jako vlastník firmy, existuje spousta věcí, které je třeba věnovat pozornost při spuštění vaší společnosti. Mzdy, najímání, účetnictví … seznam pokračuje dál a dál. A tento seznam zahrnuje sledování všech vašich obchodních záznamů. Takže, jaké jsou nejdůležitější obchodní záznamy sledovat?
obchodní záznamy ke sledování
IRS vyžaduje, abyste vedli určitý počet záznamů po určitou dobu(např. Ale jaké jsou typy vedení záznamů byste měli dávat pozor na i v případě, že není nutné, aby jim? Existuje šest obchodních záznamů ke sledování:
- účetní záznamy
- bankovní výpisy
- podnikatelské úvěry
- právní dokumenty
- povolení a licence
- pojistné dokumenty
účetní záznamy
všechny transakce vaší firmy dokumentujete ve svých účetních záznamech. Potřebné účetní záznamy pro podnikání zahrnují všechny informace o vašich příjmech, vlastním kapitálu a výdajích. Z vašich finančních účetních záznamů můžete data sestavit do účetní závěrky a vypočítat poměry malých podniků.
musíte sledovat své účetní záznamy na:
- podívejte se na finanční zdraví vaší firmy
- Změřte ziskovost vaší společnosti v průběhu času
- analyzujte vzorce pro lepší finanční rozhodnutí
- zjistěte, zda máte dostatek kapitálu na pokrytí vašich výdajů
- pochopte, zda je váš současný rozpočet úspěšný
Sledujte své finanční záznamy v pravidelných intervalech (např. měsíčně nebo čtvrtletně). A ověřte, že sledujete všechny výdaje a zdroj příjmů. Bez všech účetních údajů jsou vaše záznamy neúplné a poskytují nepřesné informace. Uchovávejte všechny příjmy a kopie faktur pro zálohování záznamů.
federální vláda vyžaduje, abyste vedli finanční dokumenty, které ukazují vaše příjmy a výdaje. Použijte své účetní záznamy k podání přiznání k dani z příjmů z podnikání.
po podání daňového přiznání si uchovávejte daňové záznamy. Proč? Protože IRS vyžaduje, abyste tyto záznamy vedli po určitou dobu. Pokud nepodáte přiznání, musíte vést daňovou evidenci na dobu neurčitou. Poraďte se se svým účetním, stát, nebo IRS potvrdit, jak dlouho je třeba vést jednotlivé záznamy.
hledáte jednoduché řešení pro vytváření a ukládání vašich účetních záznamů? Online účetní software společnosti Patriot vám umožňuje ukládat a přistupovat k vašim finančním údajům kdekoli a kdykoli. Vyzkoušejte to zdarma po dobu 30 dnů!
bankovní výpisy
vaše bankovní výpisy podrobně popisují všechny vaše účty u banky. Účty mohou zahrnovat vaši kontrolu, úspory, investice, a záznamy o kreditní kartě. A můžete sladit své bankovní účty s účetními záznamy, které musíte sledovat.
Porovnejte své bankovní výpisy s finančními záznamy a zkontrolujte je kvůli možným chybám. Pokud vaše bankovní výpisy neodpovídají vašim účetním záznamům, může dojít k chybě ve vašich knihách.
bankovní výpisy vám také pomohou sledovat pokrok vašeho podnikání. A, používáte své bankovní výpisy k podání daní.
podnikatelské úvěry
máte podnikatelský úvěr? Pokud ano, sledování vaší půjčky je zásadní. Chcete sledovat věci jako:
- částka původního úvěru
- datum schválení půjčky
- datum výplaty
- očekávané datum výplaty
- splatnost půjčky
- změny úrokových sazeb (pokud jsou použitelné)
Uchovávejte všechny dokumenty k půjčce někde, kde k nim můžete snadno přistupovat. Pokud se rozhodnete splácet úvěr dříve nebo potřebujete prodloužení, poskytněte dokumentaci poskytovateli úvěru.
