nebudu vám lhát: tento článek bylo těžké napsat, protože je to takové suché téma. Ale přesto si myslím, že byste si měli být vědomi role předpokladů v projektech. A pochopení jejich dopadu vám pomůže vyhnout se některým běžným projektovým rizikům.
podívejme se tedy na to, jaké jsou předpoklady projektu a proč si zaslouží vaši pozornost.
jaké jsou předpoklady projektu?
předpoklady projektu jsou určité věci, které považujeme za pravdivé a které ovlivňují způsob, jakým plánujeme nebo řídíme projekt (viz definice PMI). Tyto faktory považujeme za pravdivé, abychom nám poskytli základ pro plánování. Pokud bychom si nemohli být ničím jisti, nemohli bychom předpovědět dobu trvání a náklady na náš projekt.
předpoklady se mohou týkat různých oblastí, včetně naší vlastní role a odpovědnosti, odpovědnosti našeho klienta, právních předpisů, potřeb klienta a budoucích událostí, které očekáváme.
peklo, to bylo hodně abstraktního blábolení.
pojďme si ujasnit několik praktických příkladů:
praktické příklady předpokladů projektu
nejlépe pochopíte koncept předpokladů těmito příklady:
- předpoklady o dovednostech: diskutujete o projektu výměny IT systému s potenciálním klientem. CIO klienta vám řekne, že má „velmi zkušený“ IT tým, který provedl „stovky migrací“. Souhlasíte proto s klientem, že migraci dat provede sám. Klient je rád, že může ušetřit náklady.
- předpoklady plánování: členové vašeho projektového týmu jsou také zapojeni do jiného projektu. Proto jste naplánovali klíčové aktivity (např. služební cesty) tak, aby se nesrazily s jiným projektem. Pro plánování a přidělování zdrojů předpokládáte, že druhý projekt bude následovat jeho původní plán.
- předpoklady nákladů: pro stavební projekt kupujete 5 tun cementu v květnu a stejné množství si koupíte znovu v říjnu. Předpokládáte, že cena cementu zůstane v příštích měsících stabilní.
- předpoklady o právním prostředí: aby byl váš klient atraktivní nabídkou, plánujete najmout zahraniční dočasné pracovníky z Indie, aby pracovali v kanceláři klienta na pár měsíců. Podle současných pracovních a imigračních zákonů je to možné. Předpokládáte, že právní pravidla zůstanou v průběhu tohoto 24měsíčního projektu stejná, což se odráží ve vašem projektovém plánu a rozpočtu, které jsou založeny na nižších mzdových nákladech.
proč předpoklady projektu tikají časované bomby
při procházení příkladů jste si pravděpodobně všimli problému s předpoklady: pokud se ukáže, že jsou špatné nebo pokud se změní prostředí, může se váš projekt dostat do vážných potíží.
Vezměte si výše uvedený příklad najímání zahraničních pracovníků:
- předpokládali jste, že práci budou vykonávat (levnější) externí pracovníci. Proto jsou vaše odhady nákladů mnohem nižší než ve scénáři zahrnujícím domácí pracovníky. Pokud se vláda nyní rozhodne zakázat zahraniční dočasné pracovníky, máte velký problém.
- budete muset dodat klientovi, ale budete muset použít (dražší) domácí personál, který činí 3-5x více než pracovníci z Indie. Na konci, budete dělat ztrátu na projektu. Pokud jste velká společnost, moc vám to neublíží. Ale pokud jste malý dodavatel, i jeden takový projekt může ukončit vaše podnikání.
explodující náklady jsou jen jedním z důsledků zakládání práce na neplatných předpokladech. V ostatních případech může rozsah projektu explodovat (tomu se říká scope creep) nebo může dojít k vážnému zpoždění.
Přečtěte si mé tipy, jak se můžete vyhnout zpoždění projektu
Spot předpoklady před tím, než způsobí potíže
stánek s jídlem z tohoto článku: buďte si vědomi předpokladů a problémů, které mohou způsobit v projektech. Vždy zpochybňujte předpoklady ostatních a buďte si vědomi předpokladů, které si sami vytvoříte (to je ještě těžší). Když si lidé dělají předpoklady, vyžaduje to nějakou dovednost a praxi, ale žádat o důkaz pro nápad nebo prohlášení je vždy dobrým výchozím bodem k odhalení potenciálních předpokladů.
nakonec vás chci upozornit na jednu techniku, která je užitečná pro identifikaci předpokladů. Jedná se o vytvoření seznamu předpokladů společně s vaším projektovým týmem-v podstatě brainstormingovou relaci se zúčastněnými lidmi.