Toto je první blog v naší sérii, který vysvětluje, jak využít služby a správu změn pro dodržování předpisů zachycením všech informací nezbytných pro zpracování schválení změn a vytvoření auditovatelných záznamů. V tomto článku vysvětlujeme, proč je dodržování obchodních procesů klíčovou součástí nadace pro budování úspěšné organizace. Náš druhý článek vysvětluje, jak dodržování předpisů napříč průmyslovými odvětvími poskytuje důležitým vodítkem pro organizace, které se snaží dosáhnout svých obchodních cílů. V našem třetím a posledním článku (zveřejnění 29. června 2021) vysvětlujeme, jak se audit dodržování předpisů používá nejen k vyhodnocení, zda vaše společnost dodržuje vnější předpisy, ale také k určení, zda dodržuje své vlastní interní postupy a zásady.
pokud nemáte systém správy služeb a změn, který zvládne pracovní postupy dodržování předpisů, měli byste před rozhodnutím o koupi zvážit řadu faktorů. Nápověda Net Security hovořila s několika odborníky v oboru, aby získali přehled o tomto tématu, a Senior viceprezident společnosti SunView Software, Michael W. Hechler, zvážil několik cenných doporučení. Existuje mnoho dodavatelů, kteří nabízejí řešení, která zvládnou dodržování obchodních procesů. Je důležité si uvědomit, že budujete dlouhodobé partnerství, takže se musíte cítit pohodlně s produktem kromě nalezení společnosti, které můžete důvěřovat. „Při výběru řešení ITSM, „podle Michaela W. Hechlera, Senior VP, SunView Software,“ měli byste vždy začít se svými aktuálními obchodními požadavky.“Chcete-li si přečíst celý rozhovor, navštivte Jak mohu vybrat řešení ITSM pro své podnikání?
co je to obchodní proces?
stejně jako „compliance“ může znamenat mnoho věcí pro různé lidi, obchodní procesy potřebují jasnou definici a porozumění. Pro účely tohoto článku je obchodní proces řadou kroků prováděných skupinou zúčastněných stran k dosažení konkrétního cíle. Každý krok v obchodním procesu označuje úkol, který je přiřazen účastníkovi. Každý úkol je základním stavebním kamenem pro několik souvisejících nápadů, jako je řízení obchodních procesů, automatizace procesů a další. Organizace všech velikostí těží z jasně definovaných procesů, ale výhody dobrých obchodních procesů jsou nejvíce patrné v škálovatelných organizacích. Procesy tvoří základ většiny podniků a pomáhají zefektivnit jednotlivé činnosti a zajistit, aby zdroje byly využívány s optimální efektivitou.
úspěšné podniky zaměřují své činnosti na dosažení jasně definovaných a měřitelných cílů. K dosažení těchto cílů jsou zavedeny procesy a postupy, aby bylo zajištěno, že kvalitní produkty a služby jsou k dispozici včas a splňují očekávání zákazníků. Dobře navržené plány procesů mohou vašemu podnikání pomoci:
- vyvinout kvalitní produkty a služby
- produkovat konzistentní a efektivní výsledky
- zkrátit dobu uvedení na trh
- splnit potřeby zákazníků a zlepšit spokojenost
- zůstat v souladu s regulačními požadavky
proč lidé odolávají novým procesům?
už jste se někdy cítili naprosto přesvědčeni, že jste vytvořili „dokonalý“ obchodní proces-jen abyste byli zklamáni výsledky? Použili jste nejnovější technologii k automatizaci pracovních postupů a vyvinuli jste objemy dokumentace, abyste podrobně popsali každý krok. Co se stalo, když jste se pokusili tento proces implementovat? Fungovalo to? Možná lepší otázkou je, že všichni ve vašem oddělení nebo vaší organizaci postupovali podle toho, jak jste zamýšleli, aby byl dodržován? Pokud je vaše odpověď na druhou otázku „ne“, pak příslušné zúčastněné strany nesplnily požadavky vašeho obchodního procesu—z jakéhokoli z různých důvodů.
nedodržení může být pro manažery zklamáním a frustrujícím, zejména pokud bylo na projekt speciálně určený k implementaci nových postupů hozeno hodně času a peněz. Zde jsou některé z důvodů, proč můžete získat zpět svůj nový proces:
- stvoření zvyku-lidé jsou stvoření zvyku a obecně nemají rádi změnu. Pokud vaši zaměstnanci dělají svou práci určitým způsobem po dlouhou dobu, pravděpodobně se zabalili do mnoha vrstev pracovních návyků, které je obtížné zlomit.
