doba čtení: 4 minuty
každý podnik, který provádí účetnictví, musí někde zaznamenat své transakce. Pokud máte více zákazníků a prodejců, může být hektickým úkolem konsolidovat všechny vaše prodeje a nákupy pouze v notebooku. Potřebujete organizaci, takže když se daňová nebo kontrolní sezóna valí kolem, nezůstanete na poslední chvíli. Záznamy o transakcích jsou důležité, protože jsou důkazem toho, jak se vaše peníze vyměňují, jak pravidelně a s kým. Ale kde zaznamenáváte pohyb peněz do a z vašeho podnikání? Jak také zaznamenáváte neobvyklé transakce, jako jsou odpisy, špatný dluh a prodej aktiv? To je místo, kde časopisy a účetní knihy vstupují do hry. Čtěte dále a dozvíte se více o nich a o tom, jak je můžete použít pro své podnikání.
deník. Co je to?
časopis je také známý jako kniha původního záznamu. Je to místo, kde je obchodní transakce zaznamenána, když se poprvé stane. Časopis může být fyzický nebo elektronický, a prodej, nákupy, nebo jakýkoli pohyb peněz do nebo z vašeho podnikání je zaznamenán v chronologickém pořadí. Časopis obsahuje následující informace:
- datum transakce
- účet nebo účty, které jsou odepsány, a částka zapojená
- účet nebo účty, které jsou připsány, a částka zapojená
- krátký popis a odkaz na transakci
zlatá pravidla účetnictví
každý záznam deníku, který je proveden, musí dodržovat zlatá pravidla účetnictví. Tato pravidla se vztahují na tři konkrétní účty. Pojďme definovat tyto účty a podívat se na jejich přidružená pravidla:
reálný účet-účet, který se týká aktiv a pasiv.
- zlaté pravidlo: Debetujte, co přichází do podnikání, a připisujte, co jde z podnikání.
osobní účet-zahrnuje všechny účty související s jednotlivci, firmami a sdruženími.
- zlaté pravidlo: odečtěte příjemce a připište dárce.
nominální účet-vztahující se ke všem příjmům, výdajům, ztrátám a ziskům.
- zlaté pravidlo: odečíst náklady nebo ztrátu a připsat příjmy nebo zisk.
zápisy do deníku-formát & příklad
pomocí výše uvedených účtů a pravidel se podívejme, jak se zápisy provádějí v deníku.
5. března kupujete nábytek pro svou kancelář v hodnotě $ 5,000 v hotovosti. Nábytek je považován za aktivum, takže to ovlivňuje skutečný účet. Zlaté pravidlo říká, že aktiva jsou odepsána, takže do debetního sloupce deníku přidáte 5 000$. Stejný kredit musí být zaznamenán na hotovostní účet, takže na kreditní stranu časopisu přidáte 5 000$. Nakonec si poznamenáte popis transakce jako nákup nábytku v hodnotě 5 000 USD.
30. března byl nominální účet odepsán z platových výdajů a bankovní účet podniku byl připsán, aby to odrážel. Můžete vidět, že transakce zadané v časopise se řídí zlatými pravidly účetnictví.
kniha. Co je to?
kniha je také známá jako kniha druhého vstupu nebo hlavní účetní kniha. Účetní kniha obsahuje účetní osnovu, což je seznam všech jmen a čísel účtů v účetní knize. Účetní knize přikládají auditoři zvláštní význam a musí být „vyvážená“, kde se celkové debety vždy rovnají celkovým kreditům. Pokud debety převažují nad kredity, nazývá se debetní zůstatek. Pokud jsou kredity vyšší než debety, existuje kreditní zůstatek.
záznamy knihy-formát & příklad
transakce v deníku jsou seskupeny podle účtů v pořadí aktiv, závazků, vlastního kapitálu, výnosů a výdajů. Poté jsou převedeny do knihy. Záznamy knihy se zobrazují v pořadí účtů ve srovnání s chronologickým pořadím časopisu.
co přijde po deníku a ledger?
poté, co jste rozdělili transakce do odpovídajících účtů a zaznamenali je ve své knize, musíte zkontrolovat, zda jsou vaše knihy vyvážené. Zkušební bilance vám s tím pomůže. Zobrazuje konečné zůstatky všech vašich účtů tak, jak jsou uvedeny v rozvaze. Zkušební zůstatek obsahuje popis, Číslo účtu, název účtu, debetní zůstatek a kreditní zůstatek. Jakmile jsou informace z účetní knihy konsolidovány do zkušebního zůstatku, je pro vašeho účetního snadné zjistit nerovnováhu mezi debety a kredity. Je to stručné, řádný, a pomáhá odstranit nesrovnalosti, ukázalo se, že je to užitečný nástroj při udržování vyvážených knih.
vaše knihy jsou vyvážené. Co teď?
jakmile jsou vaše knihy vyvážené, je čas generovat finanční zprávy, abyste lépe porozuměli tomu, jak si vaše firma vede. Každý podnik si musí být vědom svého růstu a toho, kde stojí v daném okamžiku. Finanční zprávy poskytují tento pohled. Výkaz cash flow zobrazuje trendy cash flow tím, že ukazuje, jak peníze pohybuje dovnitř a ven z vašeho podnikání. Rozvaha vám řekne, kolik vaše firma vlastní, kolik dluží a vlastní kapitál jejího akcionáře. Výkaz zisku a ztráty nebo výkaz zisku a ztráty se zaměřuje na získané příjmy a výdaje podniku v průběhu času. To jsou tři zprávy, kterým musí podniky věnovat největší pozornost.
význam časopisů a knih
proč je tak velký důraz na používání časopisů a knih? Odpověď je jednoduchá. Můžete dosáhnout své účetní cíle jednodušší, když máte kompletní záznamy o všech vašich transakcí. Účetní závěrka, jako je výkaz peněžních toků, rozvaha a výkaz zisku a ztráty, poskytuje důležité informace o vašich obchodních trendech a lze je generovat pouze pomocí informací z časopisů a knih. Zaznamenávání a sledování neobvyklých transakcí, jako jsou odpisy, špatný dluh a prodej aktiv, je s deníky snazší. Deníky a účetní knihy vám také pomohou zachytit debetní i kreditní stránky transakcí. To je často přehlíženo, když společnosti nepoužívají knihy.
Sečteno a podtrženo
záznam obchodních transakcí tvoří jádro vašeho účetnictví. Nemá smysl je zaznamenávat pouze tehdy, když jsou daně a audity za rohem. Zajištění přesných účtů vašeho podnikání vyžaduje pečlivou údržbu časopisů a knih. Jsou to důležité a užitečné nástroje, které vás udržují na správné cestě a umožňují vám stanovit výkonnostní cíle. A co je nejdůležitější, pomáhají vám jako vlastník firmy porozumět finančním operacím vaší společnosti, abyste mohli posoudit růst a udržovat zdravou a prosperující organizaci.