provádí váš tým pravidelné personální audity? Neefektivní HR procesy, systémy a politiky mohou poškodit vaše podnikání. Pokud tyto faktory nejsou neustále sledovány, podnik se může ocitnout na špatné straně zákonů o zaměstnanosti. Jako, čelí tvrdým trestům za to, že nemají bezpečnostní program pro zaměstnance. Provádění personálního auditu pomáhá zajistit, že nastavujete své zaměstnance a vaše podnikání na dlouhodobý úspěch a dodržování předpisů.
možná je to tak dlouho, co jste se účastnili auditu lidských zdrojů, že jste zapomněli, jak prospěšné to může být pro vaši organizaci. Zvláště když jsme za rohem v postpandemickém světě, spousta věcí se může rychle změnit v podnikání s jeho lidmi. To vyžaduje rychlý krok zpět a vyhodnocení, kam organizace směřuje, pokud jde o řízení lidského kapitálu.
co je personální audit?
audit lidských zdrojů přezkoumává procesy a zásady lidských zdrojů, aby identifikoval oblasti, které mohou potřebovat zlepšení a které oblasti fungují dobře. Organizace mohou pomocí auditu lidských zdrojů zajistit dodržování předpisů a sladit HR programy s obchodními cíli. Ujišťují se, že tyto procesy skutečně přispívají k výkonu organizace.
audit lidských zdrojů je podobný internímu procesnímu auditu. Jednoduše řečeno, je to jako dát vašemu oddělení lidských zdrojů vysvědčení o tom, jak efektivní je. Provedení auditu vašeho personálního oddělení také zachycuje oblasti nedodržování předpisů, aby se snížilo riziko pro podnikání.
audit lidských zdrojů je v zásadě příležitostí k zpřísnění procesů tak, aby aspekty, jako je nábor, udržení, onboarding, školení, plat a kompenzace, mzda a řízení výkonu, dostaly pozornost, kterou potřebují.
může se to zdát jako hodně práce. Koneckonců, nemáte už hodně na talíři, když se snažíte zaměstnat a udržet zaměstnance a pak se ujistit, že vystupují? Neustálé zlepšování vašich personálních procesů vám však pomáhá zajistit nejen to, že jsou v souladu se zákony a předpisy, ale také to, že pomáhají vaší pracovní síle a vaší organizaci stát se úspěšnější.
související (zdarma) zdroj dopředu! Pokračovat ve čtení níže ↓
51 HR Metrics cheat sheet
data-driven HR začíná implementací příslušných HR metrik. Stáhněte si zdarma cheat sheet s metrikami 51 HR
na základě obrazu z Dutch Modern Academy.
proč provádět audit lidských zdrojů?
cíle personálního auditu jsou rozmanité. I když to není povinné, každá oblast HR, která je přezkoumána, těží z tohoto úsilí. Podle Marka s. Floyda, partnera Clevelandské advokátní kanceláře Walter and Haverfield, “ audity zkoumají účinnost současných politik, postupů a systémů oddělení lidských zdrojů, které se týkají nejnovějších změn a vývoje pracovního a pracovního práva.“Navíc dodává: „vedoucí vedení se silně spoléhá na oddělení, aby zajistilo, že celková obchodní strategie společnosti bude v souladu s mnoha složitými zákony a předpisy, kterými se řídí pracovní prostředí.“
ještě nejste přesvědčeni? Zde je několik důvodů, proč by audity lidských zdrojů měly být ve vaší organizaci prioritou:
- zlepšuje procesy a politiky, které mají dopad na zaměstnance. Personální audit je příležitostí ke zlepšení oblastí vašich procesů a politik, které mají největší dopad na zaměstnance. To umožňuje pracovníkům, pomáhá je udržet a nakonec vytváří silnější společnost.
- zajišťuje dodržování předpisů společnosti. Nikdy nepovažujte za samozřejmé, že vaše zásady jsou v souladu se všemi zákony. Neustále se objevují nové zákony o zaměstnanosti a změny zákonů. Chcete-li získat a zůstat v souladu a vyhnout se nežádoucím soudním sporům, musíte být před hrou s audity dodržování lidských zdrojů, které identifikují potenciální rizikové oblasti.
