pokud začleňujete své podnikání, pravděpodobně jste narazili na termín minutová kniha. Ale co přesně je minutová kniha a proč ji potřebujete? Jsme tu, abychom odpověděli na jakékoli dotazy týkající se minutových knih a zakládacích dokumentů.
obsah
co je začlenění?
když začleňujete své podnikání, stává se samostatnou právnickou osobou, která má podobná práva jako osoba, pokud jde o odpovědnost a ochranu majetku. Budete se muset rozhodnout, zda chcete začlenit federálně nebo provinčně, v závislosti na tom, kde hodláte podnikat. Poté bude třeba sepsat stanovy a jmenovat akcionáře společnosti. Jakmile bude vaše firma začleněna, bude účinná omezená odpovědnost, což znamená, že aktiva společnosti budou zcela oddělena od vlastníků a investorů.
jaké jsou výhody založení společnosti?
na rozdíl od jediného vlastníka nebo struktury partnerství je hlavní výhodou začlenění vašeho podnikání to, že se oddělí od vás jako jednotlivce. To znamená, že vlastník (y) společnosti nemůže být právně odpovědný za žádný z dluhů, které vaše společnost může vzniknout v průběhu podnikání. Pokud jste však poskytli osobní záruky, abyste získali finanční prostředky pro své podnikání, může být váš osobní majetek zabaven, pokud nejste schopni splatit své dluhy. Omezená odpovědnost může korporacím umožnit provádět rizikovější obchodní kroky, protože akcionáři jsou chráněni.
další výhodou začlenění vašeho podnikání je to, že usnadňuje převod vlastnictví, než pokud máte výhradní vlastnictví nebo partnerství. Zapsaná společnost bude mít také nižší daňovou sazbu a mírnější daňové omezení.
co je minutová kniha?
firemní minutová kniha je v podstatě sbírkou všech důležitých firemních záznamů, včetně stanov, ke kterým mají akcionáři a věřitelé společnosti přístup. Minutová kniha může být fyzickým pojivem obsahujícím všechny požadované dokumenty, nebo se vaše společnost může rozhodnout ponechat svou firemní minutovou knihu online pro snadné sdílení.
co obsahuje firemní minutová kniha?
společnost je povinna vést záznamy, které mají být nahlíženy akcionáři a věřiteli na žádost. Požadované dokumenty zahrnují:
- články pozměňovacích návrhů
- stanovy a dodatky
- jednomyslné akcionářské dohody
- Zápisy ze schůzek a usnesení akcionářů
- oznámení podaná
- rejstřík akcií se jmény a adresami akcionářů a podrobnostmi o držených akciích
- registr cenných papírů
Zní to jako hodně, ale když začleňujete své podnikání do Ownr, poskytneme vám všechny dokumenty o založení společnosti, které potřebujete. Patří mezi ně:
- usnesení prvních ředitelů
- souhlas(souhlas) ředitele
- usnesení prvních akcionářů
- oznámení o emisi
- úpis akcií
- registr cenných papírů
- registr ředitelů
- registr důstojníků
- Hlavní kniha akcionářů
- stanovy
pokud potřebujete odpovědi na otázky týkající se konkrétních dokumentů, které společnost Ownr poskytuje, můžete zavolat, poslat e-mail nebo použít naši funkci online chatu.
jaké jsou výhody vedení minutové knihy?
udržování aktuální firemní minutové knihy vám umožní sledovat všechny důležité firemní dokumenty na jednom místě. To vám také usnadní poskytování vašich záznamů akcionářům, věřitelům nebo potenciálním kupcům, pokud se rozhodnete prodat svou společnost.
jak udržovat svou minutovou knihu aktuální
nejen, že jsou korporace povinny provinčně a federálně udržovat určité záznamy, ale jsou také zákonem povinny je udržovat v aktuálním stavu. Když je podnik začleněn, bez ohledu na to, jak velký nebo malý je, každoroční schůze akcionářů se musí konat a zdokumentovat v podnikové minutové knize. Neuskutečnění výročního zasedání nebo nedodržení zákonů o vedení firemních záznamů může mít za následek důsledky, včetně vládních sankcí, daňové otázky a narušení každodenního podnikání společnosti.
mnoho společností se rozhodlo mít právníka, který se stará o svou firemní minutovou knihu a zajistí, že všechny dokumenty budou aktualizovány a v souladu se zákonem. Pokud si však chcete ponechat vlastní minutovou knihu, existuje několik jednoduchých organizačních tipů, které vám mohou pomoci. Chcete-li uspořádat minutovou knihu vaší společnosti a udržovat ji aktuální, můžete svou minutovou knihu rozdělit do čtyř různých sekcí. Jedná se o:
- výpis z obchodního rejstříku (a jakékoli následné změny)
- stanovy (a jakékoli následné změny)
- představenstvo
- Zápis ze schůze týkající se základních činností společnosti
- podepsaný zápis ze všech schůzí
- písemný souhlas se schvalováním akcí mezi zasedáními představenstva
- akcionáři (a akce provedené požadovanou většinou)
můžete se také rozhodnout zahrnout seznam úředníků a ředitelů, daňové informace a další relevantní firemní záznamy.
