můžete si myslet, že všechny kartotéky jsou stejné, ale to prostě není pravda. Nepředpokládejte jednoduše, že úložný systém, který máte, nelze vylepšit. Máte možnosti zvážit. Pohyblivé regály, barevně označené otevřené regály a dokonce i čárové kódování se staly běžnými v mnoha kancelářích, které zpracovávají velké množství záznamů. Stará standardní kartotéka s vertikálními zásuvkami se poprvé začala používat na konci 19. století a mnoho manažerů záznamů považuje tyto skříně za funkčně zastaralé pro většinu moderních kancelářských aplikací. „je nejnákladnější ze všech evidenčních zařízení, protože vyžaduje více podlahové plochy a více fyzického času a úsilí pro přístup ke složkám. Rovněž neposkytuje plný přínos vizuálních vyhledávacích pomůcek, jako je speciální označování a barevné kódování.“Pokud víte, že váš registrační systém je neefektivní, zvažte kontrolu do modernějšího vybavení. I když to bude stát peníze zpočátku, může ušetřit peníze v dlouhodobém horizontu tím, že šetří podlahovou plochu ve vaší kanceláři, čímž se odkládá potřeba rozšíření nebo přemístění, a snížením času zaměstnanců, který je zbytečný na neefektivní evidenční systém s těžkopádnými úložnými jednotkami.
the Daily Management of Records and Information A Guide for Local Governments, vydané Národní asociací správců vládních archivů a záznamů, p. 8.