Uffici in movimento? Ecco la tua lista di controllo definitiva

Proprio come una famiglia può superare una casa, le aziende possono superare uno spazio ufficio. Con la ricerca che suggerisce che le aziende si trasferiscono in media ogni sette anni, che si tratti di crescita aziendale, delocalizzazione aziendale o semplicemente un cambiamento di scena, spostare gli uffici può avere un impatto enorme sui dipendenti.

Sulla scia di una pandemia globale, molte aziende stanno cercando di cambiare il loro ambiente di lavoro fisico al fine di soddisfare le necessarie normative di allontanamento sociale.

Indipendentemente dalle tue circostanze organizzative, man mano che la tua attività si evolve e si espande, alla fine arriverà un momento in cui il tuo attuale ufficio non sarà sufficiente per supportare tutto il personale e la tecnologia di cui hai bisogno. Quando ciò accade, ti troverai di fronte a un male complesso ma necessario: il cambiamento. Mentre il cambiamento può essere una cosa preziosa nel mondo degli affari, è anche qualcosa che molti dipendenti e dirigenti d’azienda hanno difficoltà a gestire.

Abbiamo messo insieme il nostro ultimo ufficio relocation guida per aiutarvi a gestire il vostro ufficio spostare senza problemi, mitigare gli effetti negativi del cambiamento e posizionare il vostro movimento come un positivo, sviluppo emozionante per il vostro business e il vostro personale.

Step-by-step Office Move Lista di controllo

Il nostro utile step-by-step lista di controllo vi aiuterà a pianificare e preparare per il vostro grande ufficio spostare ed esaminare come:

PASSO 1. Considera il tuo ufficio move needs

Prima di impegnarsi per la grande mossa, è importante valutare le esigenze del vostro business. Ci sono molte ragioni per spostare la posizione dell’ufficio, ma identificare le ragioni per trasferirsi presto nel processo può aiutarti a formare un processo di spostamento dell’ufficio più strategico e attentamente considerato.

Spostare la sede dell’ufficio può aumentare il morale del tuo personale, migliorare la produttività e aprire la tua attività a un nuovo pool di talenti. Ci sono diversi motivi per spostare la posizione dell’ufficio, ma molte aziende si muovono per i seguenti possibili motivi:

• Crescita aziendale

Man mano che la tua attività cresce, è importante pianificare espansioni in termini di ambiente fisico. Il trasferimento può aiutarti a personalizzare il design del tuo ufficio in un modo che si adatta ai tuoi team a livello pratico, ma si adatta anche al tuo ethos e ai tuoi valori organizzativi. Sia che tu stia cercando di introdurre più workstation, più spazio collaborativo aperto o fornire maggiore accessibilità alle sale riunioni, scegliere un nuovo spazio ufficio che soddisfi le esigenze del tuo team a lungo termine è una considerazione chiave per le aziende moderne che cercano l’ufficio perfetto per la crescita.

• Attrarre clienti

Il tuo spazio ufficio funge da “vetrina” per il tuo marchio, quindi deve dire ai tuoi clienti cosa rappresenti come organizzazione. Avere una posizione di ufficio che si sente orgoglioso di, e confortevole invitando i vostri clienti a è importante. Lo spazio che si abita come un business può lasciare un impatto duraturo su coloro che lavorano con voi La scelta di uno spazio ufficio in una posizione invidiabile potrebbe contribuire a dare il vostro business più gravitas, e in alcuni casi può anche aiutare ad attrarre nuovi business.

• Miglioramento della produttività

Scegli un ufficio con la produttività dei vostri dipendenti in mente. Il benessere del personale è la chiave per la produttività e il morale, quindi assicurati di considerare l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la salute e il benessere come un fattore chiave per la scelta di una nuova sede. Ha una palestra nelle vicinanze? Ci sono molti spazi verdi nelle vicinanze? Ci sono posti nelle vicinanze dove i dipendenti possono acquistare il pranzo o spuntini? Considerazioni ancora più piccole come la luce naturale e il design a pianta aperta possono avere un enorme impatto sul morale e sulla produttività del personale. Spostare un ufficio aziendale e trasferirsi in un ambiente più moderno può migliorare la connettività e può motivare i team e sviluppare il coinvolgimento dei dipendenti.

