v procesu A3 je devět (dobře, deset) kroků.
0: Identifikujte problém
protože účelem procesu A3 je vyřešit problémy nebo řešit potřeby, prvním, poněkud nepsaným krokem je, že musíte identifikovat problém nebo potřebu.
1: Zachyťte aktuální stav situace
jakmile se vyrovnáte kolem problému nebo potřebujete, který chcete řešit, je čas zachytit a analyzovat aktuální stav situace. Toyota navrhuje, aby řešitelé problémů:
- Sledujte pracovní procesy z první ruky a dokumentujte svá pozorování.
- shromážděte se kolem tabule a projděte každý krok svého procesu. Můžete použít efektní proces mapovat nástroje k tomu, ale držet postavy a šipky bude dělat svou práci stejně dobře.
- pokud je to možné, kvantifikujte velikost problému (např. % jízdenek s dlouhými dobami cyklu, # dodávek zákazníků, které jsou pozdě, # chyb hlášených za čtvrtletí). Graf vaše data, pokud je to možné; vizualizace jsou opravdu užitečné.
2: Proveďte analýzu hlavních příčin
Nyní, když vidíte svůj proces, zkuste zjistit hlavní příčinu účinnosti. Můžete klást otázky jako:
- kde trpíme poruchami komunikace?
- kde vidíme dlouhé zpoždění bez aktivity?
- jaké informace potřebujeme k efektivnější/hladší spolupráci?
dokumentujte tyto body bolesti a poté hlouběji kopejte. 5 whys je užitečný nástroj pro provádění důkladné analýzy příčin. Základní myšlenkou je, že začnete s problémovým prohlášením, a pak se zeptáte “ proč?“dokud nezjistíte skutečný důvod problému. Možná se budete muset ptát, proč přesně pětkrát – to je prostě odhad.
3: Navrhněte protiopatření k řešení základních příčin
protiopatření jsou vaše nápady pro řešení situace; změny, které mají být provedeny ve Vašich procesech, které posunou organizaci blíže k ideálu řešením základních příčin. Protiopatření by měla směřovat k:
- uveďte zamýšlený výsledek a plán jeho dosažení.
- Vytvořte jasné, přímé spojení mezi lidmi odpovědnými za kroky v procesu.
- snižte nebo odstraňte smyčky, řešení a zpoždění.
4: Definujte svůj cílový stav
Jakmile vyberete protiopatření, můžete jasně definovat svůj cílový stav. V procesu A3 komunikujete náš cílový stav prostřednictvím procesní mapy. Nezapomeňte si uvědomit, kde dochází ke změnám v procesu, aby mohly být pozorovány.
5: vypracujte plán implementace
Nyní, když jste definovali svůj cílový stav, můžete vytvořit plán, jak toho dosáhnout. Prováděcí plány by měly zahrnovat:
- seznam úkolů pro zavedení protiopatření
- kdo je zodpovědný za to, co
- splatnost jakýchkoli časově citlivých pracovních položek
většina týmů se rozhodne dokumentovat svůj plán implementace ve svém A3.
6: vypracujte plán sledování s předpokládanými výsledky
plán sledování umožňuje štíhlým týmům kontrolovat jejich práci; umožňuje jim ověřit, zda skutečně pochopili současný stav dostatečně dobře, aby jej zlepšili. Následný plán je kritickým krokem ve zlepšování procesů, protože může pomoci týmům zajistit:
- implementační plán byl proveden
- Cílová podmínka byla realizována
- očekávané výsledky byly dosaženy
těchto prvních šest kroků je zachyceno ve zprávě A3. Většina týmů používá šablonu pro svůj A3.
7: Získejte všechny na palubu
cílem jakéhokoli systémového zlepšení je, že zlepšuje každou část systému. To je důvod, proč je důležité zahrnout všechny, kteří by mohli být ovlivněni implementací nebo cílovým stavem, do konverzace před provedením změn.
budování konsensu v celém procesu je obvykle nejúčinnějším přístupem, a proto se mnoho týmů rozhodlo zahrnout toto v každém kritickém bodě obratu v procesu A3. V závislosti na rozsahu práce může být také důležité informovat vedoucí pracovníky a další zúčastněné strany, které by práce mohla ovlivnit.
8: implementujte!
nyní je čas na implementaci. Postupujte podle implementace, jak bylo diskutováno, a sledujte příležitosti ke zlepšení.
9: Vyhodnoťte výsledky
v příliš mnoha situacích proces A3 končí implementací. Je důležité měřit skutečné výsledky a porovnat je s vašimi předpověďmi, abyste se mohli učit.
pokud se vaše skutečné výsledky značně liší od toho, co se očekávalo, proveďte výzkum, abyste zjistili proč. Změňte proces podle potřeby a opakujte implementaci a následná opatření, dokud nebude splněn cíl.