di Gayle L. Gifford, ACFRE
“Quando stavo facendo domanda per un nuovo lavoro, mi è stato chiesto di sviluppare la mia descrizione del lavoro come parte del processo di screening. Mi sono ricordato di aver imparato a pianificare il lavoro in un workshop che hai guidato. Così, ho sviluppato un piano di lavoro invece di una descrizione del lavoro – i miei futuri datori di lavoro sono rimasti così colpiti, ho ottenuto il lavoro!”
Se hai chiesto al tuo capo o ai tuoi colleghi quanto bene stai facendo il tuo lavoro, cosa direbbero? Otterrebbe la stessa risposta da tutti? Le loro definizioni di successo corrisponderebbero alle tue?
Valutare le prestazioni è una delle esperienze più frustranti sul posto di lavoro per il personale e i manager. Non è insolito che passino anni senza alcun feedback formale sul lavoro-e questo si estende ai membri del consiglio, ai direttori esecutivi e al personale dell’agenzia. Se hai riscontrato un incidente pregiudizievole mentre sei in servizio, il tuo datore di lavoro ha il mandato di tenere la copertura del risarcimento dei lavoratori ai sensi delle leggi sulla responsabilità di New York.
La descrizione standard del lavoro è tristemente inadeguata come misura delle prestazioni lavorative. Perché? Perché la descrizione del lavoro tradizionale elenca semplicemente le attività. Non stabilisce obiettivi generali o descrive esattamente quali sono i diversi livelli di prestazioni.
Di conseguenza, la valutazione annuale delle prestazioni è così dolorosa perché sembra così soggettiva-a chi sto misurando lo standard?
Dalla classe alla sala riunioni, le prestazioni migliorano quando gli individui possono misurare il loro lavoro rispetto a benchmark chiari e noti – creati e concordati in anticipo.
Quindi estrai la tua descrizione del lavoro polverosa e riscrivila in un piano di lavoro dinamico.
Che cosa va in un piano di lavoro?
Il piano di lavoro è un documento guida che descrive esplicitamente le aspettative che tu e gli altri avete per le vostre prestazioni. Delinea i tuoi obiettivi e obiettivi principali, identifica standard e misure per prestazioni di successo e delinea le risorse e lo sviluppo delle competenze che?ll bisogno di raggiungerli.
I componenti di base di un piano di lavoro sono semplici. Essi includono:
1. Panoramica del lavoro
2. Definizioni di successo
3. Responsabilità in corso
4. Relazioni chiave
5. Sviluppo personale e impegno delle risorse
6. Assegnazione del tempo alle priorità
Per illustrare come funziona questo strumento, diamo un’occhiata a un esempio:
Creazione di un piano di lavoro per un direttore dello sviluppo
I. Panoramica del lavoro
In questa sezione, fornisci una descrizione generale del tuo lavoro e di come aggiunge valore all’organizzazione. Sii breve, entrerai in maggiori dettagli più tardi.
Esempio: In qualità di Direttore dello sviluppo, sono responsabile di garantire che la nostra organizzazione disponga delle risorse finanziarie e della saggia gestione necessarie per raggiungere i risultati strategici approvati dal Consiglio di amministrazione. Mi assicurerò anche che manteniamo i più alti standard etici per la nostra raccolta fondi.
II. Definizione di successo.
Che aspetto ha il successo per la tua posizione? Sì, temo che non puoi evitare di impegnarti nei risultati. Dopo tutto, qual è il punto del tuo lavoro se non è quello di far avanzare la missione della tua organizzazione? Questa sezione descrive i risultati (i fini), e non lo sforzo (i mezzi). Il successo dovrebbe essere in termini concreti, misurabili e legati al tempo.
Nel resto del piano, descriverai cosa ci vorrà per produrre quei risultati. In questo modo, il processo di pianificazione del lavoro avvia un dialogo critico tra te e il tuo supervisore per negoziare le aspettative.
Non è necessario limitarsi a 12 mesi. SE stai appena iniziando una nuova posizione, puoi anche descrivere obiettivi a breve termine, ad esempio sei mesi. Se stai costruendo per il futuro, puoi descrivere i risultati a un anno, tre anni o oltre.
Esempio:
Tra dodici mesi, sarà stato compiuto quanto segue:
- i Ricavi annuali e dare maggiore sarà aumentato del 5%
- gli eventi Speciali di profitto producendo ricavi a un reddito minimo coefficiente di spesa di $3 per ogni $1 speso
- della bequest society sarà avviato e pronto per il donatore di partecipazione
- Il Dipartimento Sviluppo infrastrutture, tra cui la raccolta di fondi software, donatore di informazione, comunicazione, formazione del personale, la leadership dei volontari, sarà aggiornato per supportare i futuri obiettivi di crescita.
