jedna z otázek, které jsem nejčastěji dostal, když lidé slyší, že sedím ve správních radách společnosti, není o výkonných platových balíčcích. Místo toho chtějí vědět, jak prezentovat představenstvu, aby její členové řekli ano.
otázka vždy připomíná prezentaci, která se pokazila. Před několika lety, poněkud dandified kolega zevnitř společnosti dal prezentaci na desce jsem seděl na. Občas se ušklíbl, udělal několik barevných vtipů, mrkl na členy představenstva a své politické sklony objasnil vedlejšími poznámkami o vládě dne. Když neznal odpovědi na otázky, které jsme položili, snažil se je označit za irelevantní. Když židle konečně ukončila prezentaci, nevěřícně jsme se na sebe podívali. Nebyli jsme si jisti jen návrhem, ale také jsme si nebyli jisti osobou, která návrh podala. Myslím, že můžete hádat, jak jsme hlasovali.
nenechte to být vy.
lidé přítomní ve správních radách firem z mnoha důvodů-mohli by navrhnout nový směr společnosti, vysvětlit složitou právní otázku, o které je třeba rychle rozhodnout, nebo jednoduše informovat o probíhajícím projektu. Ale desky přicházejí ve všech tvarech a velikostech, ať už jsou školní desky, sousedství watch desky, byt desky, neziskové desky nebo zaměstnanecké výbory.
bez ohledu na kontext jsou zásady předkládání rozhodovacím orgánům stejné a správné je zásadní. Není to tak obtížné, jak to zní, Pokud budete mít na paměti některé pokyny. Zde je devět dělat a šest nedělat jsou účinné:
Board prezentace dělat:
- vědět, do čeho jdete. Schůze správní rady jsou často napěchovány dlouhou agendou. V posledních několika měsících jsem byl na schůzkách, které trvaly až 8 hodin, pokrývající až 20 témat. Vaše téma je pro vás zvláštní,ale máte omezené množství času na to, abyste získali základní informace.
- Udělej si domácí úkol. Kdo je na palubě? Jaké je jejich pozadí? Pomáhá být schopen přizpůsobit prezentaci, pokud je to možné, takže jim neříkáte věci, které již znají, ani za předpokladu znalostí, které nemusí mít.
- odeslat dokumenty v dostatečném časovém předstihu. Snažím se, aby členové rady dostali své papíry alespoň týden předem. Pokud existuje termín, setkejte se s několika dny, abyste ušetřili v případě, že existuje zpětná vazba, než půjde na tabuli. Prosím,“ nepřekvapujte „nás, jako v“ neposkytl jsem papíry předem, protože jsem vás chtěl udržet v napětí“. Tohle není román Agathy Christie, je to schůze správní rady. Dejte nám nástroje, které potřebujeme k rozhodnutí.
- předem vědět, kolik času máte. Nechoďte přes svůj příděl. Pokud má židle pocit, že je zapotřebí více času, prodlouží ji. Nezapomeňte ponechat dostatek času na otázky.
- zeptejte se, jak by Rada chtěla předložené informace. Zeptejte se například židle: „mám představit celou věc nebo zasáhnout nejvyšší body?“. Jiný přístup: navrhněte ,abyste „vzali papíry tak, jak již byly přečteny“. To znamená, že předpokládáte, že všichni zkontrolovali dokumenty, které jste odeslali předem, a budete se zabývat nejdůležitějšími body a vyhnout se opakování každého detailu.
- buďte připraveni. Buďte profesionální. Buďte struční. Členové správní rady posoudí obsah vaší prezentace, ale také důvěru, s jakou ji doručujete.
- Zůstaňte v klidu a odpovězte na položenou otázku. Pokud neznáte odpověď, nebuďte nervózní, defenzivní nebo se to pokuste předstírat. Místo toho slibte, že se s odpovědí vrátíte co nejrychleji. Pak postupujte rychle. Taky, a to je opravdu důležité, nenechte se vyhodit, pokud dostanete spoustu tvrdých otázek. Kdybychom si nemysleli, že váš návrh má opodstatněnost, neobtěžovali bychom se otázkami, jednoduše bychom řekli ne. Členové správní rady kladou otázky jinak — někteří meandrují, jiní se k tomu dostanou přímo. Bez ohledu na styl, zůstaňte vyrovnaní a odpovězte jasně a stručně. Také nedávejte postoj k otázkám, o kterých si myslíte, že jsou „hloupé“ nebo zřejmé — děláme svou práci. Nejzajímavější nebo nejdůležitější informace často pocházejí ze zdánlivě zjednodušujících otázek.
