Co je to Objednávka a jak to funguje ?

jako majitel malé firmy nemusí být sledování inventáře a objednávání dodávek a prodejného zboží vaším oblíbeným úkolem, ale je to určitě nezbytné pro úspěch vaší společnosti. Nákupní objednávky jsou zásadní pro dobře řízený nákupní proces, ačkoli mnoho podnikatelů a žen nerozumí tomu, co ve skutečnosti jsou nebo jak je použít pro finanční úspěch.

v tomto článku se budeme zabývat:

• co je to objednávka

• co musíte zahrnout do objednávky

• rozdíl mezi objednávkou a fakturou

co je objednávka

objednávka (po) je právně závazný dokument vytvořený kupujícím a předložený prodávajícímu. Stejně jako váš „košík“ na webu elektronického obchodování je objednávka v podstatě seznamem toho, co chcete koupit. Stanoví podrobnosti objednávky, včetně množství a typů produktů, které kupující potřebuje, jakož i platební podmínky a dodací údaje.

rozdíl mezi požadavkem na nákup a objednávkou spočívá v tom, že tato objednávka funguje jako smlouva mezi kupujícím a prodávajícím. Odesláním objednávky se kupující zavazuje k nákupu zboží nebo služeb za sjednanou částku. Vzhledem k tomu, že objednávka je vyplněna dříve, než kupující obdrží svůj účet, objednávka dává prodávajícímu pojištění proti nezaplacení.

jak funguje objednávka?

nákupní objednávky obvykle používají malé podniky, které objednávají zboží ve velkém množství. Například obchod s domácími zvířaty může potřebovat koupit několik druhů krmiv pro psy od dodavatele a objednat mnoho pytlů každého druhu jídla. Zde je proces objednávky, který by majitel obchodu s domácími zvířaty použil k získání zboží, které potřebují:

1. majitel obchodu vytvoří objednávku, která přesně stanoví, co od dodavatele potřebuje.

2. pokud má dodavatel inventář k vyplnění objednávky, přijme objednávku, splní ji a dodá položky v dohodnutém termínu.

3. dodavatel pak za zakoupené zboží zašle fakturu nebo prodejní fakturu.

4. kupující platí za položku a prodej je zpracován prostřednictvím POS systému prodávajícího.

kupující mohou také vytvářet speciální objednávky pro zvláště velké zásilky nebo opakované nákupy. Stálá objednávka umožňuje kupujícímu nakupovat stejné produkty mnohokrát za použití stejného čísla PO.

Všeobecná objednávka je dohoda mezi oběma stranami o více dodávkách za stanovené období za stanovenou cenu. Plošné objednávky se obvykle používají mezi společnostmi se silným vztahem a někdy přicházejí se slevami nebo jinými pobídkami.

rozdíl mezi objednávkou a fakturou

vzhledem k tomu, že objednávky a faktury jsou právně závazné dokumenty, které jsou vyměňovány mezi prodávajícími a kupujícími, není divu, že jsou často smíšené. Oba jsou také propojeny, protože objednávka se často používá k vytvoření faktury jako reference pro zakoupené zboží a jeho ceny. Každý dokument se však používá v jiném bodě procesu nákupu a často jej používají i různí lidé.

zde je několik rozdílů mezi objednávkami a fakturami:

objednávka

• vytvořil kupující

• vytvořeno před nákupem

• stanoví potřebné zboží

• zahrnuje navrhované platební údaje

faktura

• vytvořil prodejce

• vytvořeno po zakoupení

• potvrzuje dodané zboží

• vyžaduje platbu k určitému datu

kdy použít objednávku vs. faktura

objednávka je použita kupujícím k zadání objednávky a je vystavena před dodáním.

fakturu vystavuje prodávající pomocí fakturačního softwaru po doručení objednávky. Definuje částku, kterou kupující dluží za zakoupené zboží, a datum, do kterého musí kupující zaplatit.

začněte fakturovat zdarma

jak vytvořit objednávku

majitelé firem mohou najít online software, který vám pomůže vytvořit objednávky, ale můžete také použít jednoduchý dokument Word nebo Excel, abyste místo toho vytvořili vlastní objednávkové formuláře.

zde je to, co budete muset zahrnout:

1. Datum vydání

2. potřebné produkty a množství každého produktu

3. podrobnosti o produktu včetně čísel SKU, čísla modelů a názvy značek

4. cena každého produktu za jednotku

5. datum dodání

6. číslo PO

7. obchodní informace včetně dodací a fakturační adresy, názvu společnosti a kontaktních informací

8. platební podmínky, například „zaplaceno při dodání“ nebo konkrétní možnosti data platby

co dělá Objednávka Vypadat?

objednávky také vypadají velmi podobně jako faktury-nahoře, máte kontaktní informace a podrobnosti pro každou společnost, plus číslo PO a datum. Pod těmito informacemi je obecně tabulka s produkty, množstvím, podrobnostmi a cenami v samostatných sloupcích. V dolní části objednávky umístíte celkovou částku objednávky, celkovou cenu a další objednávku nebo platební podmínky spolu s autorizovaným podpisem.

výhody používání objednávek

pro kupujícího jsou nákupní objednávky užitečné pro sledování zásob a historie nákupů. Kupující si navíc může objednat zboží předem, aniž by musel okamžitě platit. Podobně pro prodejce pomáhají nákupní objednávky sledovat zásoby, opakující se objednávky a další. Nejlepší ze všeho je, že tato dokumentace zavazuje kupujícího platit, jakmile je objednávka splněna, což dává prodávajícímu klid a právní jistotu.

užil si tento článek? Podívejte se na další tipy a návody pro vaše podnikání:

• Úvod do sociálních médií pro majitele malých podniků

• 9 Nejlepší nástroje obchodní analýzy pro sledování výkonu

• výpočet rizika samostatné výdělečné činnosti na plný úvazek