„Procure to pay“ nebo P2P je celý cyklus akcí a událostí, které podnik provádí, když vyžaduje zboží nebo služby od externího dodavatele. Tento cyklus popisuje kroky, které musí společnost podniknout, aby obstarala položky a zaplatila příslušný převod dodavateli, po odečtení slev a úprav.
ačkoli teoreticky jednoduchý, moderní P2P cyklus pro podniky na podnikové úrovni je velmi složitý podnik s mnoha pohyblivými částmi. Jak podniky rostou a fungují ve větším měřítku, procesy P2P a související účty musí přecházet z jednoduchých papírových pracovních postupů do rozlehlého úsilí, které často vyžaduje automatizaci a počítačové pomůcky.
podívejme se na základní kroky v moderním P2P cyklu, jejich neefektivitu a na to, jak se moderní softwarová řešení zmocněná AI mohou integrovat s předními platformami ERP pro úspěch a úspory.
v tomto rychlém průvodci prozkoumáme odpovědi na následující otázku:
- 5 hlavních kroků procesu Procure-to-Pay
- Procure-to-Pay řešení
- jaký je proces P2P v SAP při použití integrace Kofax ReadSoft?
- transformace Procure platit s pokročilými softwarovými řešeními
The 5 Hlavní procesní kroky Procure-to-Pay
v typickém cyklu nákupu k zaplacení existuje pět fází, kdy podnik dosáhne dokončené transakce. Ve velkých podnicích se různé části tohoto cyklu často vyskytují celý den, každý den. Pro nadnárodní společnosti je cyklus zadávání zakázek zdrojem významného množství informací a rozsáhlých odpovědností.
zde je návod, jak to funguje.
požadavek na nákup
v této fázi podnik identifikuje potřebu součásti, hotového produktu, služby nebo cokoli jiného, co může vyžadovat od externího dodavatele. Oddělení, které má požadavek, definuje potřebu a stanoví specifikace. Nákupní oddělení pak vezme tyto specifikace a identifikuje dodavatele, nebo vybere preferovaného dodavatele na základě předchozích objednávek a zkušeností.
Nákupní objednávka
s identifikovaným prodejcem musí kupující určit vhodnou cenu a zajistit, aby odpovídala kupní síle jejich oddělení. Jednání s novými dodavateli může nějakou dobu trvat, pokud vaše firma již nemá uzavřenou smlouvu s jasnými podmínkami. V této fázi oddělení vytvoří objednávku (PO) na požadované zboží, zaznamená PO jako jedinečný záznam ve svých knihách a předá objednávku prodejci k plnění.
potvrzení objednávky
prodávající obdrží objednávku a odešle potvrzení o jejím přijetí, často s potvrzením, že jejich zásoby jsou vhodné pro splnění. Prodejce radí podnikání s předpokládanými časy obratu a daty odeslání. Tyto důležité informace jsou nezbytné pro efektivní plánování dodavatelského řetězce a logistiky, ale jejich zachycení a zpřístupnění a užitečnost může být výzvou s omezenou technologií.
oznámení o doručení
dále dorazí zakoupené zboží a vaše firma musí prodejci předat potvrzení o doručení. Kritickým krokem v tomto okamžiku je kontrola zásilky proti objednávce, aby se zajistilo, že vše dorazilo v dobrém stavu. Je důležité si uvědomit výjimky, jako jsou poškozené nebo chybějící položky, aby se zabránilo placení za zboží, které nebylo přijato. Vaše firma sděluje všechny tyto informace zpět prodejci.
platba na faktuře
s informacemi, které jste poskytli, prodejce uplatní veškeré potřebné odpočty a poté zašle fakturu vaší firmě. Nejkritičtější krok P2P probíhá zde: trojcestná shoda, která sladí původní po, potvrzení o doručení a fakturu, aby bylo zajištěno, že všechny informace jsou správné.
tradičně se jedná o časově náročný proces. Sledování chyb může způsobit potenciálně nákladné zpoždění. K dalším zpožděním často dochází, když je zápas dokončen, ale k platbě potřebujete autorizaci. Pouze poté, co jsou všechny tyto prvky zavedeny, může vaše firma zaplatit platbu, zadat konečné finanční informace do účetních knih a uzavřít transakci.