- o výsledku buďte jasní a struční. Pokud je rozhodnutí přijato do konce prezentace, ujistěte se, že možnosti jsou velmi jasné. Nikdy neuškodí uvést možnosti předem, vysvětlit je a poté je znovu představit.
- konec s grácií. Když je čas, abys šel, poděkuj a odejdi. Nezdržuj se.
deskové prezentace nedělají:
- možná budete čekat-nestěžujte si. Schůzky mohou probíhat pozdě v závislosti na programu jednání. Pokud se jedná o schůzku za zavřenými dveřmi, budete čekat venku. Pokud ne, budete tam sledovat ostatní lidi, kteří se prezentují, nebo poslouchat debaty o jiných bodech programu. Za žádných okolností o tom nemluv, protože to poskvrní výhled místnosti na vaši prezentaci ještě předtím, než začne. Veselý „žádný problém“ jde dlouhou cestu.
- nenudte nás. Nedávno jsem prošel zprávou, která v podstatě řekla všem v místnosti něco, co jsme všichni už věděli. Moderátor rychle ztratil naši pozornost. Ještě horší, všichni jsme se mentálně odhlásili, než se dostal k „ask“.
- nehýbejte se. Vaše prezentace není příležitostí postavit se na jiné oblasti. Pokud jste tam mluvit o modernizaci IT infrastruktury, házení v „když jsem tady bych chtěl, aby se hřiště pro lepší parkovací zařízení“ není užitečné pro vás nebo nás.
- nepoužívejte žargon. Nejsme nutně odborníci ve vašem oboru. Používejte jasný jazyk, kterému budou rozumět všichni kolem stolu. Poprvé, Vysvětlete, co máte na mysli ESG, grok, a API, jinak to zní jako řetězec nesmyslných písmen a slov. Snažte se vyhnout přehnaným výrokům – „úplná změna moře“ by měla být docela velká. Také trendem řízená slova, díky nimž budou lidé valit oči. „Thinkfluencer“ přijde na mysl.
- nejsme všichni stejní — nevysílejte své zaujatosti a politické sklony. S trochou štěstí je skupina kolem stolu různorodá, s různými názory. Barevné vtipy a politické komentáře nemají ve vaší prezentaci místo a mohly by urazit právě ty lidi, které se snažíte přesvědčit.
- nechoďte přes vrchol se zvonky a píšťalkami. Není třeba rozdávat květiny nebo zábavné video, pokud to přímo nesouvisí s tématem. Užitečné: „zde je ukázka toho, o čem mluvíme.“Zvláštní:“ tady je květina pro vás všechny krásné lidi.“A ano, byl jsem na schůzce, kde někdo jednou rozdal květiny „všem členům Rady krásné dámy“.
jasné, stručné a k věci
Přemýšlejte o své prezentaci jako o poznámce, nikoli o románu. Členům správní rady se daří na faktech prezentovaných jasně, výstižně. I když opustíte svou prezentaci, aniž byste dostali odpověď Ano, V kterou jste doufali, alespoň necháte lidi u stolu s dobrým dojmem o vás. A to bude dlouhá cesta, pokud se vrátíte na představenstvo s revidovaným návrhem.
zkuste to a dejte mi vědět, jestli to pomohlo, a pokud znáte někoho, kdo se připravuje na prezentaci, ořízněte to a pošlete jim to. Šance jsou nejen budou vděční, ale také členové představenstva, kteří slyší prezentaci.
Publikováno ve spolupráci s LinkedIn. Tento příspěvek se také objevil ve sloupci BBC Capital, nad deskou s Lucy Marcus.
autor: Lucy P. Marcus, zakladatel a generální ředitel společnosti Marcus Venture Consulting, Ltd., je profesorem Leadership and Governance na IE Business School, nevýkonným ředitelem Atlantia SpA, nevýkonným předsedou fondu Mobius Life Sciences Fund a nevýkonným ředitelem BioCity.
obrázek: studenti z Varšavské ekonomické školy se zúčastní prezentace na Varšavské burze 15. září 2008. REUTERS / Peter Andrews