vstup do odvětví Tas (telefonní záznamová služba) nebyl nikdy dostupnější nebo dosažitelnější než v roce 2020. Potřeba outsourcingu příchozích hovorů je rychle rostoucí poptávka po firmách, které se rozšiřují a chtějí být nákladově efektivní a vynalézavý s jejich časem. Při spuštění TAS, nicméně, je třeba zvážit několik věcí, které by mohly pomoci nebo bránit vašemu startupovému podnikání. Prioritou č. 1 je výběr správného softwaru pro záznamníky.
co je telefonní záznamník (TAS)?
telefonní záznamník funguje jako virtuální recepční pro společnosti, které potřebují outsourcovat své příchozí hovory. Před použitím TAS, společnosti si své zmeškané hovory poslal do hlasové schránky a vrátí zákazníkům hovory později, protože museli inklinovat k jiným úkolům, které byly časově citlivější. Zatímco u TAS lze hovory zasílat přímo do živé záznamové služby, aby bylo možné přijímat hovory v reálném čase. Potřeby zákazníka mohou být splněny včas a společnost se může stále soustředit na další úkoly.
záznamník z domova nebo z kanceláře: klady a zápory
jedním z prvních rozhodnutí, které musíte udělat, je, zda společnost bude pracovat z jednoho místa nebo zda bude každý pracovat na dálku. Vzhledem k povaze služby a pokroku v technologii mohou záznamové služby úspěšně fungovat z Centralizovaného místa, jako je kancelářská budova, nebo mohou být decentralizovány, kde může operátor záznamové služby pracovat z mnoha míst a často pracovat z domova. Existují klady a zápory obou možností, takže je důležité vyhodnotit praktičnost, nákladová efektivita, a právní aspekty obou, zajistit, aby vaše spuštění společnosti bylo dobře informováno a dobře vybaveno.
jak spustit záznamník z domova
je zastrašující, aby začínající podnik umožnil zaměstnancům pracovat na dálku, protože existuje riziko, že podnik nebude schopen fungovat tak, jako by byl každý v jedné budově. I když je pravda, že manažer bude mít menší kontrolu nad day-to-day a bude muset trénovat zaměstnance prakticky, to nutně neznamená, že vaše obchodní kvalita bude chybět. Se správným řízením a dobrým pochopením toho, jak podnikání funguje, může vaše začínající společnost úspěšně pracovat z domova. Výhodou pro vaše podnikání pracuje na dálku je, že bude mít velký fond způsobilých zaměstnanců z čeho vybírat, protože neexistují žádná omezení dojíždění. Vaše společnost může být také selektivnější na to, kdo je najat, například, můžete najmout pouze jednotlivce, kteří mají zkušenosti v oboru. To by eliminovalo potřebu rozsáhlého školení přes počítač.
pokud vaše společnost chce mít pozitivní synergii, pak vytvoření prostředí, které klade důraz na komunikaci a týmovou spolupráci, může pomoci s fungováním společnosti, jako by všichni byli ve stejné budově. Budete muset jít s cloudovým softwarem TAS, abyste mohli úspěšně pracovat se vzdálenými agenty (více o tom níže). Systém TAS, který používáte, může také nabídnout možnost sledovat a koučovat zaměstnance při přijímání hovorů, což je užitečná funkce pro úzkou spolupráci se zaměstnanci, kteří pracují na dálku.
jak spustit záznamník z kanceláře
provoz z centralizovaného umístění byl nejvýhodnějším způsobem podnikání, protože je prokázáno, že zaměstnanci na jednom místě umožňují manažerovi větší kontrolu nad zabezpečením kvality, sdílením dat a spoluprací mezi rolemi ve společnosti. Ve většině případů je také nákladově efektivnější zadat role ve společnosti, protože nemusíte platit poplatky, měsíční zálohy nebo provize za třetí stranu. Jednou nevýhodou práce na centralizovaném místě je to, že způsobilí zaměstnanci jsou omezenější, než kdyby společnost najímala na dálku. To nemusí být problém, pokud se nacházíte ve velkém městě, ale pokud je společnost ve více venkovské oblasti, může být náročné najít vhodné zaměstnance. Nicméně, mít zaměstnance přijít do práce může usnadnit trénovat a pomáhat jim při přijímání a reagovat na hovory. Rozhodnutí záleží na preferencích manažera a na tom, jak velkou kontrolu chtějí mít ze dne na den.