- dělá HR data smysluplná a strategická. Využijte všechna tato HR data tím, že je propojíte s realitou vašich zásad a postupů v oblasti lidských zdrojů.
- pomáhá předcházet nepříznivým dopadům na pracovní postupy. Problémy s nesourodým dopadem na kandidáty v náboru, a na kandidáty v oblasti platu a náhrad, plánování nástupnictví, a obecně, během životního cyklu zaměstnance, provedením auditů.
- vytváří spravedlivé a spravedlivé odškodnění. Během vašich finančních auditů a analýz kompenzací může být také dobrým postupem prověřit, jak spravedlivé a konkurenceschopné jsou vaše platové a kompenzační balíčky. To může podpořit náborové a retenční úsilí a také se vyhnout stížnostem.
- identifikuje neefektivitu systémů a postupů. Přinejmenším audity lidských zdrojů mohou pomoci odhalit jakékoli postupy nebo systémy, které nejsou efektivní. Nadbytečné úkoly nebo procesy, které jsou příliš zdlouhavé, mohou způsobit chyby.
kdy byste měli provést audit lidských zdrojů?
nečekejte, až se objeví problémy, než provedete audit lidských zdrojů. Proaktivní přístup je vždy lepší než reaktivní. Lauren Brown, aPHR, přispěvatel do blogu Bernard Health, sdílí: „nejlepší roční období pro provedení auditu bude záviset na potřebách a harmonogramu organizace. Pomalejší roční období může být produktivnější než rušná sezóna organizace. Stejně tak konec nebo začátek roku může pomoci organizaci srovnávací zlepšení meziročně.“
Certificate Programnaučte se přeměnit HR data na vizuálně intuitivní dashboardy
, které ovlivňují klíčové rozhodování ve vaší organizaci.
Vyberte si roční období, které je pro vaši organizaci a pracovní zátěž nejvhodnější.
typy HR auditu
existuje několik typů HR auditu, které můžete provést, každý se zaměřuje na konkrétní oblast lidského kapitálu organizace. Můžete se rozhodnout spustit audit vytvořením výboru Interních personalistů (kontrola oblasti, kterou obvykle nezpracovávají), nebo se můžete rozhodnout využít službu HR auditu třetí strany.
zde jsou různé typy personálního auditu, které budete chtít provést:
| audit záznamů | |
| I-9 audit | Audit zaměřený na zajištění trvalého dodržování ustanovení o sankcích zaměstnavatelů zákona o přistěhovalectví a státní příslušnosti (INA). |
| zaměstnanecké soubory | jsou vaše zaměstnanecké soubory v uzamčeném a bezpečném místě a digitální personální soubory šifrované a bezpečné? |
| mzdové záznamy | vedete podrobné mzdové záznamy a kdo k nim má přístup? |
| uchovávání záznamů | jak dlouho uchováváte záznamy zaměstnanců a dodržujete pravidla pro uchovávání záznamů? |
| audit HR funkcí | |
| nábor a nábor | vedete záznamy o náborovém úsilí, od reklam po rozhovory a náborové postupy? Splňujete požadavky kladné akce? |
| onboarding practices | jak jsou na palubě noví zaměstnanci. Jakou strukturu má váš onboarding program? Dostáváte zpětnou vazbu od svých nových zaměstnanců? |
| kompenzace a plat | ujistěte se, že vaše kompenzace a plat jsou konkurenceschopné, a zajistěte, aby různé skupiny zaměstnanců byly vypláceny stejné mzdy za ekvivalentní pracovní místa. Určete také, zda správně klasifikujete zaměstnance jako placené / hodinové, zaměstnance na plný úvazek, pracovníky na částečný úvazek nebo nezávislé dodavatele. |
| výkon a školení | jak provádíte hodnocení výkonu a jaký druh podpory školení je nabízen? |
| audit dodržování právních předpisů | |