- pochybuji o novém procesu-pokud vaši zaměstnanci již věří, že dělají dobrou práci, mohou se divit, proč chcete, aby se změnili. Zpomalí je váš nový postup? Je cílem vašeho procesu eliminovat pracovní místa nebo nahradit určité pracovníky?
- strach z větší odpovědnosti-zaměstnanci mohou mít pocit, že nemají čas a / nebo dovednosti potřebné k převzetí více odpovědností.
- nepochopení nového procesu-vaši zaměstnanci nemusí pochopit, jaká bude jejich role ve vašem novém procesu. Může být nutné implementovat složité procesy pomocí malých přírůstkových změn, aby bylo možné získat přijetí.
- nevidí Dopad na zákazníky-zaměstnanci, kteří nekomunikují se zákazníky, nemusí pochopit, jak váš nový proces ovlivní produkty, služby a spokojenost zákazníků vaší společnosti.
- nový proces je neefektivní—to může být pro vás těžké přijmout, ale zaměstnanci by mohli váš nový proces „obejít“, protože je přerušený. Důležité kroky mohou chybět, nebo možná nebudete mít správné lidi přiřazené ke správným úkolům.
- nedostatek podpory řízení-zaměstnanci se mohou cítit opuštěni, pokud vrcholový management plně nepodporuje váš nový proces nebo pokud vedení není ochotno čekat dostatečně dlouho, než se výhody projeví.
- konflikty s jinými úkoly-zaměstnanci se možná budou muset odchýlit od nového procesu, aby mohli splnit speciální požadavky, nebo mohou být zdroje staženy z vašeho procesu, aby mohli pracovat na jiných úkolech.
i když existuje mnoho důvodů, proč se zaměstnanci mohou zdráhat přijmout nový proces, zavedení správného systému řízení změn je prvním krokem při vedení vaší organizace, aby řádně připravila, vybavila a podpořila své zaměstnance, aby úspěšně přijali změnu a dosáhli pozitivních výsledků.
Jak Můžete Zlepšit Dodržování Procesů?
moderní organizace vyžadují řešení řízení změn optimalizované pro podporu dramatického nárůstu a složitosti změn. Díky pokročilé automatizaci a pracovním postupům byl ChangeGear navržen tak, aby zefektivnil celé procesy řízení změn a dodržování předpisů, které organizacím umožňují splnit požadavky na audit a dodržování předpisů.
klíčovým prvkem úspěšného řízení změn je pochopení, že žádná změna se nikdy nestane izolovaně. Tak či onak, změna ovlivňuje celou vaši organizaci a všechny lidi v ní. S dobrým systémem řízení změn, můžete povzbudit každého, aby se přizpůsobil a přijal váš nový způsob práce. Úspěšné řízení změn se opírá o pět klíčových kroků:
Krok 1-Pochopte změnu
Chcete-li úspěšně propagovat výhody vaší změny, musíte tyto výhody pochopit sami. Zeptejte se sami sebe, proč si myslíte, že tento proces je třeba změnit. Jaké jsou vaše cíle? Jak bude vaše společnost těžit ze změny? Jak vaše změna pozitivně ovlivní zaměstnance? Jak to ovlivní způsob, jakým lidé pracují a vnímají svou práci? Co budou lidé muset udělat, aby úspěšně dokončili změnu? Může být také důležité přemýšlet o tom, co se stane, pokud vaše změna nebude implementována. Pro změnu do práce musí existovat dostatečná nespokojenost se starým způsobem dělat věci. Lidé však také potřebují mít jistotu, že nový přístup bude lepší než ten starý a že existuje jasná cesta pro migraci.
Krok 2-Naplánujte změnu
efektivní změna se nestane jen náhodou—musí být navržena tak, aby vyhovovala vaší organizaci. Způsob, jakým je změna řízena, se v jednotlivých organizacích liší. Některé společnosti mají velmi rigidní metodiky změn, zatímco jiné jsou ve svém přístupu otevřenější a flexibilnější. Manažeři musí pochopit důvody svého současného prostředí, než se pokusí provést jakékoli významné změny.
musíte zvážit sponzorství, zapojení, buy-in a dopad týkající se změny. Studie ukázaly, že obrovským faktorem přispívajícím k úspěšnému projektu řízení změn je to, jak viditelný je sponzor mezi ostatními zúčastněnými stranami. Musíte se ujistit, že sponzor je efektivní a je aktivně zapojen do celého procesu.
nedostatečné plánování a zanedbání dopadu změny na zaměstnance může vést ke ztrátě produktivity, uvolnění zaměstnanců, vysokému obratu a odporu. Tyto negativní důsledky a rizika mají také finanční důsledky. Může trvat déle, než zaměstnanci začnou používat váš nový systém, déle zvládnout kroky v procesu, stejně jako déle, než vaše společnost uvidí dobrou návratnost investic (ROI).