napište obchodní plán pro telefonní záznamník
při psaní podnikatelského plánu pro vaši společnost byste měli vyhledat pomoc právníka a účetního v oboru, který by vedl rozhodování o právní ochraně a daňové strategii. Právník a účetní budou schopni určit, který podnikatelský subjekt je pro vás nejlepší. Příklad:
- LLC (obchodní struktura, kde vlastníci nejsou osobně odpovědní za dluhy nebo závazky společností)
- Sole proprietorship (obchodní struktura, která má pouze jednoho vlastníka, který platí daň z příjmu fyzických osob ze zisků získaných z podnikání)
- partnerství (obchodní struktura, kde partneři sdílejí závazky a zisky rovnoměrně)
- S-corp (právnická osoba, která se rozhodne předat příjmy, ztráty, odpočty a úvěry svým akcionářům pro federální daňové účely)
- C-Corp (právnická osoba, která je oddělena od svých vlastníků)
pro tento typ podnikání by bylo moudré vybrat si mezi LLC, S-corp nebo C-corp, protože tyto subjekty chrání osobní majetek před obchodní odpovědností. Jakmile je subjekt rozhodnut, váš účetní bude schopen založit základ pro účetnictví, mzdy a vedení záznamů.
váš právník a účetní budou moci spolupracovat na zajištění právní bezpečnosti vaší společnosti, ale pro další opatření se důrazně doporučuje pojistná smlouva o chybách a opomenutí. Toto pojištění chrání před někým, kdo žaluje společnost na základě chyb při zodpovězení telefonu, přijetí zprávy nebo poskytnutí informací volajícímu. Bude také chránit vaši společnost v případě, že zaměstnanec nedosáhne klienta s naléhavou zprávou, což má za následek ztrátu podnikání pro klienta. Pokud vaše společnost chce chyby a opomenutí pojištění, najděte společnost, která nabídla politiku jiným záznamníkům, takže společnost má představu o tom, jaké jsou konkrétní potřeby vaší společnosti.
základní rozpočet bude muset být vytvořen s odhady příjmů, které budete chtít podhodnocovat, a odhady výdajů, které budete chtít překonat. Vezměte také v úvahu své investory a všechny vypůjčené peníze do rozpočtu. Při odhadu bodu zvratu, dát více než dost času na splnění tohoto cíle, protože to má tendenci být mnohem později, než mnoho podniků plánují. S obchodním plánem, který podhodnocuje příjmy, překračuje výdaje a nastavuje den zlomu do budoucnosti, má podnik lepší představu o možných ztrátách do té doby. Jak se podnikání začíná rozšiřovat a získáte více klientů, bude třeba aktualizovat obchodní plán, aby dával smysl s tím, kde je růst společnosti.
reagovat na všechny zákonné požadavky při zahájení záznamové služby
advokát i účetní budou nezbytnými aktivy v reakci na všechny právní požadavky. Nejlepší je zajistit, aby účetní a právník buď žili v regionu, nebo úzce spolupracovali v oblasti, kterou se rozhodnete najít své podnikání, protože pravděpodobně existují právní požadavky specifické pro dané místo. Získání požadovaných povolení a licencí může nějakou dobu trvat, protože plány budou muset být předloženy městské radě, státní útvary, a federální oddělení ke schválení nebo revizi. Některé základní povolení a licence, které musí každý začínající podnik v Americe získat, jsou:
- zdravotní povolení
- environmentální povolení
- Obecná obchodní licence
- federální / státní daňové identifikační číslo
- povolení k dani z prodeje
pokud se vaše společnost rozhodne umožnit zaměstnancům pracovat z domova, je možné, že váš stát/město bude stále vyžadovat standardní povolení vašeho podnikání a většina bude vyžadovat povolení k zaměstnání v domácnosti. Chcete-li zajistit, aby vaše společnost splňovala všechny požadavky a právní předpisy, podívejte se na webové stránky Small Business Administration.
základní vybavení pro spuštění záznamové služby
zařízení, které potřebujete ke spuštění telefonní záznamové služby, bude do značné míry záviset na dodavateli softwaru a typu nastavení, které chcete. Před nedávným moderním cloudovým softwarem, který je nyní k dispozici, měly společnosti pro každého klienta samostatnou linku. To bylo velmi těžké zvládnout, vyčerpávající, a drahé. V dnešní době, existují možnosti založené na cloudu, kde již nebudete muset vlastnit drahý on-premise hardware nebo telefonní linky interně k provozování vaší záznamové služby.
základní vybavení potřebné pro používání cloudové softwarové platformy:
- dobré připojení k internetu
- počítač pro každého zaměstnance připojený k modemu nebo routeru
- USB nebo Bluetooth headset pro každého operátora (agent)
nebudeme jít do podrobností o další standardní obchodní vybavení, které budete potřebovat, pokud provozujete TAS z kanceláře, jako jsou stoly, židle atd., ale budete chtít promyslet tyto položky také v závislosti na vašem konkrétním nastavení.
