jak naplánovat akademickou konferenci

nastavte datum

doporučujeme zvolit datum, které spadá do termínu-čas-to lze vždy prodloužit později – Nezapomeňte zkontrolovat, zda se ve stejném roce budou konat podobné konference, abyste se vyhnuli překrývání.

vyberte téma

pokud uvažujete o organizaci akademické konference, pravděpodobně jste již měli na mysli opravdu dobrý předmět. Ale pokud jste tak neučinili, zkuste si vybrat ten, který dává nový směr populárnímu tématu, abyste si byli jistější, že přilákáte řečníky, delegáty a účastníky. Příliš úzká a málo lidí bude chtít přijít, příliš široká a vaše konference nebude dostatečně zaměřena.

Získejte pomoc od své instituce

pokud jste postgraduální nebo zaměstnanec, ujistěte se, že dáte univerzitě vědět, co děláte! Promluvte si s administrativním personálem ve vašem oddělení a týmem událostí univerzity, pokud existuje. Jsou povinni mít spoustu rad a s největší pravděpodobností vám budou ochotni pomoci s organizací věcí.

získejte odbornou pomoc

pokud nejste spojeni s konkrétní univerzitou, doporučujeme vám získat odbornou pomoc při organizaci praktické stránky věcí. Pak se můžete zaměřit na akademickou stránku věcí. Ať už je to interní specializovaný tým událostí, jako je ten, který máme v senátním domě, nebo plánovač konferencí, jejich vedení pomůže plánování konference hladce.

nastavte svůj rozpočet

• rozpočty se mohou zdát docela skličující, pokud jste s nimi dříve nezpracovali. Zde jsou některé osvědčené postupy pro správu rozpočtu na konferenci:
• víte, jak budete platit za všechno a kam půjdou zisky– budete používat svůj účet oddělení, potřebujete speciální kód?
• nikdy nehádejte náklady, vždy vypočítejte své výdaje pomocí aktuálních nabídek.
• vždy předpokládejte nejhorší scénář, pokud jde o výdaje i příjmy (Zní to pesimisticky, ale bude to pro šťastné rozpočtování.)
• vědět, za co musíte zaplatit předem a za co musíte zaplatit po konferenci.
• cílem je dosáhnout zisku, protože by to mohlo být použito k financování další události.
• Zajistěte, aby registrační poplatky a jakékoli financování pokryly vaše výdaje plus nepředvídané události.
• ujistěte se, že registrační poplatek odráží to, co je nabízeno v den (zejména pro akademické konference, které jsou více než jeden den).

jak najít financování akademických konferencí

zvláštní financování je vždy dobrá věc. Zde jsou některá místa, doporučujeme vám podívat se:

• resortní finanční orgány
• Subjektová sdružení
• granty na rozvoj postgraduálních dovedností
• vydavatelé
• Akademie vysokoškolského vzdělávání
• relevantní podniky a organizace
• obchodní společnosti
• místní firmy s připojením k vaší disciplíně

Tip: Nezapomeňte vytvořit e-mailovou adresu konference

hlavní řečníci nebo výzva k předkládání dokumentů?

pokud jde o úkol přimět lidi, aby mluvili na vaší konferenci, máte dvě hlavní možnosti. Můžete pozvat velká jména nebo lidi z vaší vlastní instituce, aby se prezentovali. Ta je skvělá volba, pokud byste chtěli ovládat program od začátku a pokud chcete navrhnout témata, která vaši řečníci pokrývají. Pozvaní řečníci však mohou být drahí a často mají velmi nabitý program. Odeslání výzvy k předkládání příspěvků je dalším způsobem, jak najít řečníky a funguje také jako marketing pro vaši konferenci. Tato možnost má samozřejmě také nevýhody, protože nemůžete kontrolovat, kdo navrhuje papír.

pokud odesíláte výzvu k předkládání příspěvků, doporučujeme vám vždy:

• použijte falešné termíny.
• zadejte typ prezentace, kterou přijímáte, a počet slov.
• uveďte, zda hledáte příspěvky pouze z určité disciplíny.
• jasně zvýrazněte své kontaktní údaje a podrobnosti o tom, jak předkládat příspěvky.

pokud jde o výběr příspěvků / reproduktorů, vždy se ujistěte, že jste:

• před odesláním odmítnutí potvrďte své přijetí.
• Vyberte si hlavního řečníka, jehož práce osloví většinu publika.
• Připomeňte delegátům čas přidělený jejich příspěvku před konferencí.

nebuďte frustrovaní, pokud někdo vypadne nebo požádá o změnu dne pro svůj papír – tyto věci se stávají – Vždy mějte seznam rezerv, aby se to přizpůsobilo.

