanto, valutare e regolare il processo O2C è il luogo più ovvio per affrontare le sfide del flusso di cassa.
Oltre ai miglioramenti del flusso di cassa, i principali vantaggi derivanti dall’ottimizzazione del processo order-to-cash includono quanto segue:
- Generazione di entrate ─ un processo di acquisto e di adempimento semplificato, una fatturazione rapida e accurata e la facilità di pagamento migliorano la soddisfazione del cliente e incoraggiano gli acquisti ripetuti e la difesa del cliente. Questi fattori possono avere un impatto positivo sulla crescita delle vendite.
- Esperienza del cliente ─ le relazioni con i clienti possono essere vinte o perse con l’esperienza di evasione degli ordini, fatturazione e pagamenti. Un sistema O2C affidabile per la gestione della fatturazione e degli adempimenti, oltre alle controversie e alla riscossione dei crediti, promuove accuratezza e tempestività, contribuendo a migliorare l’esperienza del cliente.
- Risparmio sui costi ─ Controlli interni più forti attraverso un processo O2C automatizzato riduce o elimina significativamente gli errori e semplifica il supporto degli sconti sui pagamenti anticipati. Con il miglioramento dei processi aziendali, qualsiasi azienda può ridurre le spese generali, con conseguente riduzione delle spese operative e supporto della leva operativa.
Misure adottate nell’ordine di cassa Processi
1. Gestione ordini
Tutto inizia con un ordine. Un cliente effettua un ordine tramite e-commerce, processi di ordine di vendita diretta o altri mezzi. Una volta effettuato l’ordine, l’inventario viene controllato dal sistema di elaborazione degli ordini per confermare che la merce può essere spedita. Una volta verificato, viene emesso un periodo di consegna. La linea di credito del cliente sarà controllata per determinare se l’ordine è stato accettato alle condizioni di credito esistenti. L’ordine viene quindi registrato nel libro mastro delle vendite e la merce viene spedita. Infine, il riordino automatico tramite il sistema ERP, viene attivato nella supply chain per garantire che l’inventario sia rifornito per le vendite future.
2. Gestione del credito
La stragrande maggioranza delle vendite B2B viene effettuata a credito, consentendo il tempo per la generazione, l’invio e il pagamento di una fattura, senza rallentare l’evasione di ciascun ordine. Ma il credito deve essere assegnato sulla base di una valutazione della capacità di ciascun acquirente di pagare. Determinare attentamente il credito in questa fase iniziale previene i rischi di pagamento quando le fatture sono dovute.
3. Sistema di fatturazione clienti
Ogni ordine viene fatturato al cliente per richiedere il pagamento, entro un determinato periodo di tempo, della merce acquistata. I migliori sistemi di fatturazione dei clienti generano e consegnano automaticamente le fatture ai clienti al momento dell’acquisto. Tuttavia, l’automazione della fatturazione deve tenere conto di un gran numero di sfumature e variabili, tra cui il formato della fattura, il meccanismo di consegna e i supporti, il destinatario, il processo di approvazione, la documentazione associata e molti altri fattori.
4. Accounts receivable
Una volta effettuata una vendita e le merci vengono spedite, il processo di accounts receivable prende il via. Ciò comprende la generazione e la consegna delle fatture, il monitoraggio e la riconciliazione dei pagamenti rispetto al libro mastro.
I team Savvy accounts receivable automatizzeranno l’invio di promemoria di pagamento, o dichiarazioni, prima che le fatture siano dovute. È responsabilità del team accounts receivable indagare e risolvere gli errori di fatturazione, riemettendo le fatture all’importo corretto se si sono verificati errori.