• Attrarre talenti

Oltre ad attrarre potenzialmente nuove attività, il trasferimento dell’ufficio potrebbe potenzialmente aiutarti ad attrarre un pool migliore di talenti, per aiutarti a modellare i futuri leader della tua organizzazione. Se il tuo ufficio commerciale è difficile da raggiungere, in un’area indesiderata o in una posizione particolarmente rurale, potrebbe essere più difficile per i grandi candidati immaginare il loro futuro come parte della tua organizzazione. Come volto della tua attività, la tua posizione in ufficio dovrebbe essere scelta come un hub accessibile per la prossima generazione della tua forza lavoro di talento, aiutandoti ad attirare le persone giuste per giocare un ruolo nel tuo futuro.

PUNTO 2. Pianifica il tuo spostamento in ufficio

Un piano di spostamento in ufficio ben organizzato è fondamentale in qualsiasi strategia di trasformazione, sia che tu stia passando a un nuovo sistema telefonico o passando a un altro ufficio.

Assicurati di seguire questi suggerimenti sulla creazione di un piano di trasferimento dell’ufficio:

• Crea un programma per il tuo trasferimento in ufficio con scadenze su quando devono essere stabilite nuove tecnologie e sistemi.
• Analizza la tua nuova posizione e assicurati di comprenderne le capacità IT, le strutture e le utilità.
• Progetta il tuo spazio ufficio e pensa alle modifiche che potresti dover apportare alle workstation, all’infrastruttura IT e agli infissi.
• Considera come la tua mossa d’ufficio influenzerà qualsiasi progetto esistente che hai in movimento.

FASE 3: Identificare i costi e pianificare il budget

Spostare gli uffici può essere costoso e può anche essere un grande sconvolgimento in termini di costi maturati da eventuali tempi di inattività. È importante identificare tutti i possibili costi per il trasferimento dell’ufficio prima di impostare un budget. In questo modo, il project manager del trasferimento dell’ufficio può stabilire quale livello del budget potrebbe essere ragionevole e fattibile.

Al fine di iniziare a ricercare i costi e le spese nascoste che si possono incontrare, abbiamo messo insieme un elenco di spese tipiche in movimento per l’esame.

• Affitto (compreso affitto recensioni e IVA)
• Depositi e fatiscenza tasse
• Contratto di rompere le tasse
• Amministrazione/spese di agenzia
• Sicurezza
• Rimozione società/rilocazione fornitori
• tasse di Deposito
• Assicurazione
• spese per il Servizio
• lavori di Ristrutturazione, interior design tasse
• Utility
• Connettività e comunicazione fornitore di tasse
• Post reindirizzamento

Scarica il tuo ufficio di spostare le spese di lista di controllo come un utile punto di partenza del modello di raccogliere la vostra chiave ufficio costi di spostamento.

PASSAGGIO 4: Creazione di una lista di controllo delle attività di progetto

Quando decidi di cambiare ufficio, avrai bisogno di un piano in atto in modo da non perdere alcun dettaglio essenziale nel processo di trasferimento.

Se non gestito in modo efficiente, una mossa ufficio può causare una serie di problemi e può danneggiare in modo significativo la vostra linea di fondo. Con l’obiettivo di mantenere la massima produttività e ridurre i disagi per il personale e i clienti, fare un passo indietro presto per pianificare e pianificare attentamente la tua importante manovra aziendale può prevenire frustrazioni del personale, mancate fatture e relazioni con i clienti danneggiate.

Dopo aver stabilito un budget e anticipato i costi di trasloco dell’ufficio, è necessario creare una lista di controllo completa del progetto con obiettivi e obiettivi chiari che possono essere facilmente seguiti dal team di progetto e dal personale. Includi obiettivi misurabili per quanto riguarda i tempi e ridurre al minimo i tempi di inattività e includi questo nella tua lista di controllo delle attività completa e fattibile.