| EEOC | dodržujete pokyny EEOC? Existují nějaké potenciální porušení? |
| zákon o spravedlivých pracovních normách (FLSA) | dodržujete zákony o minimální mzdě FLSA? |
| zákon o rodinné a lékařské dovolené (FMLA) | jaký je váš proces kontroly, schvalování a sledování požadovaných listů FMLA? |
| Američané se zdravotním postižením Act (ADA) | nabízíte příležitosti pracovníkům se zdravotním postižením v souladu s ADA? |
| výhody | nabízíte v případě potřeby přístup k cenově dostupným balíčkům zdravotních výhod? Jak zvládáte kobru? |
| audit politik | |
| progresivní disciplína | je váš disciplinární postup jasný,konzistentní a písemný? |
| politika ukončení | je vaše politika ukončení v souladu se státními zákony o zaměstnanosti? |
| politika PTO | nabízíte placené volno všem svým způsobilým pracovníkům? |
| bezpečnostní audit | |
| nebezpečí OSHA | udržujete protokol OSHA? Podnikáte kroky k udržení bezpečného pracoviště, včetně školení? |
| MSDS | je vaše pracoviště vybaveno knihou MSDS a vědí zaměstnanci, kde ji najdou? |
| OOP | poskytujete odpovídající osobní ochranné prostředky, včetně uniforem podle potřeby? |
7 Kroky pro efektivní proces auditu lidských zdrojů
zajímá Vás, jak provést audit lidských zdrojů? Zde je praktický kontrolní seznam HR auditu, který vám pomůže začít:
jak jste ve tvaru písmene T?
nejúspěšnější personalisté v dnešním digitálním podnikatelském prostředí mají profil kompetencí ve tvaru T. Vezměte si zdarma posouzení nyní!
zahájení hodnocení
Krok 1: Určete, co chcete provést audit.
jak jsme již zmínili výše, existuje mnoho různých typů auditů lidských zdrojů, na které se můžete zaměřit. Za tímto účelem však budete chtít jasně určit cíle auditu pro vaši organizaci. Nesnažte se dělat všechno najednou. Nastavte časovou osu pro dokončení.
Krok 2: Získejte buy – in od managementu.
jediný způsob, jak provést trvalou změnu, která pozitivně ovlivní vaši organizaci, je zajistit, abyste dostali svůj výkonný manažerský tým na palubu. Budete potřebovat jejich podporu, zejména pokud požádáte o pronájem třetí strany k provedení auditu.
Krok 3: Určete, kdo bude audit provádět.
pokusíte se provést audit sami, nebo si najmete mimo organizaci? Rozhodněte se, kdo je zodpovědný za jaké úkoly, pokud se jedná o společné úsilí. Nastavte očekávání pro vaše hodnocení od začátku.
Krok 4: Shromážděte data.
zpočátku budete muset shromáždit všechna relevantní data, která souvisí s tím, co auditujete. Například můžete použít data z vašeho ATS, pokud auditujete své náborové procesy. Ujistěte se, že máte oprávnění k použití dat.
Krok 5: Zkontrolujte svá zjištění.
Udělejte si čas na organizaci a analýzu informací, které jste objevili. Pokuste se identifikovat případné problémy a příležitosti ke zlepšení. Můžete například zabránit budoucím zraněním zvýšením toho, jak často společnost objednává OOP pro pracovníky.
Krok 6: naplánujte a implementujte svá vylepšení.
nejprve upřednostněte nejproblematičtější oblasti, například ty, které by mohly dostat vaši organizaci do nejvíce legálních potíží. Poté si projděte seznam priorit, abyste zlepšili procesy a politiky, které jsou slabé a potřebují zlepšení.
Krok 7: Buďte transparentní ohledně změn.
zaměstnanci budou mít zájem vědět o změnách a vylepšeních, které provádíte v personálních procesech. Najděte způsoby, jak jim tyto změny sdělit, a požádejte manažery, aby aktualizovali zaměstnance.