setkání organizované nejlepším způsobem je skvělý způsob, jak získat skutečnou práci. Toto pravidlo dodržuji ve své manažerské praxi, když chci efektivně plánovat a sledovat své projekty. Vím jistě, že projektová (manažerská) setkání hrají významnou roli při rozvoji týmové komunikace, vedení a týmové práce. Potvrzuji také, že projektová setkání umožňují uspořádat formální diskuse a workshopy určené pro generování nejlepších skupinových rozhodnutí a řešení.
tak jsem se rozhodl napsat tento článek, který dává definici setkání projektu, vysvětluje, co znamená zahajovací Schůzka, a popisuje, jak napsat program pro typické setkání. Věřím, že moje práce vám pomůže, zejména pokud rozvíjíte svou kariéru projektového manažera. Protože jsou nezbytná setkání projektového managementu a pravidelné akce probíhají po celou dobu životního cyklu realizace projektu, předpokládám, že bude velmi důležité, abyste pochopili definici a věděli, jak plánovat agendy a uspořádat zahajovací schůzku. Přečtěte si tedy článek a zanechte své komentáře a návrhy. Díky předem!
definice schůzky
projektová setkání označují účinnou metodu distribuce informací a komunikace s týmem a zúčastněnými stranami. Existuje mnoho druhů a typů projektových setkání, a někdy je těžké dát komplexní definici projektové schůzky, která by mohla pokrýt všechny aspekty události. V tomto článku uvádíme společnou definici projektových setkání.
Projektová Schůzka je pravidelná akce, která zahrnuje každého, kdo sdílí nebo má zájem o projekt, do komunikace s ostatními účastníky a zúčastněnými stranami prostřednictvím diskuse o problémech, předkládání návrhů, schvalování nebo odmítnutí nabídek za účelem generování skupinových rozhodnutí, která přispívají k rychlejšímu realizaci projektu podle plánovaných cílů a očekávaných výsledků.
zde je několik druhů setkání projektů:
- pravidelné týmové schůzky jsou nejčastějšími setkáními, která mohou být organizována a vedena mnohokrát v průběhu procesu implementace projektu. Pravidelné (denní, týdenní, měsíční) schůzky jsou naplánovány a rozpisovány v plánu řízení komunikace.
- schůzky pro kontrolu změn jsou organizovány radou pro kontrolu změn a jsou určeny k přezkoumání žádostí o změnu. Správní rada rozhoduje o schválení všech změn, ke kterým došlo, a komunikaci se zúčastněnými stranami o informacích a následných opatřeních.
- pravidelně se pořádají schůzky o kontrole stavu za účelem výměny a analýzy informací o aktuálním pokroku projektu a jeho výkonu. Během takového setkání, projektový manažer distribuuje zprávy o výkonu mezi účastníky, aby tým a zúčastněné strany mohli zviditelnit aktuální úrovně výkonu a postup úkolů. Schůzky pro kontrolu stavu jsou také známé jako recenze výkonu.
Kick-Off Meeting
Kick-off meeting projektu je plánovací akce (obvykle organizovaná a vedená formou workshopu), která se koná na samém začátku projektu (nebo jeho konkrétní fáze), aby se zajistilo, že každá osoba podílející se na realizaci projektu jasně rozumí cílům, postupům a plánům.
zahajovací setkání je často považováno za formální začátek procesu budování týmu, kdy projektový manažer s pomocí vedoucích týmů prezentuje aktivity pro budování týmu a školení. Pokud je setkání organizováno na začátku fáze projektu, obvykle slouží jako způsob, jak sladit chápání cílů projektu týmem se skutečnými plány a postupy.
typická agenda zahajovacího setkání projektu zahrnuje následující položky:
- stanovte rámec řízení, včetně klíčových fází, cílů, zúčastněných stran, kritérií úspěchu,obchodní potřeby, výstupů atd.
- Zkontrolujte a aktualizujte (v případě potřeby) obchodní případ.
- vytvořte strukturu řízení, včetně odpovědností a rolí řízení, postupů podávání zpráv, kontrol, dokumentace správy atd.