Ricordate, garantire che si può preparare tutto prima del tempo e fare la mossa il giorno con tempi di inattività minimi e interruzioni minime per il personale è una considerazione fondamentale quando il progetto di gestione del vostro imminente ufficio spostare.

Cosa fare e cosa non fare da includere nella lista di controllo:

Do:

Nomina il tuo office move manager

Devi nominare una persona che può dirigere il tuo progetto di trasferimento dell’ufficio. Mentre avrete bisogno di buy-in da tutta la squadra, e il vostro manager avrà bisogno di persone a delegare a, il vostro ufficio spostare avrà bisogno di un go-to persona che può essere responsabile per il budget, la pianificazione, e rispondere a qualsiasi richiesta per quanto riguarda il vostro ufficio spostare.

Lascia un sacco di tempo per il processo di pianificazione

Il processo di pianificazione del tuo spostamento d’ufficio dovrebbe iniziare circa 3-6 mesi prima della scadenza del tuo spostamento d’ufficio. Assicurati di lasciarti abbastanza tempo per budget, ricerca, delegare compiti e garantire che tutta la tua logistica sia fattibile in quel lasso di tempo.

Stabilisci le tue priorità (ma non solo all’interno del team di leadership senior)

Assicurati di sapere cosa stai cercando con la tua mossa d’ufficio. Potresti concentrarti semplicemente sulla riduzione dei costi di noleggio, mentre i tuoi dipendenti potrebbero aver bisogno di un parcheggio migliore o di un ambiente più sicuro quando partono a tarda notte. Condurre un sondaggio con i tuoi dipendenti può aiutarti a sentire più dipendenti coinvolti e coinvolti nel progetto, quindi assicurati di tenere conto delle loro esigenze quando collabori le tue priorità.

Delinea i tuoi criteri di budget

Una volta che hai un’idea generale di ciò che tutto dovrebbe costare, dovrebbe essere più facile stabilire quale dovrebbe essere il tuo budget complessivo. Ricordarsi di sopravvalutare sempre il budget in modo da avere un po ‘di spazio di manovra nel caso in cui le cose si sommano un po’ più di quanto previsto.

Crea una timeline realistica e attenersi ad essa

Imposta una timeline ragionevole che delinea chiaramente le scadenze e nomina i membri del tuo team di progetto per compiti specifici. Cercate di non perdere le scadenze; quanto più si riesce a spuntare la lista di controllo presto, meno stressante il vostro giorno in movimento (e le settimane precedenti) sarà.

Non:

Non provare a fare la mossa da soli

Anche se può essere tentati di risparmiare sui costi di una società di traslochi ufficio o gestire il progetto esclusivamente da soli, assicurarsi di condividere il carico. Non sottovalutare quanto può essere esteso un progetto di spostamento dell’ufficio. Assicurati di delegare e assumere una società di traslochi affidabile per aiutarti a fare il lavoro pesante.

Non sottovalutare il tuo budget

Non dire a te stesso che potresti essere in grado di tagliare gli angoli sui dettagli più fini della tua mossa d’ufficio. Non si può negare che sarà costoso. Accettalo e lascia un po ‘ di margine in modo che se le cose risultassero più costose, tu abbia un buffer. Se non lo fanno, trattare il vostro team per un po ‘ di qualcosa in più per aiutare tutti a celebrare il loro nuovo ambiente di lavoro.

Non lasciare tutto fino all’ultimo minuto

Procrastinare per quanto riguarda il processo di trasferimento non è una buona idea. Come dice il proverbio, trasloco è l’evento di vita più stressante che dobbiamo superare. Spostare gli uffici certamente non viene senza stress significativo, ma se ti attieni ai tuoi orari e non stipare nella tua logistica alla fine, la tua giornata in movimento potrebbe funzionare più liscia di quanto ti aspetti.