Procure-to-Pay řešení
s tolika pohyblivými částmi a tolika informacemi, které je třeba průběžně sladit, podniky vyžadují pokročilá řešení pro zpracování procesů zahrnujících splatné účty a P2P cyklus. Tato řešení často přicházejí v platformě ERP, jako je SAP a specifické moduly v rámci SAP, v kombinaci s dalším softwarem určeným ke snížení chybovosti a snížení tření.
v systému SAP jsou tyto procesy často workflow“ procure to order“.
co je „obstarat na objednávku“?
podívejte se zpět na požadavky na nákup, objednávku a potvrzení objednávky. V rámci platformy ERP, jako jsou platformy vytvořené společností SAP, může podnik použít softwarové řešení určené k automatizaci této rané fáze procesu nákupu. Oddělení mohou zvýšit své požadavky a systém může vypsat vhodné dodavatele a vytvořit standardizovaný PO s omezeným počtem lidských doteků.
tyto automatizované systémy snižují pravděpodobnost chyb a zvyšují dostupnost informací důležitých pro obchodní analytiku. Použitím SAP jako součást vašeho P2P procesního toku, můžete elektronicky integrovat s dodavateli systémů a plně automatizovat velkou část nákupu. Použití procesu SAP P2P zajišťuje efektivní sběr dat a umožňuje vaší firmě provádět analytické operace s cílem identifikovat příležitosti pro úspory a zlepšení.
pojďme prozkoumat tyto kroky.
jaký je proces P2P v SAP při použití integrace Kofax ReadSoft?
výkon a všestrannost SAP pro správu prvků P2P cyklu jsou bezkonkurenční, ale správné nástroje mohou rozšířit základní funkčnost platformy do 21.století. Pokročilé programy postavené na strojovém učení a umělé inteligenci, jako je Kofax ReadSoft, mohou přeměnit částečně papírové pracovní postupy na plně digitální toky, které přinášejí jasné a konzistentní výsledky.
ReadSoft používá technologii cognitive capture k inteligentní klasifikaci dokumentů a extrahování informací, jako jsou čísla PO, typy položek, množství a další. Stejný software může také kvantifikovat informace z faktur a pomocí SAP zefektivnit proces třícestného párování.
s nástroji, jako je Kofax Process Director, mohou podniky automatizovat zadávání veřejných zakázek, platby a Nový dodavatel na palubě a zároveň usnadňují včasné odstranění chyb—dříve, než mohou způsobit problémy.
pokročilejší než základní P2P cyklus, SAP workflow bere základní fáze a segmentuje je do klíčových okamžiků pro akumulaci a komunikaci dat.
stanovení požadavků
oddělení, které podalo žádost o nákup, jasně stanoví své požadavky na základě připravovaných projektů, stávajících zásob a dalších faktorů. Data ERP pomáhají těmto oddělením provádět inteligentní hodnocení, aby se zabránilo zbytečným žádostem.
určení dodavatele / zdroje dodávek
váš tým musí určit, kde najít vhodné dodavatele nebo dodavatele potřebného zboží, pokud neexistují žádné záznamy o vhodných dodavatelích.
výběr dodavatele
SAP pomáhá vašemu týmu vybrat si z dostupných dodavatelů definovaných ve vašem systému. Díky integraci Process Director jsou tyto kroky okamžitě k dispozici ve známém systému se snadno použitelnými rozhraními.
zpracování objednávky
nákupní oddělení vytvoří nebo vydá objednávku. S Kofax tools, tento proces může probíhat zcela elektronicky, udržování procesu PO bezpapírové. Do systému můžete také skenovat nákupní objednávky v tištěné podobě. Inteligentní algoritmy ReadSoft automaticky klasifikují dokument, podají jej do příslušného systému a zaznamenávají informace do svého ERP.
monitorování objednávek
monitorování POs zahrnuje sledování významných událostí souvisejících s objednávkou, jako jsou změny množství, nedostatek zásob od dodavatele nebo informace o plnění. Efektivní monitorování a porovnávání faktur s POs může snížit úzká místa a zajistit, aby všichni dodržovali stejná pravidla pro autorizaci nákupu. Snadnější schvalovací pracovní postup znamená nákladově efektivnější práci.
příjem zboží
po obdržení zboží můžete pomocí ReadSoft a dalších automatizačních nástrojů AP společnosti Kofax zachytit všechny informace týkající se dodávky. Prostřednictvím systému procure-to-pay můžete elektronicky předat oznámení o přijetí prodejci.
ověření faktury
jakmile dodavatel odešle fakturu vaší firmě, může ji ReadSoft automaticky kategorizovat a extrahovat potřebné informace. Pomocí Process Director nebo vlastních nástrojů SAP povolíte automatické porovnávání PO. Spolu, tyto nástroje dramaticky zjednodušují proces párování. S přidanou rychlostí a velkým snížením lidských chyb může vaše firma snadno vydělávat na úsporách ze slev včasných plateb a vyhnout se bolestem hlavy, jako jsou dvojité platby.
Transforming Procure to Pay with Advanced Software Solutions
pečlivým strukturováním nákupu do procesů plateb a PO může vaše firma ušetřit peníze, zlepšit výsledky a zefektivnit úsilí, které bylo tradičně klíčovým zdrojem úzkých míst a bolestí hlavy. Díky efektivní automatizaci AP můžete snadno vytvořit své oddělení jako spolehlivého přispěvatele k úspěchu společnosti.
Chcete-li se dozvědět více o integraci řešení Kofax, jako je ReadSoft a automatizace účtů, do ERP, jako je SAP, požádejte o nabídku vytvořenou pro vaše podnikání ještě dnes.