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La funzione di archiviazione dovrebbe essere organizzata in modo tale da aiutare nella corretta manutenzione dei record. È importante notare che i record dovrebbero essere resi disponibili quando richiesto. Il responsabile dell’ufficio deve decidere se il deposito deve essere centralizzato o decentralizzato Il deposito centralizzato e il deposito decentralizzato hanno entrambi i loro meriti e demeriti.
1. Sistema di archiviazione centralizzato:
È un sistema in cui tutti i record relativi ai vari dipartimenti di una preoccupazione sono archiviati in un unico luogo o nell’ufficio centrale. In altre parole, i singoli dipartimenti o sezioni di un’organizzazione non fanno il deposito dei record.
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Meriti del sistema di archiviazione centralizzato
1. È messo sotto il controllo di specialisti e questo facilita una maggiore efficienza.
2. Lo spazio disponibile è utilizzato economicamente.
3. Ci sarà un controllo efficace su di loro.
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4. Non ci sarà alcuna duplicazione delle attrezzature e del lavoro di archiviazione (come nel sistema decentralizzato) e come tale c’è economia nel deposito.
5. C’è uno standard uniforme per archiviare i documenti e portarli fuori. Ciò consente una rapida localizzazione dei documenti.
6. Le persone, che fanno lo stesso lavoro ancora e ancora diventano specialisti nel loro lavoro. Questo aggiunge una maggiore efficienza.
7. I documenti saranno depositati lo stesso giorno.
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8. La posizione dei file mancanti o documenti è facilmente noto (con l’uso corretto di indicatore).
Demeriti del sistema di archiviazione centralizzato
1. Quando un capo dipartimentale ha urgente bisogno di una lettera, non lo raggiungerà in tempo a causa della lunga procedura. Questo è uno svantaggio principale.
2. Gli errori possono insinuarsi.
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3. Molto tempo viene consumato se il reparto di archiviazione si trova in stanze lontane.
4. Regole rigide ci sono nel dare e restituire file. Le regole diventano più importanti dei rapporti.
5. La segretezza non può essere mantenuta.
2. Sistema di archiviazione decentralizzato
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In questo sistema, l’archiviazione viene eseguita da diversi reparti in modo indipendente e non centralmente in un unico luogo. Ogni reparto installa attrezzature separate e nomina il personale per occuparsi del lavoro di archiviazione. Questo sistema è anche conosciuto come sistema di archiviazione dipartimentale.
Meriti del sistema di archiviazione decentralizzato
1. I metodi adatti, semplici e facili possono essere adottati secondo la convenienza del dipartimento.
2. I file sono facilmente e rapidamente disponibili.
3. La rapida disponibilità del file facilita una maggiore efficienza.
4. La segretezza può essere mantenuta.
5. Ricezione impiegato depositerà le lettere senza errori, perché ha a che fare con un paio di lettere solo.
Demeriti del sistema di archiviazione decentralizzato
1. In un’organizzazione, in diversi dipartimenti, verranno seguiti diversi metodi di archiviazione. Come tale nessun sistema standard prevarrà.
2. L’impiegato di deposito ha molti altri lavori; non può diventare uno specialista nel sistema di archiviazione.
3. Inter-department trasferimento di impiegati non riuscirà a capire il sistema di archiviazione di altri reparti.
4. Se un documento si riferisce a due o più dipartimenti, ci saranno difficoltà nel deposito del documento.
5. Deposito sarà fatto alla comodità di un impiegato, che ha molti altri lavori da fare insieme con il deposito. Come tale egli può smarrire le lettere o tenerli in altri registri o lasciarli inosservati.