Non escludere il tuo staff o i tuoi clienti

Condividere i tuoi piani e far sapere al tuo staff come possono contribuire può avere un enorme impatto sul morale del tuo personale. Ottenere i dipendenti a bordo con la mossa ufficio è parte integrante del vostro impegno dei dipendenti è molto importante in termini di ottenere massa buy-in dalla vostra forza lavoro. Allo stesso modo, comunicare presto con i tuoi clienti e far loro sapere del tuo trasferimento in ufficio potrebbe contribuire a rafforzare le tue relazioni con i clienti a lungo termine.

Non dimenticare i dettagli più fini

Assicurarsi di brainstorming con il team di progetto può essere la chiave per assicurarsi di aver pensato a tutti i dettagli più fini. Ad esempio, crea un elenco delle forniture generali che potresti aver bisogno di procurarti come segue:

• scatole di Stoccaggio in varie dimensioni
• Imballaggio giornali e involucro di bolla
• Un tavolo per imballaggi / dedicato imballaggio scrivania
• pennarelli Permanenti e le etichette
• pieni di Aria imbottitura

il Tuo ultimo ufficio di spostare lista di controllo

Fase uno: gettare le basi

• Nominare il tuo ufficio di spostare project manager e team di progetto
• Controlla il tuo contratto di locazione in corso e stabilire eventuali precoce-break costi
• stabiliti i criteri e condotta personale necessario sondaggi
• i costi di Ricerca e impostare il vostro budget
• Stabilire il tuo ufficio di spostare la scadenza
• ufficio studi e le società di traslochi ufficio e in movimento i costi di assicurazione
• Iniziare la ricerca online di spazi per uffici che soddisfano le tue esigenze di business
• Documento di piano e timeline
• Rosa, discutere e scegliere il vostro nuovo office e completare il lavoro di ufficio necessario

Fase due: comunicare

• Assicurarsi che il vostro cliente attuale aggiornati gli elenchi di
• Eseguire un audit dettagliato di tutti, online e offline, e la lista dei contenuti che richiedono e di aggiornamento all’indirizzo
• Informare l’ufficio postale, il nuovo indirizzo
• Collaborare con il team legale di aggiornamento necessari contratti con il nuovo indirizzo
• Aggiorna il tuo social media e gli account online (tra cui Google Business etc. con il nuovo indirizzo
• liste di Revisione del partner e le parti interessate per informare del cambio di indirizzo (aggiornamento elenchi dove necessario)
• Eseguire un controllo di cancelleria e di branding materiale per aggiornare gli indirizzi dove necessario
• Rivedere e aggiornare tutte le sottoscrizioni
• Comunicare i vostri piani per il personale (di far loro sapere come e se possono essere coinvolti)
• Dare disdetta all’attuale proprietario/amministratore di condominio
• Impostare una data in agenda per il personale per aggiornare l’indirizzo e-mail firme
• Prenota il tuo scelto traslochi di uffici azienda
• Avviare un coordinamento spostare il vostro ufficio logistica con il vostro team IT per discutere di sistemi e apparecchiature informatiche esigenze
• Invia cambio di indirizzo, gli avvisi ai clienti, clienti, partner, enti di settore e pubblicazioni di cui è membro o del sottoscrittore
• Informare il vostro internet service provider del vostro ufficio spostare e discutere connessione a internet deve
• Informare il vostro fornitore di servizi di telecomunicazione del vostro ufficio spostare e organizzare tutti gli aggiornamenti necessari per il numero di telefono, sistemi telefonici o esigenze di cablaggio

Fase tre: preparare la logistica

• Condurre una verifica della corrente di mobili per ufficio e per identificare eventuali mobili nuovi, potrebbe essere necessario
• Mappa per il nuovo ufficio progettazione con un dettagliato piano piano e dimensioni
• Pianificare al meglio il tuo nuovo spazio secondo spazio ufficio e scrivania blocchi
• Identificare sale riunioni e spazi comuni nel nuovo layout di ufficio
• Organizzare qualsiasi esterno di archiviazione temporanea, ove richiesto
• Piano per qualsiasi materiale di cancelleria e attrezzature per il nuovo ufficio
• Stabilire eventuali esigenze di protezione per il nuovo ufficio
• Disponi/nominare servizi di pulizia (sia per il check-out del vecchio ufficio e la pulizia regolare per il nuovo spazio)
• Check out e prenota baie di carico o di un parcheggio dedicato per lo spostamento di giorno
• Finalizzare tutti i nuovi contratti di lavoro di ufficio
• Discutere e concordare nuove attrezzature per la nuova sede e sale riunioni
• il Check-in con internet/telecomunicazioni e di altri fornitori per garantire la grande giornata senza intoppi e senza eccessivi tempi di inattività

