co je rozvržení kanceláře?
uspořádání kanceláří může být definováno jako uspořádání zařízení v rámci dostupné podlahové plochy. Dispozice kanceláře se zabývá návrhem a zřízením kanceláře. Bere v úvahu veškeré příslušenství a vybavení potřebné v kanceláři.
podrobnosti o kancelářské práci závisí na typu podnikání a prováděných činnostech. Funkce kanceláře, jako jsou lidé, prostor, vybavení,nábytek a životní prostředí, musí dobře zapadat, aby se pracovníci cítili zdravě a pohodlně a byli schopni pracovat efektivně a produktivně.
cíle uspořádání kanceláří
jak již bylo zmíněno, hlavním cílem uspořádání kanceláří je zajistit hospodárnost a efektivitu kancelářské práce. Konkrétnější cíle uspořádání kanceláře jsou:
- poskytnout maximální prostor pro dohled.
- pro zajištění maximálního využití prostoru.
- poskytnout odpovídající soukromí a bezpečnost osobám s důvěrnou prací.
- ponechat dostatečný prostor pro pohyb mužů a používání strojů.
- pro umožnění plynulého toku práce.
- pro udržení provozních nákladů na minimu.
k dosažení těchto cílů lze dodržovat určité zásady rozvržení. Je třeba zabránit tendenci oddělení rozložit se a zaplnit volné místo i za cenu nepříjemností. Náležitá pozornost by měla být také věnována řádnému vzhledu pracoviště, protože pomáhá při dosahování lepší morálky zaměstnanců.
zásady rozvržení kanceláře
následující zásady rozvržení kanceláře byly vyvinuty pro vedení vedoucího kanceláře při navrhování rozvržení kanceláře:
- princip meziresortního vztahu
- princip toku práce
- princip maximálního využití
- princip flexibility
- princip služeb zařízení
- princip dobrého prostředí
- princip nejmenších nákladů
princip meziresortního vztahu
činnosti prováděné v některých odděleních úřadu jsou úzce propojeny. Tato oddělení musí být umístěna vedle sebe. Generální kancelář by měla být centrálně umístěna tak, aby společné služby mohly být pohodlně poskytovány různým oddělením.
oddíly a zvukotěsné stěny by měly být umístěny tak, aby oddělovaly oddělení pomocí hlučných strojů, jako jsou duplikace, psací stroje atd.
veřejné jednání, které může zahrnovat účast na dotazy příjmy a platby v hotovosti, přijímání e-mailů, atd. měl by být v blízkosti vchodu do kanceláře. Dotčené osoby a útvary by měly být odpovídajícím způsobem umístěny.
princip toku práce
před přípravou plánu rozvržení je nutné studovat tok práce v kanceláři. Systémy a postupy stanovené pro různé operace je také třeba pečlivě prozkoumat. To, zda by mělo být uspořádání v přímce nebo ve tvaru písmene V, závisí na toku práce. Pokud je to možné, tok práce by měl být nepřetržitý, hladký, rovný a bez zpětného pohybu.
princip maximálního využití
dostupný prostor by měl být plně využit. Pro každého jednotlivého zaměstnance by měl být zajištěn dostatečný prostor. Asi 30 čtverečních. pro každého jednotlivého úředníka v oddělení je vyžadován prostor pro nohy. Zařízení a kartotéky by měly být umístěny tak, aby zaměstnanci mohli přistupovat k nim bez ztráty času nebo nepříjemností.
princip flexibility
uspořádání kanceláří by mělo být naplánováno tak, aby bylo možné v budoucnu doplnit zaměstnance a vybavení potřebné ke zvládnutí zvýšeného objemu práce s malou úpravou.
princip servisních zařízení
při plánování rozvržení kanceláře je třeba zajistit odpovídající vybavení pro servisní zařízení pro zaměstnance, jako je telefon, Jídelna, umývárny, výtahy, pitná voda atd. Tato zařízení jsou nezbytná pro efektivitu práce a přispívají k pohodlí a pohodě zaměstnanců.
zásada dohledu
s velkým počtem administrativních pracovníků v práci by mělo být uspořádání navrženo tak, aby usnadnilo účinný dohled a kontrolu.
princip dobrého prostředí
správné osvětlení a větrání hrají významnou roli ve fungování kanceláře. Vnitřní dekorace a vnější vzhled přispívají k duševní stabilitě a morálce.
zásada nejmenších nákladů
uspořádání a přestavba uspořádání kanceláří by měla zahrnovat minimální výdaje. Vzhledem k tomu, že dobré uspořádání má za cíl co nejhospodárnější a nejefektivnější využití dostupného prostoru, náklady na kancelářské služby se automaticky snižují.
