Dnes každý podnik potřebuje telefonní systém pro spojení se svými zákazníky. Ano, existuje několik kanálů, které slouží stejnému účelu (živý chat ,sociální média, e-mail atd.). Telefony však stále představují 61% všech interakcí podpory.
kancelářský telefonní systém může usnadnit spojení se zákazníky a zároveň snížit provozní náklady, zvýšit bezpečnost a produktivitu. A nejde jen o komunikaci se zákazníky. Kancelářský telefonní systém také usnadňuje komunikaci mezi týmy, analýzu výkonu a kontrolu strategie.
v posledních několika letech prošly kancelářské telefonní systémy obrovskou transformací. Moderní kancelářské telefonní systémy, jako je VoIP, využívají internet k uskutečňování a přijímání hovorů, snižují náklady až o 75%, jsou vysoce škálovatelné a snadno se udržují.
jak tedy víte, který obchodní kancelářský telefonní systém je vhodný pro vaše podnikání? Jaké jsou výhody každého telefonního systému? V tomto článku budeme přesně diskutovat. Tak začneme.
co je kancelářský telefonní systém?
kancelářský telefonní systém je síť hardwarových nebo softwarových telefonů, které umožňují komplexní telefonní funkce v podnikatelském prostředí pomocí internetového protokolu a tradičních telefonních linek.
moderní kancelářské telefonní systémy vám umožňují spojit se se svými zákazníky po celém světě za nominální cenu. Kromě toho můžete zůstat ve spojení s nimi po celý den, díky mobilní aplikaci poskytovatelů telefonních systémů.
typy kancelářských telefonních systémů
existují tři primární typy kancelářských telefonních systémů.
1) starší veřejná spínaná telefonní síť (PSTN)
také známá jako pevné linky, PSTN se používá od konce 1800s. používá podzemní měděné dráty pro připojení telefonních hovorů. Pokud používáte PSTN, budete muset nainstalovat telefonní linky přes vaši kancelář.
přestože jsou celosvětově široce používány, systémy PSTN nejsou vhodné pro podniky. Pro každého zaměstnance budete muset mít samostatný řádek. A kromě vysokých nákladů na volání musíte každý rok utratit stovky dolarů za údržbu.
2) telefonní systémy PBX
systém PBX (Private Branch Exchange) je soukromá telefonní síť, která umožňuje podnikům provozovat interní telefonní systém a používat méně telefonních linek. Umožňuje přepínat hovory mezi uživateli na místních linkách, čímž umožňuje všem vašim zaměstnancům sdílet určitý počet externích telefonních linek.
kancelářské telefonní systémy PBX jsou založeny na dvou složkách-telefonní soupravě a PBX. Telefonní sada je připojena k ústředně pro dokončení sítě. Kromě toho má kancelářský telefonní systém některé vlastní funkce, jako je přenos hovorů, držení hovorů, přizpůsobené pozdravy atd.
PBX zase umožňuje síti komunikovat ve skupinách s konferenčními hovory, uskutečňovat videohovory, pracovat s faxy a tiskárnami bez ručního ovládání.
3) VoIP telefonní systém
VoIP (Voice over Internet Protocol) software je kancelářský telefonní systém, který umožňuje uskutečňovat a přijímat obchodní hovory přes internet. Nevyžaduje žádný hardware ani speciální vybavení pro umožnění obchodní komunikace. Vše, co potřebujete, je internet a zařízení(smartphone, notebook, stolní počítač nebo softphone).
k dispozici je vyčerpávající seznam funkcí, které zahrnují správu hovorů, monitorování hovorů, přesměrování hovorů, přizpůsobenou hlasovou schránku, hlas na e-mail a mnoho takových funkcí, které umožňují VoIP obklopit multifunkční roli.
jednou z přidaných funkcí telefonních systémů VoIP office je, že si můžete vybrat libovolné telefonní číslo, které se vám líbí. Také si můžete vzít tolik čísel, kolik potřebujete, aniž byste vynaložili žádné kapitálové výdaje.
můžete nahrávat hovory, sledovat je v reálném čase a dokonce i mezi nimi, pokud máte pocit, že agent není schopen efektivně zvládnout zákazníka.
