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Ogni azienda che fa contabilità deve registrare le sue transazioni da qualche parte. Quando si dispone di più clienti e fornitori, può essere un compito frenetico per consolidare tutte le vendite e gli acquisti in un solo notebook. Hai bisogno di organizzazione, quindi quando la stagione fiscale o di controllo rotola intorno, non si sono lasciati rimescolando all’ultimo minuto. Record di transazione sono importanti perché sono la prova di come il vostro denaro viene scambiato, come regolarmente, e con chi. Ma dove registri il movimento di denaro da e verso la tua attività? Inoltre, come si registrano transazioni non comuni come ammortamento, crediti inesigibili e vendita di beni? Questo è dove diari e libri mastri entrano in gioco. Continuate a leggere per saperne di più su di loro e come è possibile utilizzarli per il tuo business.
La rivista. Che è?
La rivista è anche conosciuta come il libro della voce originale. È dove viene registrata una transazione commerciale quando accade per la prima volta. Un diario può essere fisico o elettronico e le vendite, gli acquisti o qualsiasi movimento di denaro da o verso la tua attività vengono registrati in ordine cronologico. Un diario contiene le seguenti informazioni:
- La data della transazione
- L’account o gli account che vengono addebitati, e l’importo in questione
- L’account o gli account che sono accreditati, e l’importo in questione
- Una breve descrizione e riferimento della transazione
Le regole d’oro di contabilità
Ogni voce di diario che è necessario seguire le regole d’oro della contabilità. Queste regole si applicano a tre account specifici. Definiamo questi account e diamo un’occhiata alle loro regole associate:
Conto reale-un conto che riguarda attività e passività.
- Regola d’oro: addebitare ciò che entra nel business e accreditare ciò che esce dal business.
Account personale – include tutti gli account relativi a individui, aziende e associazioni.
- Regola d’oro: addebita il destinatario e accredita il donatore.
Conto nominale – relativo a tutte le entrate, spese, perdite e profitti.
- Regola d’oro: addebitare la spesa o la perdita e accreditare il reddito o il profitto.
Voci del diario – formato& esempio
Utilizzando gli account e le regole di cui sopra, vediamo come vengono effettuate le voci nel diario.
Il 5 marzo, si acquista mobili per il vostro ufficio del valore di $5.000 in contanti. I mobili sono considerati una risorsa, quindi questo sta influenzando il conto reale. La regola d’oro afferma che le attività vengono addebitate, quindi aggiungi $5.000 alla colonna di addebito del journal. Un credito uguale deve essere registrato sul conto di cassa, in modo da aggiungere $5.000 al lato del credito del giornale. Infine, si annota la descrizione della transazione come un acquisto di mobili del valore di $5.000.
Il 30 marzo, il conto nominale è stato addebitato per le spese di stipendio, e il conto bancario dell’azienda è stato accreditato per riflettere questo. Puoi vedere che le transazioni inserite nel journal seguono le regole d’oro della contabilità.
Il libro mastro. Che è?
Il libro mastro è anche conosciuto come il libro della seconda voce o il libro dei conti principale. Il libro mastro contiene il piano dei conti, che è l’elenco di tutti i nomi e numeri di conto nel libro mastro. Il libro mastro è dato particolare importanza dai revisori e deve essere “bilanciato”, dove gli addebiti totali sono sempre uguali ai crediti totali. Se gli addebiti superano i crediti, si chiama saldo a debito. Se i crediti sono più degli addebiti, c’è un saldo del credito.
Voci di registro – formato& esempio
Le transazioni nel giornale sono raggruppate per account nell’ordine di attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese. Vengono quindi trasferiti al libro mastro. Le voci di contabilità vengono visualizzate nell’ordine dei conti rispetto all’ordine cronologico del giornale.
Cosa viene dopo il diario e il libro mastro?
Dopo aver classificato le transazioni in conti corrispondenti e registrate nel registro, è necessario verificare se i libri sono bilanciati. Il bilancio di prova ti aiuta in questo. Esso mostra i saldi finali di tutti i tuoi conti come appaiono sul bilancio. Il saldo di prova contiene una descrizione, un numero di conto, un nome di conto, un saldo a debito e un saldo a credito. Una volta che le informazioni dal libro mastro sono consolidate nel bilancio di prova, è facile per il tuo commercialista individuare squilibri tra debiti e crediti. È conciso, ordinato e aiuta a rimuovere la discrepanza, dimostrando di essere uno strumento utile per mantenere i tuoi libri equilibrati.
I tuoi libri sono bilanciati. E ora?
Una volta che i tuoi libri sono bilanciati, è il momento di generare report finanziari per capire meglio come sta andando la tua attività. Ogni azienda deve essere consapevole della sua crescita e dove si trova in un dato momento. I rapporti finanziari forniscono questa intuizione. Il rendiconto finanziario descrive le tendenze del flusso di cassa, mostrando come il denaro si muove dentro e fuori del vostro business. Il bilancio ti dice quanto la tua azienda possiede, quanto deve e il patrimonio netto del suo azionista. Il conto economico, o conto economico, si concentra sui ricavi ottenuti e le spese sostenute da un’azienda nel tempo. Queste sono le tre relazioni a cui le imprese devono prestare maggiore attenzione.
L’importanza di riviste e registri
Perché c’è così tanta enfasi sull’uso di riviste e registri? La risposta è semplice. È possibile realizzare i vostri obiettivi di contabilità più facile quando si dispone di record completi di tutte le transazioni. I rendiconti finanziari come il rendiconto finanziario, il bilancio e il conto economico forniscono informazioni vitali sulle tendenze aziendali e possono essere generati solo utilizzando le informazioni di riviste e registri. Registrazione e monitoraggio transazioni non comuni come ammortamento, crediti inesigibili, e la vendita di beni sono resi più facili con riviste. Riviste e libri mastri aiutano anche a catturare sia il debito e il lato di credito delle transazioni. Questo è spesso trascurato quando le aziende non usano libri.
La linea di fondo
Registrazione delle transazioni commerciali costituisce il nucleo della vostra contabilità. Non ha senso registrarli solo quando le tasse e gli audit sono dietro l’angolo. Garantire conti accurati della tua attività richiede una manutenzione diligente di riviste e registri. Sono strumenti importanti e utili che ti tengono in pista e ti permettono di impostare obiettivi di performance. Ancora più importante, ti aiutano come imprenditore a capire le operazioni finanziarie della tua azienda in modo da poter valutare la crescita e mantenere un’organizzazione sana e fiorente.