typy rozvržení kanceláře
různé typy rozvržení kanceláře existují v závislosti na požadavcích kanceláře. V zásadě existují dva typy kanceláří, tj. otevřená Kancelář a soukromá kancelář. Tyto dva typy rozvržení lze dále rozdělit do tří různých typů na základě nedávných trendů v rozvržení kanceláře, které jsou diskutovány následovně:
- otevřená kancelář
- soukromá kancelář
otevřená kancelář
otevřená kancelář se týká velké místnosti, kde jsou zaměstnanci a vybavení všech oddělení umístěni pod jednou střechou bez příček.
výhody open Office
- je možné lepší využití prostoru.
- umožňuje lidem snadno komunikovat v kanceláři.
- bez příček nebo oddělených místností ve velké hale lze mít lepší osvětlení a větrání.
- uspořádání kanceláře může být uspořádáno a uspořádáno tak, aby vyhovovalo požadavkům času.
- účinný dohled je možný menším počtem supervizorů, protože neexistují žádné fyzické překážky pro pozorování lidí v práci.
nevýhody otevřené kanceláře
- práce budou ovlivněny návštěvníky a pohybem samotných zaměstnanců.
- bude vnitřní hluk konverzace samotnými zaměstnanci nebo s návštěvníky.
- infekce nebo nemoci se mohou rychle šířit.
- růst a expanze podnikání a přidávání zaměstnanců může mít za následek přeplnění a přetížení.
soukromá kancelář
soukromé kanceláře jsou malé místnosti obsazené odděleními. Každé oddělení bude umístěno v každé místnosti. Tyto místnosti jsou přiděleny s ohledem na povahu důvěrné záležitosti, která má být řešena, nebo pro nejvyšší úředníky atd.
výhody soukromé kanceláře
- dochází ke zvýšení účinnosti z důvodu absence hluku.
- důvěrnost může být zachována, protože je možné větší soukromí.
- podporuje osobní atmosféru.
nevýhody soukromé kanceláře
- spousta místa je zbytečná pro oddíl.
- je dražší stavět samostatné kanceláře.
- čištění kanceláře se stává únavnou prací.
pokud jde o výše uvedené, můžeme mít určité rozdíly ve způsobu uspořádání kanceláří. Některé z nich jsou uvedeny níže.
- Krajinářská Kancelář: Krajinářská kancelář je otevřená kancelář, která uspořádání přímých linií stolů. Tento typ konstrukce je vhodný pro technické specialisty, Manažerské informační služby atd.
- pohyblivé oddíly: tento typ konstrukce se používá v soukromých kancelářích. K oddělení kancelářských prostor se používají pohyblivé příčky stropu, částečné nebo protilehlé výšky tvořené kovovými, dřevěnými, skleněnými nebo plastovými materiály.
- modulární jednotky: zabírají méně podlahové plochy; zvýšit efektivitu práce tím, že eliminuje zbytečné pohyby. Nejoblíbenějším typem modulárního stolu je stolní jednotka l-pattern s rovným povrchem.
výhody dobrého uspořádání kanceláří
dispozice navržená po pečlivém dodržování výše uvedených kroků a s ohledem na zásady a cíle by měla poskytnout následující výhody:
- vzhledem k tomu, že dispozice je navržena po prostudování povahy činností a vývojových diagramů jednotlivých oddělení, očekává se, že efektivita jednotlivých zaměstnanců kanceláře bude vysoká. To by zase mělo zlepšit celkovou efektivitu úřadu.
- protože-z důvodu vyšší efektivity by náklady na kancelářské operace měly být nižší s odpovídajícím zvýšením zisku.
- je možné mít optimální využití strojů a zařízení v kanceláři. Uspořádání poskytuje společné využití strojů a zařízení, které snižuje kapitálové investice.
- řádný vzhled pracoviště je pro zaměstnance kanceláře důležitý. Ve skutečnosti jsou administrativní pracovníci stejně hrdí na působivou kancelář jako manažeři společnosti. Napínavé a osvěžující pracoviště zvyšuje morálku zaměstnanců v kanceláři.
- dobře navržená kancelářská dispozice a lidé, kteří pracují, pak posilují dobrou vůli organizace. Návštěvníci a zákazníci se cítí hrdí na to, že jsou s takovou organizací spojeni.