Poznámka: VoIP poskytuje maximální výhody ve srovnání s PSTN a PBX telefonní systémy.
Co Dělá VoIP Kancelářský Telefonní Systém Lepší Než Jiné Kancelářské Telefonní Systémy?
1-nákladově efektivní
jak bylo uvedeno výše, VoIP používá k poskytování hlasových služeb jednu hlasovou a datovou síť a eliminuje sítě s přepínáním obvodů, aby se snížily náklady. Výsledkem je, že dálkové telefonní hovory se také stávají dostupnějšími při použití poskytovatele VoIP.
ať už hledáte malý kancelářský telefonní systém nebo podnikový systém, ve vašem rozpočtu je pro vás řešení.
2-přesměrování hovorů
VoIP kancelářské telefonní systémy umožňuje přeposílat hovory na libovolné číslo. Mohlo by to být rozšíření vašich kolegů, vaše osobní číslo nebo jiné číslo podle vašeho výběru. Volající však uvidí pouze číslo, které vytočil, a nebude ani upozorněn, že je hovor přesměrován.
3-Call analytics
sledování klíčových volání metriky, jako je doba trvání hovoru, počet příchozích hovorů, odchozí hovory, úrovně spokojenosti zákazníků, a více vám umožní lépe porozumět výkonu vašeho agenta a najít možnosti zlepšení. Call analytics vám poskytuje důkladné pochopení vašich operací, což vám umožní v průběhu času zlepšovat své služby.
4-Hlasová schránka
hlasové zprávy umožňují zákazníkům zanechat zprávu, když nejste k dispozici pro výběr hovorů. Přední VoIP kancelářské telefonní systémy, jako je CallHippo poslat hlasové zprávy přímo na váš e-mail, což vám umožní poslouchat své zákazníky, když budete chtít. Tento, na oplátku, umožňuje vyřešit jejich obavy a vrátit se k nim, jakmile budete k dispozici.
5-VoIP snadno integruje s jinými obchodními systémy
integrace VoIP systém s dalšími obchodními nástroji vám umožní automatizovat zdlouhavé procesy a vybavit své agenty se všemi potřebnými informacemi, které potřebují dělat svou práci efektivně.
6-lepší zapojení zákazníků
dnešní trh je ve svém přístupu vysoce zaměřen na zákazníka a pokud neotevřete více komunikačních kanálů pro klienty, budou se pohybovat směrem k vašim obchodním soupeřům. Mít samostatné druhé telefonní číslo pro vaši organizaci je nejlepší způsob, jak zvýšit interakci se zákazníky, protože jim umožňuje oslovit pracovníky podpory a zástupce kdykoli během dne.
pokud tedy vaše společnost chce vyskočit na vrchol žebříčku spokojenosti zákazníků, vyberte spolehlivého poskytovatele služeb, abyste získali nejlepší VoIP kancelářský telefonní systém nejdříve!
7-profesionální Image
telefonní čísla Office jsou životně důležitou platformou, která vaší organizaci poskytne profesionální image a pozitivně zlepší obchodní pověst. Můžete nahrávat vlastní pozdrav zprávy pro volající. Je také možné přehrávat hudbu nebo hlasové zprávy pro zákazníky, zatímco čekají na účast členů týmu podpory.
automatizované systémy hlasové odezvy eliminují potřebu nepřetržitých recepčních a zvyšují agilitu, flexibilitu a citlivost komunikace se zákazníky. Výsledkem je, že obchodní telefonní čísla mění způsob, jakým zákazníci vnímají Vaši organizaci, a vytvářejí robustní firemní pověst pro vaše podnikání.
8-zvýšená mobilita
mobilita je název hry v této současné digitální éře a VoIP kancelářské telefonní systémy jsou nejrychlejším prostředkem pro zvýšení dostupnosti zákazníků podporou obchodní komunikace na cestách! Telefonní čísla Office, která jsou napájena technologií VoIP, jsou užitečným nástrojem pro společnosti, které mají vzdálené pracovníky a pracují z více míst po celém světě.
virtuální telefonní čísla také umožňují členům týmu zůstat ve spojení s externími partnery a manažery bez ohledu na geografickou polohu-vše, co je vyžadováno, je vysokorychlostní připojení k Internetu, aby zaměstnanci zůstali přístupní.