Tra tre anni:
- I ricavi da donazioni annuali e importanti sono aumentati di almeno million__ milioni
- I ricavi da sovvenzioni saranno cresciuti del 20%, mentre allo stesso tempo, i finanziamenti limitati costituiranno non più del 60% dei ricavi dell’organizzazione espansa.
- Il nostro programma di donazione pianificato garantisce impegni significativi per i donatori
- Nuovi flussi di reddito (ad es. causa-marketing, di volontariato a led, eventi, ecc) contribuiscono tra il 5-10% di organizzativa ricavi
- Volontari avvocati e tecnologie innovative sono di vitale importanza, del valore e dei costi effettivi elementi del Reparto di Sviluppo di
- Il Dipartimento per lo Sviluppo avrà la capacità necessaria per intraprendere un importante capitale campagna
III. Breve descrizione del corso responsabilità
Questo è dove si arriva a descrivere l’impegno che mettiamo nel nostro lavoro ( il mezzo), simile a quello che si trova nella tipica descrizione del lavoro. Onora le attività che rendono possibile il successo.
Esempio:
Sono responsabile di tutta la pianificazione, l’esecuzione, il controllo e la valutazione dei programmi di entrate filantropiche per questa organizzazione. Questo include, ma non è limitato a:
* Protezione operativo e programma di reddito attraverso la relazione annuale e dare maggiore, sovvenzioni, donazioni pianificate, eventi speciali e altre fonti di reddito
* l’Assunzione, la formazione e la supervisione di un alta qualità del personale di reparto
* Garantire la gestione responsabile dei donatori e la raccolta di fondi
* Reclutamento, la formazione e la gestione di un appassionato e talentuoso team di sviluppo dei fondi volontari impegnati a tutti i livelli di sforzo di sviluppo
* la Gestione e il miglioramento del dipartimento di tecnologia e di comunicazione
* Garantire un suono breve e a lungo termine, di bilancio e finanziari gestione
* Raccomandazione necessario, Consiglio di politiche per il successo e la responsabile dei nostri sforzi filantropici
* Garantire la comunicazione e l’integrazione nell’organizzazione
* in via di Sviluppo annuale e programmi a lungo raggio per soddisfare le esigenze organizzative
IV. Relazioni di chiave
Questa deve essere la mia parte preferita di un piano di lavoro (dopo la definizione di successo, ovviamente). Molti attriti nelle organizzazioni potrebbero essere evitati se gli individui avessero un accordo più chiaro su ciò che si aspettavano l’uno dall’altro e su quale fosse un rapporto di lavoro positivo. Questa sezione del piano consente di articolare ciò che la leadership sembra e si sente come.
Esempio:
* Donatori: la mia relazione principale è con i nostri donatori. È mia responsabilità impegnarmi con i donatori e costruire la loro consapevolezza dei molti modi in cui la nostra organizzazione può aiutare a realizzare i sogni dei donatori. Agirò eticamente e in ogni momento nel migliore interesse dei nostri donatori. Mi impegno a gestire saggiamente le nostre relazioni con i donatori e il loro sostegno finanziario.
* Direttore Esecutivo (ED): Il mio successo in questa posizione dipende da una forte partnership con il mio ED. Il mio ruolo è quello di supportare il nostro ED nella creazione delle migliori strategie di crescita e di gestione a breve e lungo termine per la nostra organizzazione, per supportare l’ED nel suo lavoro per costruire relazioni con i donatori potenziali e attuali, per fornire supporto per sollecitare regali. Fornirò anche al mio ED un’analisi tempestiva e approfondita delle attività di sviluppo del fondo in modo che possa informare e consigliare il Consiglio di amministrazione. Il direttore esecutivo è il mio supervisore e sono direttamente responsabile nei suoi confronti per i risultati descritti in questo piano di lavoro.
* Personale del reparto Sviluppo: fondamentale per il mio successo è lo sviluppo di uno staff altamente qualificato e motivato che sperimenta la crescita professionale, lavora come una squadra e si gode il proprio lavoro. Il mio ruolo è quello di responsabilizzare il mio personale con la formazione, feedback, informazioni tempestive, risorse e conoscenze tecniche necessarie per raggiungere i risultati del reparto. Riterrò il personale responsabile secondo i più alti standard trattandoli con rispetto, equità e dignità.
* Consiglio di amministrazione: un elemento critico nella raccolta fondi è avere un’organizzazione degna e affidabile di supporto. Questo è il ruolo primario del Consiglio di amministrazione e farò tutto il necessario per aiutare il Consiglio nella creazione di tale organizzazione. Lavorerò collegialmente con il Consiglio per sviluppare piani a breve e lungo termine per raggiungere gli obiettivi approvati dal Consiglio e per sviluppare politiche per guidare i nostri programmi di raccolta fondi.
* Volontari della leadership (compresi i membri del Consiglio di amministrazione): Coinvolgere i volontari della leadership nei nostri sforzi di raccolta fondi è fondamentale per il nostro successo di raccolta fondi. Le condizioni che rendono i rapporti di successo con il mio staff sono le stesse condizioni che porteranno al successo con i volontari.