příprava programu

vedle výběru obsahu byste měli připravovat program konference. Nepodceňujte, jak dlouho bude tento proces trvat; koneckonců je to složitý úkol!

hlavní praktické věci, které je třeba zvážit, jsou:

• formát: kolik sloty máte? Budete mít jeden řetězec reproduktorů nebo paralelní relace? Existují výhody a nevýhody obou, paralelní relace umožňují více řečníků, ale mohou být pro delegáty frustrující, pokud jim chybí klíčové relace.
• ujistěte se, že konference je v dobrém tempu, ale stále má spoustu občerstvovacích přestávek a šancí pro delegáty, aby se stýkali.
• pokud máte relace panelu, ujistěte se, že jste si s vybranými panelovými židlemi objasnili formát relace a pravidla načasování.
• kdo bude předsedat? Učinit z posledního řečníka předsedy dne konferenci je skvělý způsob, jak zajistit, aby den běžel na časování.

při plánování relací nezapomeňte vzít v úvahu cestovní ujednání a časy cesty vašich delegátů.

než dokončíte program, ujistěte se, že jej projdete z pohledu vašich účastníků. Kvalitní papíry a dobrý hlavní řečník jsou kostrou vaší konference, ale ujistěte se, že jste pro své účastníky vytvořili spoustu příležitostí k síti, vyměňovat si nápady a bavit se kolem intelektuálních věcí.

výběr místa konání akademické konference

výběr skvělého místa pro vaši konferenci je další důležitou součástí procesu plánování. Zde jsou hlavní věci, které je třeba zvážit:

• umístění: Vyberte si místo, které je snadné a pohodlné pro lidi cestovat do.
• dopravní spojení: ujistěte se, že jste vybrali místo v blízkosti spojení veřejné dopravy.
• vybavení: ujistěte se, že místo konání má aktuální av technologii a WiFi. Velkou pomocí je také interní tým technické podpory.
• Velikost: mějte na paměti, kolik lidí musíte při výběru místa ubytování ubytovat; přeplněná nebo poloprázdná místnost není ideální.
• Catering: místo s vlastním stravováním znamená přece jen o jednu věc méně.
• ubytování: pokud vaše konference trvá déle než jeden den, ujistěte se, že je v blízkosti dostatek ubytování.

další důležité věci, které je třeba zvážit …

bezpečnost-potřebujete si pro svou akci najmout nějaké zabezpečení?

ubytování

pokud bude vaše konference trvat déle než jeden den, zvažte, zda potřebujete zorganizovat ubytování pro některého z účastníků. Pokud neplatíte za ubytování, ujistěte se, že uvedete seznam doporučených hotelů a B&Bs v různých cenových kategoriích.

Catering

při organizaci jídla nezapomeňte na speciální dietní požadavky. Vždy doporučujeme vzorkování menu, aby byla zajištěna kvalita.

ceny a jízdenky

pokud jde o ceny, chcete pokrýt své náklady, ale pozor na příliš vysoké poplatky za vstupenky.

pokud plánujete prodávat vstupenky na Vaši konferenci online, zde byste měli vzít v úvahu některé klíčové úvahy při výběru online platformy pro prodej vstupenek:

ujistěte se, že je…

• snadné použití-v ideálním případě by účastníci měli mít možnost zaregistrovat a zakoupit vstupenky na stejné stránce
• přizpůsobitelné-takže si můžete vytvořit vlastní stránku pro vaši konferenci (měli byste mít také vlastní URL)
• Mobile friendly-protože lidé jsou stejně pravděpodobné, že se zaregistrují přes mobil jako na ploše

ujistěte se, že má…

• dobrá zákaznická podpora
• dobré nástroje pro podávání zpráv a sběr dat-takže můžete snadno sledovat, kolik registrací/vstupenek bylo prodáno
• více cenových možností-skvělé pro nastavení různých cenových úrovní a nabízení různých typů vstupenek

nezapomeňte, že chcete říci ano co nejrychleji a nejsnadněji, takže do registračního procesu uveďte pouze základní pole. Je dobré dát delegátům termín, do kterého se mohou z konference stáhnout a získat náhradu.

tipy na prodej vstupenek-speciální nabídky a slevy

nabídka speciálních nabídek (zejména pro skupinové rezervace) a časově citlivá sleva na rané ptáky je skvělý způsob, jak zajistit konzistentní prodej vstupenek.

jak propagovat svou akademickou konferenci

až do tohoto bodu jste tvrdě pracovali na organizaci své akademické konference; nyní se chcete ujistit, že tvrdá práce se vyplatí tím, že dostanete popáleniny na sedadlech. Je důležité začít propagovat svou konferenci brzy. Váš program nemusí být dokončen dříve, než začnete dostávat Slovo.

