co je mzda?
mzda je proces, kterým zaměstnavatelé platí zaměstnanci za práci, kterou dokončili. Každé podnikání se zaměstnanci by mělo mít zaveden proces správy mezd. Efektivní a efektivní mzdový proces zajišťuje, že zaměstnanci jsou placeni přesně a důsledně a dává HR šanci zaměřit se na další aspekty své práce.
mzda se zdá být v jádru jednoduchá, ale stává se komplikovanou kvůli různým odpočtům, které přicházejí do hry. Zaměstnavatelé musí důkladně pochopit, jak dělat mzdy, jak zadržet daně z každé výplaty, a jak zajistit, aby daně byly placeny správné vládní agentuře. Zaměstnavatelé mohou být také odpovědní za odečtení a placení pojistného za pojištění a ukládání finančních prostředků na důchodové účty nebo na vybrané charitativní organizace.
povinnosti správy mezd mohou pro majitele malých podniků vytvořit obrovskou zátěž a nežádoucí stres a mohou být pro velké podniky ohromující. Zmeškaný termín nebo nesprávné podání daní může mít za následek pokuty nebo vězení. Aby se těmto problémům zabránilo, měl by každý malý, střední a velký podnik používat mzdový software.
Co Dělá Mzdový Software?
systém správy mezd je softwarový program určený k organizaci všech úkolů platby zaměstnanců a daňového podání. Mezi tyto úkoly patří sledování hodin, výpočet mezd, sledování docházky, srážkové daně a odpočty, tisk a doručování šeků, vyplňování přímých vkladů, placení pojistného pojišťovacím dopravcům a/nebo placení daní ze zaměstnání vládě. Tento software lze zakoupit prostřednictvím dodavatele HR software nebo součástí HR softwarového balíčku jako modul v rámci komplexního systému.
mzdový software vyžaduje, aby zaměstnavatelé zadávali informace o mzdách zaměstnanců a hodiny — ale ne moc za to. Odtud software používá informace k automatickému výpočtu a odečtení srážek. Většina mzdové software se automaticky aktualizuje vždy, když se změní daňový zákon a připomene zaměstnavatelům, kdy podat různé daňové formuláře.
Proč By Měly Malé Podniky Získat Software Pro Zpracování Mezd?
mzda je něco, co musí být provedeno přesně a pravidelně, takže má smysl, aby společnosti investovaly do systému, který tyto procesy automatizuje. Mzdový software může zmírnit chyby, zlepšit dodržování předpisů a ušetřit čas. Díky stále více snadno použitelným možnostem pomáhá mzdový software společnostem všude udržet kontrolu nad mzdovými procesy a zároveň poskytuje větší flexibilitu než u outsourcovaných mezd.
mzdový software je snadno použitelný a cenově dostupný a může zmírnit chyby v mzdovém procesu a snížit hodiny strávené výpočtem hodin zaměstnanců, mezd a srážek daní, zejména pro malé podniky. Majitelé malých podniků si mohou zakoupit cenově dostupný systém na svém místním počítači nebo prostřednictvím cloudové služby pomocí modelu pay-as-you-go. Mohou také udržet větší kontrolu nad mzdového procesu s tímto softwarem, který jim umožňuje sestavovat zprávy svým vlastním tempem a provádět změny rychle v případě potřeby.
jak dělat mzdy
když se personální oddělení rozhodnou provádět mzdy ručně, spotřebuje to hodně času. I když je to nákladově efektivní, vyžaduje, aby se zaměstnanci naučili mzdové a daňové zákony a ponechává mnoho prostoru pro chyby. Pro tuto práci je také dlouhá křivka učení.
pokud provádíte mzdy ručně, zaměstnanci HR stráví značný čas sledováním informací o mzdové sazbě a zadržováním informací, údajů o zaměstnancích a dalších. Jakmile získají tato data, mohou vypočítat mzdy vynásobením časových karet zaměstnanců mzdovou sazbou, včetně všech přesčasů nebo získaných tipů. Nakonec odečtou srážky daní a rozdělí šeky a přímé vklady zaměstnancům.
se softwarem pro správu mezd vaše společnost stále zpracovává své vlastní mzdové procesy, ale časově náročné aspekty jsou automatizované. Mzdový software je o něco nákladnější než ruční mzda, ale vynaložené peníze budou stát za snížené riziko chyb a čas ušetřený v pracovních hodinách.
vše, co musíte udělat, je zakoupit mzdový software podle vašeho výběru, zadat informace o podnikání a zaměstnancích, umožnit zaměstnancům sledovat svůj čas pomocí online softwaru a umožnit systému automaticky spouštět mzdy a distribuovat své mzdy.
jak vybrat software pro správu mezd pro vaše obchodní potřeby
výběr mzdového systému, který nejlépe vyhovuje vašemu podnikání, je nezbytný a při rozhodování je třeba mít na paměti několik faktorů.
