Che cos’è un ufficio senza carta?
L’ufficio senza carta è un termine generico per le pratiche commerciali che migliorano il posto di lavoro riducendo la dipendenza dalla carta.
Mentre l’ufficio senza carta potrebbe essere usato per descrivere un luogo di lavoro in cui i processi cartacei sono stati completamente eliminati, è più comunemente usato per descrivere i metodi con cui le aziende possono ridurre i costi e aumentare l’efficienza effettuando la transizione dai processi cartacei tradizionali ai processi digitali gestiti tramite software o servizi informatici. Questi scenari spesso si basano su software di gestione dei contenuti aziendali (ECM) o di collaborazione per condividere, modificare o gestire in altro modo documenti aziendali precedentemente basati su carta.
Vantaggi di un approccio per ufficio senza carta
In pratica, le aziende adottano in genere un approccio incrementale per ottenere un ufficio senza carta, con particolare attenzione all’eliminazione della carta da un flusso di lavoro o da un processo aziendale specifico. Ad esempio, un’azienda potrebbe digitalizzare le revisioni e le approvazioni dei documenti.
In questo caso, creare un record digitale e completare l’intero flusso di lavoro in formato digitale riduce le spese di carta e stampa, elimina la necessità di eseguire la scansione del documento in forma digitale e consente di risparmiare tempo e fatica-e potenzialmente i costi associati-di trasportare i documenti fisici alle persone coinvolte nel flusso di lavoro. I costi di smaltimento della carta ridotti e la metratura necessaria per l’archiviazione dei record sono anche i vantaggi comuni dell’approccio paperless.
Un altro aspetto chiave di un ufficio senza carta è la rivisitazione dei processi cartacei, sfruttando le funzionalità digitali per automatizzare o comunque migliorare l’efficienza della collaborazione, dei flussi di lavoro e di altri processi aziendali. Rivisitando i processi, le aziende spesso trovano di poter rimuovere i passaggi nel nuovo processo digitalizzato, eliminando il tempo sprecato e i passaggi non necessari. In un processo di approvazione spese di viaggio, una società può trovare alcune persone non hanno bisogno di approvare la spesa e può essere tolto dal flusso di lavoro.
I processi senza carta possono anche essere estesi al di fuori dell’azienda, ma la necessità di stampare/firmare/scansionare documenti è un ostacolo comune lì. La tecnologia della firma elettronica può eliminare la necessità di una firma fisica e aiutare a convertire i processi cartacei tradizionali, come la firma del contratto, in processi digitali.
Sfide di un ufficio senza carta
Un ufficio senza carta può anche presentare alcune sfide. La digitalizzazione richiede un repository centrale che facilita l’archiviazione e la collaborazione, in genere un sistema o un servizio ECM. Il lancio di un’iniziativa senza carta richiede ai dipendenti di ripensare il loro modo di lavorare, insieme all’eventuale adozione di nuove tecnologie. Per ottenere il massimo beneficio, la gestione potrebbe anche voler valutare se i processi esistenti dovrebbero essere rivisitati per sfruttare appieno le funzionalità digitali.
La tecnologia VPN è stata un ostacolo comune alla centralizzazione. I dipendenti hanno spesso eluso la digitalizzazione perché richiede l’accesso a una VPN per accedere ai documenti centralizzati.
Un ufficio senza carta è talvolta descritto come un tipo di obiettivo del Santo Graal, in quanto rappresenta un ideale per cui i professionisti della governance delle informazioni si sforzano, ma nella maggior parte dei casi non è pratico o addirittura desiderabile rimuovere tutti i processi cartacei.