Chcete-li obnovit paměť, BPR vyhodnotí aktuální procesy a identifikuje způsoby, jak je zefektivnit, což znamená méně zbytečné úsilí a více času stráveného cennou prací. BPR musí být důkladně dokončen, takže je nejlepší najmout odborníka, který za vás udělá většinu práce. Konzultant bude „stínovat“ každý obchodní proces a klást otázky zúčastněným zaměstnancům. To jim umožní:
-
poskytnout celoorganizační pohled
-
identifikujte mezery a neefektivity, např. dvojité zpracování dat, duplicitní procesy
-
identifikujte potenciální oblasti pro zefektivnění procesů nebo automatizaci
-
prozkoumejte, které procesy nejsou vyžadovány nebo nevytvářejí to, co by měly
úspěch BPR nepřichází snadno. Vyžaduje to zapojení všech, a aby se to stalo, vrcholový management musí být odhodlán, zaměstnanci se musí cítit zmocněni a musí existovat strategické řízení a konečný cíl.
zde je návod, jak provést přezkum obchodního procesu ve čtyřech krocích:
1. Identifikujte a zmapujte své současné procesy.
začněte definováním obchodního procesu „tak, jak je“. To znamená všechny oddíly v typickém obchodním procesu, jako například:
- seznam rolí
- seznam kroků
- předávací body
- výjimky
cílem je přesně pochopit, jak obchodní proces dnes funguje, zalomení a vše.
v této fázi je třeba pohovořit s lidmi zapojenými do procesu. Vyzvěte je položením otázek, například:
- proč byl tento krok učiněn?
- potřebujete k tomuto kroku nebo k tomuto rozhodnutí souhlas někoho jiného?
- existují nějaké výjimky z pravidla?
nestačí, že to jen popisují – musí vám ukázat, jak to dělají. Musíte také povzbudit tyto zaměstnance, aby vysvětlili jakékoli problémy se stávajícím procesem.
zvažte následující otázky:
- co je v tomto procesu rozbité?
- které kroky v procesu vytvářejí zátarasy?
- který krok vyžaduje nejvíce času na dokončení?
- který krok způsobuje největší zpoždění?
- existují nějaké kroky, které způsobují zvýšení nákladů/zdrojů?
- existují nějaké kroky, které způsobují snížení kvality?
pomáhá také sestavit vizuální reprezentaci obchodního procesu od začátku do konce a jeho interakce s lidmi, odděleními a softwarem. To usnadňuje analýzu a identifikaci potenciálních mezer a bodů přetížení.
2. Analyzujte je mluvením se zúčastněnými stranami (nezapomeňte na své zákazníky).
jakmile zmapujete procesy, uspořádejte sérii schůzek se zaměstnanci, abyste brainstormovali, proč problémy existují a jak je vyřešit. Mluvit se zákazníky vám také poskytne skvělý přehled o tom, kde se mýlíte.
ze zjištění vytvoříte zprávu, která by se měla skládat z mapy procesů, přičemž každý proces je vázán zpět na podrobnou diskusi, která se skládá z:
- kroky v procesu
- problémy související s krokem
- typ problému
- dopad problému
- systémové požadavky
3. Zmapujte svůj nový plán a cíle.
nyní přichází plán zlepšení-v podstatě akční plán pro zavedení požadovaných procesů.
zde je třeba nastavit realistické a měřitelné cíle, které odpovídají vašim celkovým obchodním cílům.
zahrňte klíčové akce, které je třeba podniknout, abyste se dostali tam, kde chcete být, jak jich bude dosaženo, a jakékoli finanční a zdrojové důsledky.
4. Zjistěte, jak technologie zapadá do vašeho nového plánu.
technologie je poslední částí toho všeho – BPR by měl řídit technologii, ne naopak.
to bude zcela záviset na vaší situaci, ale příklady technologií, které vytvářejí efektivnější procesy, jsou:
- řízení vztahů se zákazníky (CRM)
- systém sdílení souborů a řízení projektů, jako je Microsoft Office
, využívá výhod:
podrobný BPR sníží rizika, pomůže spravovat rozpočet a povede k úspěšné implementaci všech nových systémů.
má také bonus snížení sil ve vaší organizaci.
nezávislý a objektivní pohled samozřejmě pomáhá, takže najmutí konzultanta pro správu recenze je vaše nejlepší sázka.
obvykle se jedná o IT partnera, který má zkušenosti v této oblasti, který vám nabídne doporučení, poradí s technologií, která nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy, a pomůže vám implementovat změny.
pokud si uděláte domácí úkoly, opravdu se nemůžete pokazit!