dny rušné kancelářské podlahy s desítkami zaměstnanců ve formálním oblečení jsou dávno pryč. Tradiční metody pracoviště byly nahrazeny novějšími, nákladově efektivnějšími pracovními metodami, jako je virtuální kancelář.
virtuální kancelář poskytuje funkce a služby běžné kanceláře, ale bez fyzického umístění. Je ideální pro začínající podnikání, protože šetří režijní náklady. Díky tomu jsou virtuální kanceláře oblíbené pro malé podniky nebo začínající podniky. Mohou ušetřit náklady týkající se fyzické kanceláře, ale stále získat výhody typické adresy kanceláře. Jaké jsou tedy další výhody?
spolu se snížením nákladů Vám virtuální kancelář poskytuje bezkonkurenční flexibilitu. S připojením k internetu, kdekoli může být vaše kancelář!Pojďme prozkoumat, proč potřebujete virtuální kancelář a co je zapotřebí při vytváření virtuální kanceláře.
proč potřebujete virtuální kancelář?
kvůli časným finančním potížím chtějí nové společnosti snížit své náklady, kdekoli mohou. Kancelářské platby představují hlavní náklady a je třeba je nejprve omezit. Například coworkingový prostor v obchodním centru, jako je New York City, může stát až 500 dolarů měsíčně.
pokud dáváte přednost nastavení kancelářských prostor sami, pak je pravidlo 3-30-300 relevantnější. To dává skutečné náklady na provoz kancelářských prostor. Za každých $ 3 vynaložené na platby za služby se $ 30 vynakládá na náklady na pronájem a dalších $300 na mzdové náklady na čtvereční stopu pracovního prostoru ročně.
pro podnik, který se snaží najít své nohy v prvních dnech, mohou tyto náklady představovat výzvy a brzdit růst. Vezměte v úvahu nedávnou studii, že soukromé kanceláře zůstávají neobsazené 77% času. S takovým plýtváním zdroji se případ vytvoření virtuální kanceláře stává ještě podstatnějším.
7 kroků k vytvoření virtuální kanceláře
Nyní, když víme, proč potřebujeme virtuální kancelář, seznamte se s „jak“. Zde je několik kroků:
-
mít strategii
-
najměte správné lidi
-
nastavte adresu kanceláře
-
nastavte kancelářský telefon
-
získejte potřebné nástroje
-
mít virtuálního asistenta
-
Zůstaňte ve spojení se svým týmem
mít strategii
zvuková strategie vám ušetří od nutnosti bojovat později po silnici. Při vytváření virtuální kanceláře si poznamenejte své úkoly a ujistěte se, že máte celý proces naplánovaný.I když nepracujete v běžném kancelářském prostoru, stále musíte vytvořit strategii.
to se příliš neliší od toho, co byste obvykle měli, kdybyste pracovali tradičně. Základy podnikání se nemění, a ani cíle.
některé oblasti, které potřebují plánování, jsou:
•Analýza trhu
•analýza konkurence
•Value Propositions
•struktura společnosti
•cílový trh
•marketingová strategie
•finanční přílivy
najměte si správné lidi
myšlenka může být vzata v úvahu z jediné mysli, ale musí být implementována tým. S neortodoxním způsobem práce může být nalezení správných lidí pro tuto práci náročné. Někteří zaměstnanci mohou chvíli trvat, než se přizpůsobí novému systému, zatímco někteří se nemusí přizpůsobit vůbec.
s virtuální kanceláří se fond talentů, ze kterého si můžete vybrat svůj tým, výrazně rozšiřuje, možná se dokonce stává globálním. Flexibilita v práci je něco, co většina zaměstnanců Hledat, a to může lákat talent přijít a pracovat pro vás.
nastavte adresu kanceláře
i když pracujete virtuálně, stále potřebujete přijímat poštu. Tato pošta může být oficiální dokumenty nebo korespondence klienta. Kromě toho mohou existovat regulační překážky, které mohou vyžadovat, abyste měli fyzické umístění kanceláře a kontaktní údaje.
kromě byrokracie je pro veřejný obraz společnosti výhodné mít profesionální pracovní adresu. Existuje více poskytovatelů služeb pro virtuální adresu. Dávají vám fyzickou adresu pro příjem vaší pošty a dalších dokumentů. Kdykoli obdrží poštu určenou pro vás, dostanete oznámení nebo zprávu z digitální podatelny.
pak můžete zvolit další postup týkající se balíčku. Můžete si ji otevřít a naskenovat a poslat vám, nebo držet nebo zničit. Nyní víte, jak vytvořit virtuální kancelářskou adresu.
nastavte kancelářský telefon
podobně jako adresa je telefonní číslo něco, co je nutností. Virtuální telefonní systémy používají technologii Voice over Internet Protocol (VoIP) a veškerá komunikace probíhá přes internet. S VoIP, získáte pravidelné telefonní číslo, ale aniž byste museli získat fyzickou pevnou linku.
systémy VoIP můžete používat na mobilních telefonech Android/iOS nebo noteboocích a počítačích pomocí systému Windows nebo Mac. To vám ušetří nutnost nákupu dalšího hardwaru, jako je stolní telefon.
získejte potřebné nástroje
je nezbytné, abyste byli dobře vybaveni a připraveni na provoz virtuální kanceláře jako dobře naolejovaný stroj. K tomuto účelu potřebujete nějaké nástroje, které vám pomohou hladce postupovat. Mohou to být Software produktivity, úložné služby, plánovací platformy a mnoho dalšího. Pojďme diskutovat o příkladu!
cloudové úložiště je něco, co budete potřebovat, pokud pracujete mimo virtuální kancelář. Udržujte svá data v bezpečí a přitom jsou snadno dostupná v celém podniku. Nástroje jako Trello pomáhají udržet tým na stejné stránce a efektivně řídit mnoho personálních úkolů. Další služby také nabízejí online fakturační nástroje a sledovače produktivity. Mohou vám pomoci sledovat pracovní dobu zaměstnanců a volno.
mít virtuálního asistenta
virtuální asistent vám pomůže delegovat nekritické úkoly a ušetřit čas na důležité záležitosti. Tyto úkoly mohou souviset s lidskými zdroji, plánováním úkolů nebo jinými organizačními činnostmi. Virtuální asistenti se mohou specializovat na jednu konkrétní oblast nebo vzít vše pod svůj deštník.
ať už je to jakýkoli případ, mohou se ukázat jako neocenitelné při snižování vaší pracovní zátěže a nechat vás soustředit se na celkový obraz.
Zůstaňte připojeni
práce ve virtuální kanceláři, zatímco má své výhody, také představuje řadu výzev. Musíte být v kontaktu se svým týmem, vědět, co dělají, koordinovat naléhavé záležitosti a obecně být na stejné stránce. To může být obtížné při práci z více míst, a proto je efektivní komunikace kritická.
Chcete-li odstranit případné nedorozumění, můžete pro svůj virtuální tým použít nástroje jako Slack a Zoom. Umožňují vám být neustále v kontaktu se svými zaměstnanci.Můžete také použít nástroje pro správu produktivity pro efektivní koordinaci práce v týmu.
Zabalit!
virtuální kanceláře poskytují flexibilitu, přizpůsobivost a škálovatelnost. Všechny tyto faktory jsou významné pro začínající podnikání a slouží jako hnací síla růstu. Je lepší zůstat v obraze s požadavky virtuální kanceláře a vědět, které nástroje použít. Můžete si odpočinout a mít naprostou jistotu, že Vaše virtuální kancelář bude efektivní.