zprávy:

vaše zprávy by měly být jasné, přesvědčivé a prospěšné. Vždy uveďte téma, místo a čas a uveďte, pro koho je konference určena.

obrázky

obrázky vysílají silnější zprávu o vaší události, než jakákoli chytrá slova, která kdy mohla. Ujistěte se tedy, že je vybíráte opatrně!

výzva k akci

ujistěte se, že výzva k akci je zřejmá a prominentní na všech marketingových materiálech.

jak propagovat svou konferenci online

existuje spousta metod online i offline, které můžete použít k propagaci své akademické konference. Možnosti propagace spadají do tří hlavních kategorií: vlastněná média, vydělaná média a placená média. Použití směsi všech tří je nejlepší způsob, jak opravdu křičet o své události svým vrstevníkům.

vlastněná média (kanály, které přímo vlastníte nebo ovládáte)

využití všech kanálů, které vlastníte (například web, blog nebo seznam adres) k propagaci vaší konference je dobrý nápad, protože nepotřebujete povolení a je to zdarma.

Earned media

Earned media je jakákoli bezplatná propagace hostovaná na webu třetí strany. Propagace vaší akademické konference prostřednictvím vydělaných médií vám dává potenciál na trh mnohem širšímu publiku, než je váš přímý okruh vlivu.

vydělané mediální kanály, které je třeba zvážit, zahrnují:

sociální média

je důležité být autentický, poutavý a transparentní, pokud chcete získat pozornost lidí na sociálních médiích. Vyberte si Sociální web, který používá většina publika, zaměřit své úsilí na místo spuštění více sociálních stránek pro Vaši akci. To je důležité ze dvou důvodů: jeden, podporuje více interakce na jednom místě a dva, spuštění účtu sociálních médií je velmi časově náročné. Pokud jste ochotni dát čas, je to opravdu obohacující způsob, jak propagovat vaši akademickou konferenci. Naše pravidla 28 pro marketing vaší akce na Twitteru (přidat hypertextový odkaz) je skvělým místem pro začátek pro další rady.

Blogeři a ovlivňovatelé

pokud máte dobrý vztah s blogery nebo ovlivňovateli ve vašem oboru, možná vám mohou pomoci propagovat vaši akci. Nekontaktujte bloggery poprvé s jediným cílem přimět je k propagaci vaší akce. Mnohem hezčí způsob, jak budovat vztah, může být něco, jako je pozvat je zdarma.

placená média

placená média možná méně přátelská k rozpočtu, ale je to mnohem časově efektivnější způsob propagace vaší akce. Placené mediální kanály, které je třeba zvážit, zahrnují:

• PPC reklama-můžete nastavit pay-per-click textové reklamy pomocí vyhledávače hledat jako Google a Bing cílit na lidi, kteří hledají akademické konference nebo termíny týkající se vašeho oboru.
• displej-můžete také vytvářet vizuální reklamy, které se zobrazují v síti Google pro webové stránky. Můžete filtrovat druhy webů, na kterých Google zobrazuje vaše reklamy, na základě řady faktorů, abyste se ujistili, že oslovujete správné lidi.
• sponzorované příspěvky (na sociálních médiích a dalších webových stránkách)
• reklama v akademických časopisech

další propagační nástroje

nezapomeňte vytvořit plakáty pro vaši akademickou konferenci, abyste šířili slovo po vaší instituci.

získání velkých jmen k účasti

pokud chcete na konferenci přilákat špičkové učence, ujistěte se, že ji začnete propagovat v dostatečném předstihu. Je také důležité, že máte silný program, stejně jako dělat výhody účasti na akademické konferenci opravdu jasné ve všech vašich marketingu.

jak spustit akademickou konferenci

nejdůležitější rada, kterou vám můžeme dát o vedení akademické konference, je: nesnažte se dělat všechno sami. Zkuste požádat o pomoc tým událostí vaší instituce nebo zorganizujte tým dobrovolníků. Budete velmi zaneprázdněni v běhu na konferenci, takže zkuste delegovat úkoly, jako je spuštění registračního pultu a příprava konferenčních balíčků.

ujistěte se, že jste nezapomněli uspořádat:

• registrační balíčky
• jmenovky
• dostatek čaje a kávy

v den:

• příjezd brzy
• seznamte se s budovou
• zkontrolujte, zda máte dostatek židlí
• zkontrolujte, zda máte dostatek čaje a kávy.
• zkontrolujte, zda je váš software kompatibilní s místy
• Přineste zálohy pro všechny technologie (USB flash disky, náhradní zástrčky, kabely atd.)
• představte se jakémukoli internímu personálu
• sledujte čas
• Dýchejte, relaxujte a užívejte si úsilí své tvrdé práce.