PASSO 5: Preparare le apparecchiature per ufficio quando si spostano gli uffici

Cosa pensate di fare con il vostro hardware fisico quando si sposta in un nuovo ufficio? Se hai intenzione di passare alle comunicazioni cloud o hai già un sistema ospitato, tutto ciò che devi fare è trasportare i tuoi telefoni fissi e altri endpoint nella tua nuova posizione. Se si dispone di un sistema di comunicazione aziendale completo in atto, potrebbe essere necessario pensare se è il momento di aggiornare, o se vale la pena portarlo con voi.

Ricorda di considerare queste cose quando prepari le tue apparecchiature per ufficio prima dei tuoi uffici in movimento:

• Fare una lista di controllo di tutte le risorse IT e telecomunicazioni che si desidera portare al vostro nuovo ufficio.
• Determina se tutte le tue risorse funzioneranno bene con l’infrastruttura IT nella tua nuova posizione.
• Decidi se è il momento di aggiornare varie parti della tua strategia di comunicazione passando al cloud.
• Prendere in considerazione eventuali acquisizioni o aggiornamenti IT/Telecomunicazioni imminenti e determinare se possono essere realizzati contemporaneamente allo spostamento.

PASSO 6: Indirizzo del sistema di telecomunicazioni

Come accennato in precedenza, l’hardware del sistema di telecomunicazioni è solo un componente da indirizzare durante il trasferimento dell’ufficio. Avrete anche bisogno di pensare a varie altre parti della vostra strategia di comunicazione aziendale.

Considera questa lista di controllo del sistema di telecomunicazioni office move:

• Valuta cosa devi fare per i dati vocali nel tuo nuovo sistema. Hai intenzione di abbracciare nuove tecnologie e soluzioni cloud?
• Determina quante linee telefoniche hai bisogno e informa il tuo fornitore di telecomunicazioni se vuoi rimanere con loro.
• Decidi cosa farai con i tuoi numeri di telefono esistenti. Se i tuoi clienti li conoscono già, allora potrebbe valere la pena mantenerli uguali.
• Esplora tutti gli aggiornamenti che potrebbero essere disponibili come parte della tua mossa. La larghezza di banda aggiuntiva rende disponibili nuove opzioni di comunicazione?
• Effettua backup di qualsiasi voce o dati di comunicazione che porterai con te. Cloud storage farà in modo che si può ottenere il backup up-and-running rapidamente dall’altra parte.

PASSO 7: Gestire la sicurezza quando si spostano gli uffici

Infine, ricordarsi di non trascurare i dettagli amministrativi durante il trasferimento dell’ufficio. Ora è l’occasione perfetta per prendere in considerazione la sicurezza della rete e fare in modo che tutto è sicuro.

Cose da ricordare quando si gestisce la sicurezza di rete prima di una mossa ufficio:

• Crea un inventario di tutte le tue risorse e risorse e sviluppa un piano per proteggere le tue informazioni in transito.
• Crea un elenco di dipendenti e dei diritti di accesso alla rete che dovrebbero avere.
• Dettagli e aggiorna le tue politiche di sicurezza se necessario prima del trasferimento dell’ufficio.
• Valutare i contratti con i fornitori di sicurezza e esaminare le soluzioni di sicurezza disponibili dal provider di telecomunicazioni.

Spostare uffici può essere un’esperienza complicata nel migliore dei casi. Fortunatamente, con i sistemi di comunicazione flessibili basati su cloud di RingCentral, puoi ridurre al minimo lo stress del tuo spostamento e ridurre le interruzioni della tua attività.