Krok 3-využijte okna údržby, období výpadku a změňte okna
okno údržby je naplánovaný časový rámec, během kterého mohou být změněna aktiva nebo služby (konfigurační položka (CI) pro organizace kompatibilní s ITIL). Protože změny mohou zahrnovat prostoje, lze tato okna použít k minimalizaci narušení kritických obchodních procesů. Obecně by se plánované změny měly objevit uvnitř okna údržby.
období výpadku je plánovaný časový rámec, během kterého může být snížena podpora, jako je dovolená, firemní akce, smluvní závazek s klientem nebo kritická obchodní doba, jako je fiskální konec roku. Plánované změny by neměly nastat během dohodnutých období výpadku. Období výpadku určují časy, během kterých by neměla být naplánována normální změna, ale nebrání tomu, aby došlo ke změně. Obvykle existují výjimky pro mimořádné události, ale ty by měly být vzácné a před implementací vyžadují schválení výkonné úrovně.
okno změny obvykle označuje, že konkrétní aktiva nebo služby mohou být přerušeny pro činnost související se změnou. Každou středu od 2: 00 am-4: 00 am ET) po dohodě se spotřebiteli služby a souvisejícími zákazníky nebo odděleními. Změna systému windows vám pomůže naplánovat změny, abyste minimalizovali dopad na kritické obchodní procesy.
Krok 4-sdělte změnu
komunikujte brzy a často během celého procesu změny. Ujistěte se, že zaměstnanci nebo zákazníci plně chápou, jaký bude dopad, jak dlouho a jaká může být jejich role po dokončení implementace. Komunikace může být součástí řízení změn. Změna, kterou chcete implementovat, musí být jasná a relevantní, aby lidé pochopili, co chcete, aby dělali a proč to musí udělat. Pokud se zaměstnancům řekne, co je to změna, aniž by slyšeli, proč se to dělá,budou mít sklon vzdorovat a nedělat nic.
Krok 5-implementujte změnu
manažeři hrají důležitou roli při implementaci procesu změny. Aby byli manažeři efektivní, musí pochopit změnu a její dopad na jejich tým. Se správnou úrovní zapojení, manažeři se stávají rozšířeními týmu změn, pomoc s přijetím, pochopení dopadu, a vyvolání potenciálních obav, které pomohou zlepšit pravděpodobnost úspěchu. Manažeři by navíc měli usnadnit zpětnou vazbu mezi projektovým týmem a zaměstnanci v celé organizaci. S vědomím, že jednotliví zaměstnanci nebo úzce spjaté skupiny zaměstnanců zvládají změny různými způsoby, by je manažeři měli trénovat procesem změn a posílit hodnotu změn poté, co byly provedeny.
existuje mnoho různých strategií, které můžete použít k uvedení změny do pohybu. Pokud chcete vytvořit pocit naléhavosti, abyste si vybudovali dynamiku a povzbudili lidi, aby se dostali za váš nápad, musíte mít na paměti určité věci:
- Zajistěte, aby každý, kdo se na změně podílí, pochopil, co se musí stát a co to pro ně znamená.
- dohodněte se na kritériích úspěchu pro vaši změnu a ujistěte se, že jsou pravidelně měřena a hlášena.
- Identifikujte klíčové zúčastněné strany, které se budou podílet na vaší změně, a definujte jejich úroveň zapojení.
- identifikujte všechny potřeby školení, které musí být provedeny před, během a po provedení změny.
- jmenujte „agenty změny“, kteří jsou připraveni, ochotni a schopni pomoci zavést váš nový proces a působit jako vzor pro ostatní, kteří budou následovat.
- najděte způsoby, jak změnit návyky lidí, aby se nový proces stal novou normou.
- ujistěte se, že každý je podporován v průběhu procesu změny.
příští týden vysvětlíme, jak dodržování předpisů napříč průmyslovými odvětvími poskytuje organizacím důležité pokyny, když se snaží dosáhnout svých obchodních cílů.