Software pro spuštění záznamník
nalezení správného typu záznamník software je rozhodující pro úspěch vaší záznamník služby. Tradičně, záznamové služby vyžadovaly drahý on-premise hardware a použité standardní telefonní linky, a stále existuje mnoho společností, které poskytují tyto zastaralé typy řešení. Některé další se staly hybridními on-premise / cloud / softwarovými řešeními. Společnosti poskytující tyto služby často účtují $10,000 – $ 25,000 jen v počátečních poplatcích a může trvat až 6 měsíců na palubě vaší společnosti. Kromě toho, mohou vyžadovat, abyste šli ven a nakupovali telefonní služby, služba textových zpráv, telefonní čísla, a více.
naštěstí existuje trend směrem k plně cloudovým systémům, jako je software pro telefonní záznamníky, který nabízí společnost EVS7. V tomto případě je potřeba pouze přístup k webové stránce spolu s náhlavní soupravou a dobrým připojením k internetu.
zde je seznam důležitých věcí, které je třeba zvážit při nákupu poskytovatele softwaru pro záznamníky:
- schopnost rychle vyvolat informace o klientovi v závislosti na tom, kdo volá
- intuitivní skriptování a snadno použitelné rozhraní
- přizpůsobení důležitých informací pro každého klienta
- schopnost rychle přenášet hovory
- Všekanálová komunikace s klientem (jako je hlas, text a e-mail)
- portál správy pro aktualizaci podrobností klienta
- hlášení pro telefonní hovory a sledování času
- schopnost škálovat nahoru a dolů agenty rychle
- rychlé nasazení a aktualizace za běhu
- fakturace a fakturace možnosti
- All-inclusive možnosti a neomezené volání
EVS7 Fox záznamník software splňuje každou z těchto položek a zdarma demo je k dispozici na webových stránkách.
co přijde po zahájení záznamníku
poté, co společnost zakoupila potřebné vybavení, získala všechny licence a povolení, najala / zaškolila zaměstnance a začala sloužit klientům, musí se společnost snažit splnit bod zlomu. Za tímto účelem musí společnost udržovat stávající klienty a zároveň se snažit trvale získat více klientů. Zaměření se pak stává, jak učinit služby, marketing a řízení ještě efektivnější a efektivnější, jak se zvětšujete.
přestože služba, kterou vaše společnost nabízí, může být dostatečná pro přijímání nových zákazníků, vaše společnost musí hledat oblasti, které by se měly zlepšit, aby si udržela konkurenční výhodu. Proto výzkum a průzkum potřeb zákazníků a dodávat je v pravidelných intervalech.
Chcete-li zlepšit marketing společnosti, Použijte své online platformy k nahrávání blogů, informativních příspěvků a aktualizací často, abyste si udrželi větší pozornost na internetu. Najděte také důvěryhodnou společnost pro optimalizaci vyhledávačů, která vám pomůže růst vaší značky, bude to v dlouhodobém horizontu stát za peníze a vaše společnost bude nesmírně těžit z marketingu prostřednictvím technologie vyhledávačů.
při řízení společnosti neustále pozorujte konkurenty v oboru, Učte se od nich a udělejte svou službu více žádoucí než jejich. Nakonec Zůstaňte informováni o změnách v průmyslu, abyste se ujistili, že vaše společnost nikdy nezůstane pozadu s aktualizacemi softwaru nebo novými službami, které nabízejí jiné společnosti.
po dosažení bodu zlomu bude společnost schopna splatit všechny půjčky a investory. Pak bude společnost výhradně profitovat a roste, protože pokračuje v procesu aktualizace a poskytování své telefonní záznamové služby.
Pokračujte ve čtení našeho průvodce, jak spustit virtuální call centrum, kde najdete také užitečné tipy.
Citovaná Díla
Dehaan, Peter Lyle. Jak spustit telefonní záznamník. Coppell, Pokročilé Zdroje Call Centra, 24 Říjen 2020.
požádejte o licence a povolení. 2020. Požádejte O Licence A Povolení. Dostupné na adrese: <https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits> .
„S Corporations / Internal Revenue Service“. Irs.Gov, 2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, akcionáři%20pro % 20federální%20tax%20účely. Přístupné 24 Listopad 2020.
Recepcehq. 2020. Telefonní Záznamník / Recepcehq. Dostupné na adrese: <https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service> .
Dvojče, Alexandra. „Sole Proprietorship: Co Byste Měli Vědět“. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Přístupné 24 Listopad 2020.