- dobré uspořádání kanceláře zefektivňuje dohled. Vzhledem k tomu, že pracovní postup trvá nejkratší cestou, je skutečný dohled snížen na minimum·. Účinný dohled s minimem cost.is zajištěno.
kancelářské ubytování
každý vedoucí kanceláře se obává, aby kancelářská práce byla prováděna s maximální efektivitou a minimálními náklady. To by bylo možné pouze tehdy, pokud provede správný výběr zaměstnanců, poskytne jim řádné školení a vedení a umístí je do vhodných pracovních míst.
má-li však zaměstnanci úřadu pracovat efektivně, musí být řádně ubytováni, musí mít dobré pracovní prostředí a musí být řádně vybaveni vhodným ubytováním. Moderní vybavení a správné pracovní podmínky nejsou v žádném případě méně důležitým faktorem při zvyšování efektivity a snižování nákladů.
pracoviště a jeho okolí jsou důležitými faktory, které do značné míry ovlivňují efektivitu zaměstnanců. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci musí zůstat dlouhé hodiny v kanceláři, a protože to hlavně dělá mozkovou práci a soustředí se na opakující se a monotónní činnosti plnění, indexování, dispečinku, hlášení atd. neefektivita by byla obvykle větší v těch kancelářích, kde je ubytování dostatečné a životní prostředí a pracovní podmínky jsou příjemné.
zásady ubytování v kanceláři
při rozhodování o ubytování v kanceláři by měl vedoucí Kanceláře mít na paměti následující zásady
- kancelář musí být umístěna na nějakém vhodném místě, aby mohla co nejlépe sloužit celé organizaci.
- kancelářské prostory by měly být dostatečné z hlediska současných a budoucích potřeb organizace.
- je třeba náležitě zajistit pohodlí a vybavení potřebné pro pohodlí a pohodu zaměstnanců, např. umývárna, toaleta,vodní chladiče, jídelna atd.
- servisní zařízení, jako je telefon, výtah, interní komunikace atd., by měla být k dispozici v kanceláři, zatímco jiné, jako je bankovnictví, doprava, trh, pošta atd., by měly být k dispozici v blízkosti kancelářských prostor.
Umístění kanceláře
jakmile je kancelář zřízena, je velmi obtížné přesunout se na jiné místo. Takže před zahájením kanceláře by mělo být pro kancelář vybráno správné umístění podle požadavků zaměstnanců, návštěvníků a zákazníků.
vedoucí kanceláře musí zvážit širokou škálu faktorů, jako jsou trhy, nabídka práce, místní zákony, moc, daně, trendy v regionálním a místním rozvoji, dopravní zařízení a lepší infrastrukturní zařízení atd. před výběrem místa.
výběr místa závisí také na nákladovém faktoru. Nejlepší umístění je takové, které poskytuje maximální výhodu při nejnižších možných nákladech.
při výběru místa je třeba vzít v úvahu následující aspekty:
- pohodlí pro zákazníky: Umístění kanceláře by mělo být blízko těm stranám, s nimiž má obchodní koncern téměř každodenní kontakt.
- dopravní, poštovní a bankovní zařízení: kancelář by měla být umístěna v místě, kde je dobrá dopravní, poštovní a bankovní zařízení.
- dostupnost dostatečného prostoru: místo vybrané pro umístění kanceláře by mělo mít dostatečné ubytování a budoucí rozsah rozšíření.
výběr místa kanceláře
vzhledem k tomu, že hlavním účelem kanceláře je usnadnit podnikání, závisí její správné umístění především na tom, kde může být pro podnik nejvýhodnější. Umístění kanceláře může být buď na městském místě, nebo na příměstském místě v závislosti na službě, kterou poskytují.
v zásadě existuje pět faktorů, které ovlivňují výběr místa:
- blízkost souvisejícího obchodu: je žádoucí mít kancelář v blízkosti jiných kanceláří, které se zabývají stejným oborem obchodu.
- blízkost k ostatním oddělením: pokud jsou všechny funkce podniku prováděny na jednom místě, kancelář by měla být umístěna na stejném místě, aby fungovala efektivněji.
- blízkost zařízení služeb: kancelář by měla být umístěna v blízkosti takových zařízení služeb, jako jsou banky, poštovní a telegrafní kanceláře, železniční stanice, trhy, obchod nebo burzy atd.
- blízkost dopravních zařízení: lokalita, ve které se Kancelář nachází, musí být přiměřeně obsluhována dopravními službami všeho druhu.
- dostupnost pracovních sil: Velké kanceláře, kde jsou potřebné Různé typy zaměstnanců, by měly tento faktor zvážit.