co je bezpapírová kancelář?
bezpapírová kancelář je zastřešujícím termínem pro obchodní praktiky, které zlepšují pracoviště snížením závislosti na papíru.
zatímco bezpapírová kancelář by mohla být použita k popisu pracoviště, kde byly papírové procesy zcela vyloučeny, je běžněji používána k popisu metod, kterými mohou společnosti snížit náklady a zvýšit efektivitu přechodem od tradičních papírových procesů k digitálním procesům, které jsou řízeny prostřednictvím počítačového softwaru nebo služeb. Tyto scénáře často spoléhají na enterprise content management (ECM)nebo software pro spolupráci sdílet, upravovat nebo jinak spravovat firemní dokumenty, které byly dříve papírové.
výhody bezpapírového kancelářského přístupu
v praxi společnosti obvykle používají přírůstkový přístup k dosažení bezpapírové kanceláře se zaměřením na vyloučení papíru z konkrétního pracovního postupu nebo obchodního procesu. Společnost by například mohla digitalizovat recenze a schválení dokumentů.
v tomto případě vytvoření záznamu digitálně a dokončení celého pracovního postupu v digitálním formátu snižuje náklady na papír a tisk, eliminuje potřebu skenovat dokument do digitální podoby a šetří čas a úsilí-a potenciálně související náklady-na přepravu fyzických dokumentů lidem zapojeným do pracovního postupu. Snížené náklady na likvidaci papíru, stejně jako záběry náměstí potřebné pro ukládání záznamů, jsou také běžnými výhodami bezpapírového přístupu.
dalším klíčovým aspektem bezpapírové kanceláře je revize papírových procesů, využití digitálních možností k automatizaci nebo jinému zlepšení efektivity spolupráce, pracovních postupů a dalších obchodních procesů. Revidováním procesů společnosti často zjistí, že mohou odstranit kroky v novém digitalizovaném procesu, což eliminuje zbytečné a zbytečné kroky. V procesu schvalování cestovních výdajů může společnost zjistit, že někteří lidé nemusí schvalovat náklady a mohou být vyřazeni z pracovního postupu.
bezpapírové procesy lze také rozšířit mimo podnik, ale potřeba tisknout/podepisovat / skenovat dokumenty je tam běžným zátarasem. Technologie elektronického podpisu může eliminovat potřebu fyzického podpisu a pomoci převést tradiční papírové procesy, jako je podpis smlouvy, na digitální procesy.
výzvy bezpapírové kanceláře
bezpapírové kanceláře mohou také představovat určité výzvy. Digitalizace vyžaduje centrální úložiště, které usnadňuje ukládání a spolupráci-typicky systém nebo službu ECM . Zahájení bezpapírové iniciativy vyžaduje, aby zaměstnanci přehodnotili, jak fungují, spolu s případným přijetím nové technologie. Chcete-li získat maximální užitek, vedení by také mohlo chtít vyhodnotit, zda by stávající procesy měly být přehodnoceny, aby bylo možné plně využít digitálních možností.
technologie VPN je běžnou překážkou centralizace. Zaměstnanci často obcházeli digitalizaci, protože pro přístup k centralizovaným dokumentům vyžaduje přihlášení k VPN.
bezpapírová kancelář je někdy popisována jako cíl svatého grálu, protože představuje ideál, o který se odborníci na správu informací snaží, ale ve většině případů není praktické nebo dokonce žádoucí odstranit všechny papírové procesy.