9-Call Supervision
tyto funkce jsou velmi užitečné při školení zaměstnanců nebo dohledu nad nimi.
existují čtyři hlavní způsoby, kterými systém hel=
- monitorování: umožňuje poslouchat telefonní rozhovor. Nikdo z účastníků hovoru vás neslyší. Tato funkce je užitečná pro udržení bdělosti nad kvalitou hovoru.
- šeptání: vedoucí pracovníci mohou při manipulaci s určitými zákazníky vyžadovat určité pokyny. Tato funkce vám pomůže mluvit s interními členy organizace, aniž by zákazník věděl, kdo mluví nebo co daná osoba mluví.
- Barging: Tato funkce umožňuje zadat probíhající hovor, který umožňuje oběma stranám slyšet. To je podobné konferenčnímu volání,ale může být zahájeno kdykoli. Předpokládejme například, že probíhá konverzace mezi zaměstnancem a klientem; můžete sledovat a skočit a hodit návrhy, když chcete.
- nahrávání: nahrávání je možné také jednoduchým stisknutím tlačítka. Tento záznam může být uložen jako zvukový soubor a načten později pro jakékoli školení nebo právní účely.
jaké funkce byste měli hledat v kancelářském telefonním systému?
výběr kancelářského telefonního systému se všemi základními funkcemi, které potřebujete, vám pomůže vytěžit maximum z vaší investice.
1-přenos hovoru
chcete přenést hovor, když jste nedostupní nebo zaneprázdněni? CallHippo nabízí dva typy funkcí přenosu hovorů: studené a teplé.
studený přenos je, když přenesete hovor na kontakt, aniž byste mluvili s novým kontaktem. Pomocí této možnosti může vybrané připojení přijmout nebo odmítnout požadavek. Jakmile je hovor přijat, bude na vašem konci zrušen.
teplý přenos je, když mluvíte s novým kontaktem před přenosem hovoru. Můžete se také připojit a učinit z něj 3cestný hovor.
2-Nahrávání hovorů
existuje jen malý počet telefonních systémů VoIP, které nabízejí nahrávání hovorů. Zvuk se uloží do cloudu a informace můžete kdykoli načíst podle svého pohodlí.
zde jsou některé hlavní výhody nahrávání hovorů pro vaše podnikání:
- zlepšit výkon agenta: Sledováním hovorů můžete agentům poskytnout zpětnou vazbu ohledně řízení zákaznických služeb a pomoci jim v průběhu času zlepšovat se.
- sledujte pokrok a zlepšování: porovnání způsobu, jakým váš tým nyní mluví s vašimi zákazníky, s tím, jak byli zvyklí před nějakou dobou, je dobrý nápad. Dává vám představu o tom, zda je dosaženo nějakého zlepšení nebo ne.
- rozsah R& D: cloudové telefonní systémy, jako je CallHippo, vám umožňují sdílet záznamy hovorů ve vaší organizaci. Sdílením hovorů s oddělením R&D získáte lepší představu o tom, jak zákazníci používají váš produkt,jaké problémy čelí atd. Tyto informace vedou ke zlepšení vašeho produktu a služeb.
- Vyhněte se zbytečným problémům: často se stává, že nešťastní zákazníci podají soudní spory proti společnosti, která pak zahrnuje právní sady a věci se dostanou do nepořádku. Databáze záznamů hovorů vám tedy poskytuje pákový efekt proti takovým problémům a řeší je bez podráždění zapojení jakýchkoli právníků. Kromě toho je taková databáze hovorů automaticky vedena cloudovým telefonním systémem a pomůže vám dodržovat technické, právní a servisní pokyny.