- rozpočet vaší společnosti: Nejprve analyzujte velikost svého podnikání a rozhodněte se, kolik jste ochotni utratit za zpracování mezd. Znalost vašeho rozpočtu a klasifikace velikosti vašeho podnikání zúží seznam dodavatelů mzdového softwaru. Malé společnosti, které neočekávají rychlý růst, mohou chtít investovat do levnějšího mzdového softwaru, který provádí základní mzdové funkce.
- reputace a schopnosti dodavatele: dále porovnejte nabídky životaschopných dodavatelů a přečtěte si recenze od některých jejich současných zákazníků. Velké nebo rychle rostoucí společnosti mohou chtít investovat do mzdových softwarových systémů, které jsou integrovány s dalšími aspekty plánování a řízení lidských zdrojů. Zvažte, kolik zaměstnanců může mzdové softwarové řešení zpracovat a zohlednit potenciální růst. Pokud je k dispozici, vyžádejte si ukázky a přesvědčte se sami, jak snadné je software pracovat a jak dobře se hodí k vašemu podnikání. Ujistěte se, že software je vyroben známou značkou a ne novou nebo nestabilní společností.
- bezpečnostní funkce: při výběru mzdového systému budete chtít hledat zabezpečení. Software chráněný heslem chrání vaši společnost před manipulací s informacemi a možným porušením dat. V ideálním případě by systém měl mít dobré bezpečnostní recenze a hodnocení. Zástupci dodavatelů by také měli být schopni odpovědět na jakékoli dotazy týkající se bezpečnosti.
- flexibilita a kompatibilita softwaru: dále je třeba zvážit, zda se software ukáže jako kompatibilní a flexibilní. Je důležité mít mzdový software, který funguje dobře s ostatními obchodními systémy a poroste s vaší firmou. Podívejte se na možnosti integrace a ujistěte se, že systém odpovídá jakémukoli HR nebo finančnímu softwaru, který právě používáte. Případně zvažte získání systému, který zpracovává mzdy a další funkce, které chcete automatizovat.
- přehled a viditelnost historie: nakonec budete chtít systém zpracování mezd, který vám umožní zachovat kontrolu a zobrazit zprávy a historické informace. Zatímco software pro zpracování mezd je méně náchylný k chybám než manuální systémy, stále existuje potenciál pro poruchy a závady. To může být užitečné, aby bylo možné zkontrolovat informace a provádět opravy ručně občas.
výhody softwaru pro zpracování mezd
investice do mzdového softwaru mohou ušetřit dolary práce, eliminovat chyby a vyhnout se problémům s dodržováním předpisů. Procesy mohou být dokončeny za zlomek času, což uvolňuje zaměstnance pro činnosti, které jsou příznivější pro generování příjmů. Mzdový software také usnadňuje společnosti přizpůsobit se a přijmout více zaměstnanců, jak roste.
přechod z outsourcingu třetích stran na mzdový software také šetří peníze, eliminuje potenciál nedorozumění ohledně mezd a minimalizuje počet zapojených dodavatelů. Pokud je mzdové řešení součástí komplexního HR softwarového systému, procesy budou zefektivněny a pro účely rozhodování může být snazší porovnávat informace.
zlepšuje soulad
výpočet firemních daní a podávání zpráv může být matoucí a chybějící lhůty pro tuto práci mohou získat statné pokuty a sankce. Mzdové softwarové programy poskytují informace a připomenutí o potřebách dodržování předpisů. Software je pravidelně aktualizován, takže společnosti mají vždy nejaktuálnější informace o změnách daňových zákonů a dalších předpisů. Nějaký software lze nastavit tak, aby automaticky generoval zprávy a daně ze souborů, takže manažeři a zaměstnavatelé musí před dokončením jednoduše předložit souhlas.