- zahajte plánovací činnosti, včetně klíčových milníků, posloupnosti úkolů, stanovení priorit, závislostí úkolů atd.
- zahajte proces řízení rizik prostřednictvím průběžné analýzy rizik.
- sestavte tým.
- Vytvořte plán řízení kvality, včetně postupů kontroly kvality a zajištění.
Projekt Kick-Off Meeting Agenda (šablona)
tipy na stavové schůzky plánování
pokud se ujmete role projektového manažera, musíte být připraveni pravidelně plánovat a provádět projektová setkání. To bude součástí vašich povinností řízení projektů. Projektová setkání vám pomohou zajistit, aby projekt postupoval podle plánu a aby byly všechny problémy řešeny správným způsobem.
následující tipy pro plánování schůzek projektu jsou navrženy tak, aby vám pomohly pochopit, jak uspořádat schůzky a jaké náležitosti jsou potřebné k tomu, aby vaše úsilí bylo efektivnější. Zde jsou tipy:
- Stanovte si cíle. Tento tip na setkání projektu předpokládá, že pokud nestanovíte jasné cíle schůzky, schůzka je odsouzena k selhání, protože neposkytuje žádné výsledky a nebude generováno žádné řešení. Než se rozhodnete naplánovat datum schůzky, ujistěte se, že jste nastavili řadu inteligentních cílů. SMART znamená konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a včasné.
- Napište program schůze. Vývoj a sledování agendy vám umožní zkrátit a zefektivnit stavovou schůzku. Získáte více šancí dokončit schůzku s očekávanými výsledky a včas. Budete muset vytvořit program 2-3 dny před datem zahájení a zahrnout seznam událostí, které jsou naplánovány a upřednostňovány. Software pro plánování schůzek to pomůže.
- Udržujte Dokumenty Organizované. To znamená, že musíte dokumenty schůzky co nejkratší. Když k uspořádání schůzky použijete hromady papíru, pravděpodobně selžete, protože více dokumentů může váš tým motivovat a uvést v omyl a způsobit nepořádek. Proto byste se měli pokusit udržet 1 nebo 2 listy papíru, abyste udrželi schůzku. Doporučuje se také použít šablonu schůzky s recenzemi, která obsahuje obecné body vaší agendy a popisuje, jaké problémy je třeba řešit.
- pozvěte ty správné lidi. Členové vašeho týmu jsou samozřejmě hlavními účastníky vašeho setkání projektového řízení. Čas od času však některá setkání vyžadují někoho ze seniorů. V návaznosti na tento tip plánování schůzky projektu byste měli předem vědět, zda je vyžadována účast vrcholového vedení, a pak se ujistěte, že každá dotyčná osoba je informována o nadcházejícím setkání a problémech, které je třeba řešit. Pro větší pohodlí můžete pomocí softwaru pro plánování schůzek vytvářet poznámky v seznamu úkolů a agendě.
- Vytvořte vhodné a pohodlné fyzické prostředí. Všimněte si, že vaše projektová schůzka by měla probíhat v pohodlné a dobře větrané místnosti, zejména pokud je léto. Nezapomeňte dát svým účastníkům ledovou studenou vodu, čaj, kávu nebo / a některé nealkoholické nápoje, díky nimž se vaši posluchači budou cítit pohodlněji. V návaznosti na tento tip plánování schůzky, měli byste přidat záznamy do svého seznamu úkolů a vytvořit seznam všech nápojů, které mají být připraveny předem před začátkem schůzky.
- zahajte a dokončete schůzku včas. Lidé nemají rádi, pokud událost vyjde z plánu, a pravděpodobně není nic frustrujícího než pozdní schůzky. Tento tip na setkání s projektem říká,že byste se měli ujistit, že každý účastník si je vědom času začátku a konce. Doporučujeme zasílat účastníkům (ústní nebo písemná) oznámení. Také můžete použít software pro plánování schůzek k nastavení e-mailových připomenutí a odesílání elektronických oznámení.