3- volání konference
podnikání není procházka v parku. Často je třeba zaměstnat jednoho nebo více lidí z vašeho týmu, aby si svou práci. V takových případech potřebujete jednotnou komunikaci, která nabízí konferenční hovory.
i malý kancelářský telefonní systém má funkci konference hovorů, která vám umožní sdružovat lidi, i když nejsou ve stejné kanceláři. Mohou přijímat hovory z libovolného místa na světě, pokud mají telefonní číslo kanceláře. Kromě toho, volání přenos pomáhá lidem
4-volání ve frontě
pokud máte více práce v ruce, než můžete zvládnout, fronta volání může uložit slaninu. Volající nemusí při čekání slyšet poutavé pípnutí. Místo toho budou umístěny do řady. Můžete také vložit automatickou zprávu, která jim řekne o vašich produktech, službách, slevách a dalších nabídkách, aby se snížila šance na zavěšení hovorů.
fronta volání snižuje poměr opotřebení, protože říká volajícímu přesný čas odpovědi a odstraňuje je z zavěšení.
nabízíme volání ve frontě v bronzových a vyšších plánech. Ceny najdete zde.
5 – volání Barging
Call manažeři mohou použít volání barging měřit výkon volajících agentů. Pokud zjistí, že agent čelí jakémukoli problému při konverzaci se zákazníkem, mohou jim pomoci a situaci zvládnout. Když zjistí, že zákazník není schopen vyřešit žádný dotaz, může zasáhnout a zachránit svou kůži. Proto pomáhá problém vyřešit v zárodku.
Barging je funkce obchodního telefonu, kde mohou manažeři poslouchat živé hovory v reálném čase. To vám pomůže pochopit své zákazníky a nabídnout hodnotu pro ně v lepším způsobem. CallHippo nabízí funkce pro volání ve stříbrném a vyšším plánu.
6-IVR
je nemožné mít vždy lidské recepční přijímat hovory. Kromě toho, s technologickou revolucí, podniky, jako jste vy, zaměstnávají automatické obsluhy ke správě příchozích hovorů.
tato funkce pozdraví zákazníky ve více jazycích a položí otázky, jako je to, co potřebují. Rovněž je řídí, aby provedli konkrétní akci, která je provede požadovaným směrem.
CallHippo nabízí vícejazyčné IVR, které vám pomohou pomoci svým zákazníkům. Preferovaný jazyk si můžete vybrat ze seznamu přímo ve svém účtu.
dobré mít funkce systému kancelářských telefonů:
- oznámení (pozdravy)
- Auto-attendant
- Busy lamp status
- přesměrování hovorů
- parkování hovorů
- nahrávání hovorů
- Call conferencing
- Direct Inward Dialing (DID)
- Hold music
- interní/externí přenos hovorů
- instant messaging
- rozšíření linky
- ID volajícího
- podpora více zařízení
- analytika v reálném čase
- monitorování hovorů v reálném čase
- bezplatná čísla
kdo potřebuje kancelářský telefonní systém?
bez ohledu na odvětví, ve kterém se nacházíte, nebo velikost vaší společnosti, budete potřebovat telefonní systém, aby kancelář efektivně spravovala vaše podnikání. Zde je návod, jak může kancelářský telefonní systém hrát zásadní roli v různých průmyslových odvětvích:
IT a softwarové společnosti
jako IT společnost mluvíme s osobní zkušeností, když říkáme, že mít dobrý kancelářský telefonní systém může ušetřit až 20% času na interakci se zákazníky. Funkce jako IVR, vítání a držení zpráv a podpora hovorů 24*7 poskytuje vašim zákazníkům hladký a příjemný zážitek. Poskytuje profesionální pocit týmu zákaznické podpory a umožňuje jim spojit se se zákazníky po celém světě.
