obsah
jednoduché a efektivní formátování je mocný nástroj v panelu nástrojů vašeho spisovatele. To může pomoci transformovat zdlouhavé, nadbytečné a nudné (lapat po dechu!) obchodní dokument do stručné a vizuálně přitažlivé prezentace. Naučte se, jak to udělat správně, a sledujte, jak se vaše psací schopnosti dramaticky zlepšují.
proč je potřeba formátovat
Vaším úkolem je vzdělávat a informovat své čtenáře nebo publikum. A musíte tak učinit způsobem, který poskytuje optimální zážitek ze čtení. Proto použijte formátování, aby byl text čitelný, informativní a zajímavý (ale nikdy rušivý), aby čtenář mohl rychle a snadno strávit informace.
formátovací techniky
existuje několik základních formátovacích technik, které můžete použít univerzálně v obchodním psaní. Patří mezi ně:
- Odrážky a číselné seznamy
- infografika
- podpoložky
- písma
pojďme se trochu hlouběji zabývat tím, jak efektivně používat každý z nich.
Odrážky a čísla
buďme upřímní: lidé nečtou jako dřív. Krčí se při pohledu na dlouhé odstavce a začnou trhat jen přemýšlet o tom, že si musí přečíst 16stránkový manuál. Takže, jako autor textu, buďte laskaví ke svému čtenáři tím, že zmírníte ránu pomocí kuliček a očíslovaných seznamů.
Pare se vaše psaní jen základy pomocí odrážek nebo číslovaných seznamů. To je to, co váš čtenář chce-jasný směr, který se dostane přímo k věci. Zde je příklad toho, jak byl dlouhý odstavec upgradován na první třídu pomocí jedné věty a několika odrážek:
je snadné se připojit ke schůzce Zoom. Zde je návod:
- otevřete Zoom v telefonu nebo notebooku.
- klikněte na “ Připojit se ke schůzce.“
- zadejte ID schůzky a heslo, které vám bylo poskytnuto.
- zvolte Připojení zvuku/videa a klikněte na “ Připojit se.“
pokud dáváte přednost vzhledu číslovaného seznamu, stačí vyměnit kulky. Ať už si vyberete, klíčem je udržet seznam jednoduchý a soustředěný.
použijte infografiku
infografika obsahuje snímky, grafy a text, které vizuálně sdělují informace. Upoutají vaši pozornost, učí hlavní body a jsou snadno zapamatovatelné. Mohou prokázat časové osy, zvýšit povědomí o značce, propagovat události, zvýraznit výsledky ve zprávách a ještě mnohem více. Šablony můžete získat zdarma, zakoupit si vlastní návrhy nebo si vytvořit vlastní.
podpoložky
podpoložky účinně rozdělují dlouhé odstavce. Mohou představit nové téma nebo odpovědět na otázku. Podkapitola na konci článku může zvýraznit závěr.
podpoložky vyžadují vlastní formátování. Můžete si vybrat, aby vynikly pomocí většího písma nebo jiného stylu písma. Nebo to prostě udělejte odvážně.
samozřejmě, když bude vaše psaní prezentováno online, nezapomeňte správně používat nadpisy (H1, H2, H3 atd.) ke zlepšení SEO. Umožní také vašim čtenářům rychle procházet textem a najít to, co hledají.
použijte podpoložky, abyste upoutali pozornost čtenáře. Začněte slovesem nebo otázkou, udržujte jej krátký a silný nebo použijte jako plán k nastínění obsahu. Zde je několik příkladů:
- jak používat QuickBooks jako profesionál
- pronájem konzultanta
- proč si nemůžete dovolit nechat ujít tento seminář
- zabalení všeho
- Závěrečné myšlenky
Vyberte správná písma
výběr správných písem pro obchodní dokument by měl být založen na snadné čitelnosti. Pokud je čtenář rozptylován fonty, které jsou zaneprázdněné, těžko čitelné, praštěné nebo pouze dekorativní, ztratíte své publikum. (A možná i vaši důvěryhodnost.) Budou více zaměřeni na to, jak vypadají slova, než na zprávu, kterou se snažíte sdělit.
proto vyberte písma, která jsou jednoduchá, profesionální a soudržná (cílem je použít jeden nebo dva styly písma na dokument). Dva základní typy písma používané v podnikání jsou serif a sans serif. Obecně přijímaná písma pro podnikání zahrnují New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial a Calibri.
pojďme shrnout
poté, co jste napsali kopii obchodního dokumentu, podívejte se na něj znovu a zjistěte, kde můžete použít následující techniky formátování:
- udělejte hlavní body vyniknout kuličkami nebo čísly.
- použijte infografiku pro zlepšení výuky.
- rozdělte text s podnadpisy a použijte záhlaví ke zlepšení SEO.
- vyberte písma, která jsou jednoduchá a vhodná pro obchodní psaní.
při správném formátování může přinést život vašim obchodním dokumentům nebo prezentacím. Naučte se používat správné techniky a vaše psaní se bude i nadále zlepšovat.