co ještě potřebujete pro svou společnost?
kromě toho, že Vaše firemní minutová kniha je aktuální, existují určité další firemní povinnosti, které budete muset dodržovat, abyste zůstali v dobrém stavu s vládou po začlenění vašeho podnikání.
jmenování auditorů
na každé výroční schůzi akcionářů musí být jmenován auditor, který kontroluje finance vaší společnosti. To pomáhá udržovat spolehlivost vašich finančních dokumentů a chrání a informuje akcionáře o finanční situaci společnosti. Pokud vaše společnost nerozděluje, akcionáři mohou hlasovat o nejmenování auditora.
Příprava účetní závěrky
účetní závěrka vaší společnosti musí být v souladu s účetními zásadami podle Chartered Professional Accountants of Canada (CPA).
sdílení účetní závěrky
účetní závěrka musí být poskytnuta akcionářům nejméně 21 dní před výročním zasedáním společnosti.
podání ročního výnosu
dokud je vaše společnost aktivní, budete muset podat roční výnos u společnosti Corporations Canada. Toto je odděleno od daňových přiznání vaší společnosti podaných prostřednictvím Canada Revenue Agency. Váš návrat musí být podepsán osobou pověřenou představenstvem s příslušnými znalostmi společnosti. Tento návrat je nezbytný, aby korporace Kanada zajistily, že vaše společnost je v souladu s požadavky CBCA. Návrat musí být předložen do 60 dnů ode dne, kdy byla společnost vytvořena. Toto datum bude uvedeno na vašem osvědčení o registraci. Pokud nepodáte svůj návrat včas, bude mít vaše společnost za následek, že nebude schopna získat certifikát o shodě.
* to platí pouze pro federální společnost, proto zkontrolujte požadavky na provinční společnost v závislosti na tom, kde se nacházíte.
podání změny registrované adresy
adresa vaší kanceláře musí být aktualizována, protože se jedná o oficiální adresu pro zasílání sdělení vaší společnosti. Corporations Canada vyžaduje, abyste je informovali do 15 dnů od změny adresy sídla. Svou adresu můžete změnit v původní provincii nebo území online, ale budete muset podat články o změně, pokud se rozhodnete přesunout svou kancelář do jiné provincie nebo území, než je ta, která je uvedena ve vašich stanovách.
* to platí pouze pro federální společnost, proto zkontrolujte požadavky na provinční společnost v závislosti na tom, kde se nacházíte.
podání změny v ředitelích
korporace Kanada vyžaduje, aby je korporace informovaly do 15 dnů, kdy jsou zvoleni noví ředitelé nebo jednotlivci přestanou být řediteli. Jakákoli změna adresy vašich ředitelů musí být také předložena společnosti Corporations Canada do 15 dnů. Tato adresa může být rezidenční nebo obchodní adresa. Vaši současní ředitelé (a jejich kontaktní informace) by měli být také pravidelně k dispozici lidem, kteří uvažují o tom, že se stanou zúčastněnými stranami ve vaší společnosti.
je také vhodné si uvědomit, že pokud se změní počet ředitelů vaší společnosti, budete muset změnit své články (a zaplatit registrační poplatek), aby odrážely změnu. Nejméně 25% ředitelů vaší společnosti musí být rezidentními Kanaďany.
* to platí pouze pro federální společnost, proto zkontrolujte požadavky na provinční společnost v závislosti na tom, kde se nacházíte.
kterým se mění články
všechny změny vašich oficiálních stanov musí být uchovávány spolu se zbytkem vaší firemní minutové knihy. Tyto změny mohou zahrnovat:
- Změna názvu firmy
- Změna umístění operací
- Změna počtu ředitelů
- změna omezení převodů akcií
- změna omezení podnikání společnost může provádět
- vytváření nebo odebírání tříd akcií
- Změna tříd akcií
- zvýšení nebo snížení kapitálu (pokud je uvedeno ve stanovách)
- změna jakýchkoli jiných ustanovení v článcích
může se to zdát trochu ohromující, když poprvé začínáte s novým obchodem, ale dříve jste schopni dostat vaše minutové knihy v pořádku, tím snazší bude udržovat (a udržet vaše společnost v dobrém stavu), jak plyne čas.