školy a univerzity
s obrazovkami nahrazujícími tabule se vzdělávací průmysl stává technologicky zdatnějším, aby studentům poskytoval vysoce kvalitní vzdělání. S využitím kancelářského telefonního systému dělá vzdělávací průmysl další krok vpřed na cestě technologického pokroku. Telefonní systém VoIP si klade za cíl poskytovat lepší a nákladově efektivnější komunikaci ve vzdělávacím průmyslu tím, že telefonní systém online. Ať už se jedná o rodiče studenta, rodinného příslušníka personálu nebo dodavatele třetí strany, který chce obchodovat s vaší vzdělávací institucí, cloudový telefonní systém VoIP pro školy a knihovny z CallHippo odpovídá každému volajícímu 24*7 za všech 365 dní v roce.
vládní instituce
provozování celé země není snadný výkon. Rychlá a zabezpečená komunikace je klíčem k funkční vládě. Cloudový kancelářský telefonní systém je řešením pro všechny komunikační problémy, kterým čelí vláda. CallHippo slibuje bezpečnou a spolupracující sjednocenou komunikaci za výhodné ceny. Místní bezplatná čísla poskytnou větší přístup potenciálním klientům a pomohou jim rozšířit jejich dosah v příslušných lokalitách. CallHippo poskytuje funkce, jako je dynamické vkládání čísel (DNI), které analyzují online provoz a určují oblasti, které vyžadují největší pozornost.
zdravotnictví
lékařská kancelář telefonní systém je systém založený na VoIP, který každý ve zdravotnictví používá k zůstat ve spojení. Celý telefonní systém je nahrán do cloudu, odkud je přístupný pouze autorizovaným personálem. Umožňuje zdravotnickým pracovníkům zůstat v kontaktu se svými lékařskými týmy a uspokojovat potřeby pacientů. Cloudový kancelářský telefonní systém od CallHippo nabízí efektivní a vysoce kvalitní komunikační linky pro zdravotnická zařízení za rozumné a přijatelné ceny.
Pohostinství
v odvětví, kde je zákaznický servis páteří, je třeba použít nejmodernější technologii pro komunikaci se zákazníky, poslech jejich dotazů nebo stížností a vrátit se k nim s řešením. Pomocí VoIP telefonních systémů, personál se může zúčastnit volání zákazníků z kterékoli části hotelu nebo restaurace. V případě, že zaměstnanec není poblíž, bude tam místo toho k dispozici hlasový záznam a funkce IVR.
funkce přesměrování hovorů a interkomu umožňuje zaměstnancům hotelu efektivně komunikovat ve všech koutech hotelu. To usnadňuje manažerovi koordinovat události, řešit stížnosti zákazníků a řídit personál hotelu, čímž se zlepšuje zákaznický servis a zvyšuje se zákaznická zkušenost.
realitní podnikání
pokud jde o realitní kanceláře, ať už jsou na volné noze nebo pracují pro zavedenou agenturu, výhody cloudového kancelářského telefonního systému jsou nespočetné. Kromě toho, že jim poskytuje větší flexibilitu, poskytuje jim také nepřetržitý přístup k potenciálním klientům po celém městě. Takový obchodní kancelář telefonní systém je přenosný, to znamená, že agent může nosit všude tam, kde jde. Navíc nevyžaduje žádné fyzické telefonní zařízení ani SIM kartu. Vše, co potřebujete, je jakékoli zařízení s připojením k internetu!
v CallHippo jsou obchodní kancelářské telefonní systémy pro obchod s nemovitostmi velmi cenově dostupné a bohaté na funkce. Nejen pro podnikání na úrovni podniku, CallHippo nabízí kancelářský telefonní systém i pro malé podniky. Nabízíme flexibilitu při výběru ze široké škály funkcí a platíme za funkce, které skutečně potřebujete. My v CallHippo děláme vše, co je v našich silách, abychom se ujistili, že vaše realitní podnikání stoupá po žebříčku růstu a vylepšení!
Závěrečné myšlenky
bez ohledu na velikost vaší organizace nebo odvětví, ve kterém se nacházíte, může kancelářský telefonní systém usnadnit a zefektivnit obchodní komunikaci. To vám umožní zůstat v kontaktu s našimi zákazníky po celý den (pomocí auto-attendant).
funkce, jako je analýza hovorů, nahrávání hovorů, přenos hovorů a IVR, vám umožňují poskytovat nejlepší možné zkušenosti zákazníků a zvyšovat pověst vaší značky.
hledáte kancelářský telefonní systém? Kontaktujte nás a zjistěte, proč by CallHippo mohla být vaše nejlepší investice!