5. Riscossione dei pagamenti
La procedura per i pagamenti dei clienti deve essere chiarita al momento dell’acquisto e nella fattura (o nella documentazione di accompagnamento). La raccolta dei pagamenti avviene quindi tramite i clienti che effettuano pagamenti online, bonifici bancari o inviano pagamenti in un altro formato. Un numero d’ordine d’acquisto è un tipico riferimento di tracciamento che garantisce che ogni pagamento sia correttamente abbinato all’ordine corrispondente. Le fatture in sospeso vengono inseguite direttamente fino a un punto predefinito, momento in cui vengono cancellate come crediti inesigibili o passate a un’agenzia di riscossione di terze parti.
6. Gestione dei dati
Attraverso il processo O2C, una buona gestione dei dati è la chiave. Il sistema di gestione degli ordini deve connettersi, in tempo reale, alla gestione dell’inventario tramite un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (o ERP). In questo modo, l’organizzazione può lavorare attraverso i sistemi per determinare i livelli delle scorte e soddisfare gli ordini o attivare i riordini.
Il sistema di fatturazione deve accettare un trigger per creare una fattura quando gli ordini vengono evasi, il sistema quindi estrae i dati sull’ordine, controllando i limiti di credito del cliente e i termini di pagamento concordati, prima di generare e consegnare una fattura al contatto corretto.
Il processo di riscossione dei pagamenti deve quindi collegarsi al registro acquisti per garantire che i pagamenti siano riconciliati con l’ordine corretto. Ogni passo può e deve essere automatizzato per migliorare l’efficienza e la precisione.
Ottimizza order-to-cash con l’automazione
Un approccio globale per ottimizzare il processo O2C combinerà tecnologia, servizi di consulenza e servizi finanziari. Molte organizzazioni sfruttano la tecnologia perché può automatizzare i processi di decisioning del credito dei clienti o di AR e tesoreria all’interno del ciclo O2C. L’automazione riduce o elimina i processi manuali e cartacei. I risparmi sui costi associati e la riduzione degli errori di solito presentano un ROI positivo. L’automazione del processo O2C offre numerosi vantaggi, tra cui:
Risparmio di tempo: La creazione e la consegna delle fatture possono essere processi molto manuali, consumando preziose ore di personale qualificato. Automatizzando la stampa e la consegna postale, o l’e-mail di fatture e la consegna di comunicazioni di follow-up per inseguire i pagamenti, il team AR può concentrarsi su questioni più orientate al business. L’automazione può anche prendere l’output da un sistema ERP e collegarlo direttamente con i portali di fatturazione dei conti da pagare degli acquirenti, evitando la necessità di riscrivere manualmente o copiare e incollare le fatture in questi.
Flusso di cassa migliorato: L’automazione non si limita a risparmiare tempo di processo, ma previene i colli di bottiglia nella consegna delle fatture, nell’elaborazione dei pagamenti e nella riconciliazione. Questi fattori riducono l’attrito nel portare denaro nel business, migliorando così il flusso di cassa.
Maggiore precisione: l’automazione ha un impatto positivo sulla precisione in tutto il processo O2C. Quando i sistemi macchina parlano tra loro, tramite il trasferimento diretto dei dati, non c’è alcun rischio di copia-incolla o altri errori umani che si verificano.
Riduzione dei costi: Il risparmio di tempo derivante dall’automazione dei processi, così come la riduzione delle query e delle chiamate all’helpdesk, possono essere così significativi che spesso fanno investimenti in aspetti dell’automazione O2C, come l’automazione AR, si ripagano in pochi mesi.
Migliorare l’esperienza del cliente: le relazioni con i clienti beneficiano dei miglioramenti apportati dall’automazione alla coerenza dei processi, all’affidabilità della realizzazione, alla percezione del marchio e alla facilità di pagamento.
Ottenere visibilità in tempo reale: L’automazione dei processi order-to-cash significa che ogni fase viene gestita digitalmente, quindi facilmente tracciata e presentata a colpo d’occhio tramite dashboard di informazioni di gestione o altri metodi.
Semplificare Reporting e audit: automatizzando il processo O2C, tutte le azioni e i dati sono disponibili per raggruppare e analizzare come report o come audit trail con il semplice tocco di un pulsante.