vypočítá odpočty a čistý příjem
po stanovení hrubého příjmu zaměstnance mzdový software automaticky vypočítá odpočty, jako jsou daně, pojištění a důchodové spoření. Částky odpočtu jsou automaticky odečteny a šek je vylosován nebo přímo uložen na určený bankovní účet. Některá mzdová softwarová řešení mohou být také nakonfigurována tak, aby automaticky přidávala náhradu za ujeté kilometry, cestovní výdaje a další výdaje zaměstnanců.
připravuje daňové formuláře
mzdový software zmírňuje část stresu v době zdanění tím, že automaticky generuje všechny daňové formuláře, které zaměstnanci, dodavatelé a společnosti potřebují. Běžné daňové formuláře, které lze generovat a tisknout nebo odesílat stisknutím tlačítka, zahrnují W2s, W3s, 1099-MISCs a 1099s.
výpočet a podání daní je v nejlepším případě složité. Když podnikáte a máte zaměstnance ve více státech, vše s různými daňovými sazbami, může se rychle proměnit v noční můru HR. Použití HRIS může pomoci vašemu HR oddělení zůstat na vrcholu rozdílů a změn daňových sazeb, které se mohou lišit podle PSČ nebo státu.
vede záznamy bez námahy
Vedení záznamů pomocí ručního systému může být obtížné a vyžaduje spoustu místa pro soubory a papírování. Vedení záznamů pomocí mzdového softwaru je snadné a ukládá soubory elektronicky. Staré soubory lze také přistupovat nebo mazat stisknutím tlačítka, takže zůstat organizovaný je jednoduchý.
umožňuje samoobsluhu zaměstnanců
i když to není obecně nutné pro menší společnosti, možnosti samoobsluhy zaměstnanců mohou usnadnit život manažerům lidských zdrojů ve větších společnostech. Samoobsluha poskytuje zaměstnancům přístup k osobním údajům týkajícím se historie mezd, odpočtů, odpracovaných hodin, výhod a žádostí o volno. Mohou automaticky požádat o změny a zkontrolovat informace místo toho, aby museli kontaktovat oddělení lidských zdrojů.
se sídlem v cloudu
cloudový software všeho druhu je stále běžnější a mzdový software není výjimkou. Zaměstnavatelé vidí výhody z toho, že mají přístup k informacím ze vzdálených míst a platí za „software-as-a-service“ měsíčně podle svých potřeb, místo aby přišli s velkou částkou za kompletní interní řešení.
Cloud software se aktualizuje automaticky, když se změní zákony o daních a dodržování předpisů, zatímco on-premise software bude muset být ručně aktualizován. To šetří čas na výzkum a technické aktualizace a zajišťuje, že manažeři a zaměstnavatelé mají přístup k potřebným informacím.
eliminuje chyby mezd
zpracování mezd je další důležitou funkcí personálního oddělení — a je to nevděčná práce. Nikdo si nevšimne mezd, pokud není něco špatně, a pak je stresující a časově náročné řešit případné chyby, které vzniknou. I bez chyb může interní mzda zabrat spoustu času a úsilí HR. Použití HRIS může uvolnit čas a zmírnit stres automatizací procesu.
upozornění zaměstnanců na nesrovnalosti
HRIS upozorní personalisty, pokud se vyskytnou nějaké nesrovnalosti. Pokud někdo zadá nesprávnou částku dolaru nebo počet hodin nebo pokud se něco liší od předchozích výplat, systém může odeslat upozornění. Tímto způsobem lze okamžitě zachytit a opravit jakékoli chyby.
zajišťuje včasné platby
upozornění HRIS nejsou jen pro chyby a nesrovnalosti. Placení zaměstnanců včas je pro vaše podnikání zásadní. HRIS může posílat upomínky, když je čas na výplatní listinu. Může také zefektivnit a automatizovat proces přímého vkladu, díky čemuž je včasná mzda ještě snazší.
zabraňuje nesprávné klasifikaci
v organizacích s mnoha zaměstnanci je snadné, aby došlo k nesprávné klasifikaci. Dodavatelé mohou být zadáni do systému jako zaměstnanci a naopak. Zaměstnanci mohou být najati a zadáni do systému, ale nezobrazí se první den. Tito zaměstnanci duchů, pokud nebyli chyceni, mohli čerpat výplatu, aniž by pracovali den. Použití HRIS může pomoci zachytit a odstranit chyby a nesprávné klasifikace, jako jsou tyto.