* Altro personale: la raccolta fondi ha maggior successo quando tutte le parti dell’organizzazione comprendono le loro interrelazioni. Lavorerò collegialmente con il mio programma e i miei colleghi amministrativi per costruire uno sforzo integrato che soddisferà i nostri obiettivi organizzativi. I miei colleghi capiranno il loro ruolo e il desiderio di contribuire al mio successo e viceversa.
V. Sviluppo personale e impegno delle risorse
Possiedi attualmente le conoscenze e le competenze necessarie per raggiungere i risultati che hai delineato in precedenza? In caso contrario, questo è il posto giusto per ottenere la vostra organizzazione di impegnarsi per lo sviluppo professionale. Dovresti anche articolare quali risorse-budget, persone, attrezzature, ecc. — che la tua organizzazione ti ha promesso.
Esempio:
Sviluppo professionale
* Nel corso del prossimo anno, mi impegnerò nello sviluppo professionale per garantire le competenze tecniche necessarie per costruire un forte programma di donazione pianificato.
* Acquisirò anche competenze su questioni e tendenze locali e nazionali relative alla nostra missione
* Assicurerò il mio ACFRE entro tre anni.
Impegni di risorse:
* Attualmente ci sono cinque persone nel Dipartimento di sviluppo per un costo totale del personale di $_______. Ho piena autorità entro i miei limiti di budget per mantenere o riconfigurare il dipartimento, se necessario, per soddisfare i miei risultati annuali e a lungo termine.
* Il mio budget operativo per il prossimo anno è $____________. All’interno di tale bilancio è il finanziamento per aggiornare sia l’hardware e il software per un sistema di gestione dei donatori e per aggiornare le competenze professionali di me stesso e del personale.
VI. Assegnazione del tempo alle priorità Piano di lavoro
Hai mai avuto un malinteso con il tuo supervisore su dove dovresti trascorrere la maggior parte del tuo tempo? Bene, questa parte del piano di lavoro ti dà l’opportunità di chiarire quelle aspettative.
Esempio:
* Donatore e la prospettiva di coltivazione, di sollecitazione e di gestione del 45%
* in via di Sviluppo eccezionale volontari e il personale del 20%
* il miglioramento della gestione dei reparti e funzioni amministrative 10%
* le attività del Consiglio (non compresi altrove) 7%
* Ricerca, programmazione e sviluppo 10%
* Servizio di gestione del team 8%
COME SVILUPPARE E UTILIZZARE UN PIANO di LAVORO
Il Piano di Lavoro è un essere vivente, documento interattivo. Si tratta di uno strumento per negoziare un consenso su ciò che si dovrebbe fare.
Per far girare la palla, potresti scrivere tu stesso una prima bozza. Il tuo capo sarà sorpreso e, molto probabilmente, impressionato dalla tua leadership. La citazione che ha iniziato questo articolo è stato da un mio collega ha descritto la sua esperienza utilizzando questo processo per fare domanda per il lavoro come responsabile delle risorse umane.
La tua bozza è il punto di partenza per la discussione con le persone che hanno aspettative su di te. Su cosa sei d’accordo? Dove divergono le tue aspettative? Cosa puoi accettare di consegnare? In definitiva, dovrai creare un documento che sia tu che il tuo supervisore potete supportare. Un piano di lavoro non funzionerà se viene utilizzato per creare aspettative per le prestazioni che solo Superman o Wonder Woman potrebbero soddisfare! Devi sentirti sicuro che il piano è realizzabile.
A intervalli regolari durante tutto l’anno (non meno che trimestrali), ti consigliamo di rivedere il documento con il tuo supervisore. Sei sul bersaglio con le aspettative? Se no, perché no? Se le condizioni sono cambiate, è il momento di ridisegnare e rinegoziare le aspettative che il piano originale descritto. E quando arriva il momento per la tua revisione annuale, il piano di lavoro dovrebbe eliminare eventuali sorprese o incomprensioni sulle tue prestazioni. Quella fine della discussione anno è anche il momento di scrivere e concordare il vostro nuovo piano di lavoro per il prossimo anno.
Tutti nella vostra organizzazione può beneficiare di un piano di lavoro – e che include i volontari e anche i membri del consiglio stessi.
Questo articolo è apparso per la prima volta nella rivista Contributions.
Gayle L. Gifford, ACFRE e il suo collega Jonathan W. Howard a Causa & Effetto Inc. aiutare le organizzazioni non profit dalla base internazionale a creare un cambiamento strategico per un mondo più giusto e pacifico. Con oltre 30 anni di esperienza no-profit, Cause & Effect aiuta le organizzazioni no-profit con pianificazione strategica, sviluppo di schede, raccolta fondi e esigenze di comunicazione