Sledujte splátky podnikatelského úvěru ve svých knihách. Odečtěte úvěrový účet, abyste snížili závazek ve svých knihách, a připište na hotovostní účet Platby.
cílem sledování vašeho podnikatelského úvěru je zajistit, abyste nezmeškali platby a řídili rizika. A můžete zvýšit své šance na získání půjček v budoucnu prostřednictvím odpovědných plánů splácení úvěru. Nechybí platby a splacení celé půjčky, jak je uvedeno v úvěrové smlouvě, pomáhá zvýšit vaše obchodní kreditní skóre. A vyšší obchodní kreditní skóre říká věřitelům, že jste odpovědný dlužník s nižším rizikem.
právní dokumenty
právní dokumenty, které vaše firma má, závisí na vaší obchodní struktuře. C corporation) musí zachovat své stanovy. Mezi další právní dokumenty patří dohody o partnerství pro partnerství nebo DBA (aka doing business as) pro výhradní vlastníky.
musíte udržovat všechny právní dokumenty prokazující, že vlastníte své podnikání. Uchovávejte tyto dokumenty někde v bezpečí pro případ, že potřebujete předložit doklad o vlastnictví.
nezapomeňte, že sledování vašich právních dokumentů se liší od sledování finančních záznamů. Musíte vědět, kam ukládáte dokumenty, abyste je mohli snadno vytáhnout, kdykoli je budete potřebovat.
povolení a licence
státní a místní vlády mohou vyžadovat, abyste získali různá povolení nebo licence k provozování vašeho podnikání. A v závislosti na odvětví vašeho podnikání budete možná muset požádat o povolení nebo licence specifické pro dané odvětví.
například podniky, které prodávají potraviny nebo nápoje, mohou potřebovat k prodeji těchto položek zdravotní povolení. A pokud se rozhodnete prodávat alkohol ve svém podnikání, musíte požádat o licenci na alkohol.
Sledujte svá povolení a licence, protože je možná budete muset pravidelně obnovovat. A dávejte pozor na všechny měnící se zákony pro povolení nebo licence, které vaše firma má. Pokud se změní zákon, kde musíte zveřejnit příspěvek nebo jak často potřebujete obnovit povolení nebo licenci, okamžitě dodržujte, abyste se vyhnuli sankcím nebo pokutám.
pojistné dokumenty
při podnikání můžete zakoupit různé typy pojistných smluv. Mezi příklady typů pojištění, které si můžete zakoupit, patří:
- pojištění odpovědnosti z podnikání
- pojištění nájemců
- pojištění odpovědnosti zaměstnanců
- pojištění příjmů z podnikání
- pojištění profesní odpovědnosti
- kybernetické pojistky
Chcete-li však použít své pojištění, musíte předložit doklad o pojištění. Sledujte, kde jsou vaše pojistné smlouvy. Tímto způsobem můžete mít své číslo pojistné smlouvy a další identifikační údaje po ruce, pokud potřebujete podat reklamaci.
pojistné smlouvy mohou pomoci chránit vaši společnost v případě:
- přírodní katastrofy (např. záplavy)
- soudní spory
- zaměstnanci, kteří onemocní nebo zraní při práci
- porušení údajů
- dopravní nehody
- poškození místa vašeho podnikání (např. požár)
zvažte uchovávání kopií pojistných smluv v místě, kde nemohou být poškozeny. Záznamy můžete například ukládat digitálně do cloudu nebo fyzicky do ohnivzdorné skříňky. Zeptejte se také svého poskytovatele pojištění, pokud vám nabízí digitální účet, abyste si mohli stáhnout nebo zobrazit pojištění online místo papírových dokumentů.
tento článek byl aktualizován z původního data vydání 8. Dubna 2016.
toto není zamýšleno jako právní poradenství; pro více informací klikněte zde.