ze všech procesů, které finanční tým pokrývá, si zaslouží vaši pozornost zejména proces ukončení měsíce. Pokud pracujete v účetním oddělení, víte, že na účetní závěrce určitě záleží, ale stejně důležitý je konzistentní, aktuální záznam, takže nezůstanou žádné faktury, příjmy nebo jiná důležitá dokumentace.
účetní týmy by měly přezkoumat měsíční závěrečný proces, vytvořit kontrolní seznam úkolů, aby zajistily, že to půjde hladce a správně, dodržovat osvědčené postupy a používat softwarové nástroje, které mají k dispozici. Účelem této příručky je pomoci vám nastartovat tuto cestu.
jaký je konec měsíce?
podniky se starají o podání své účetní závěrky včas, protože pomáhají udržovat zdravý peněžní tok, usnadňují finanční plánování, pomáhají při strategických obchodních rozhodnutích a měří pokrok směrem k dlouhodobým cílům.
na konci každého měsíce se společnosti často ujistí, že jejich knihy jsou uzavřeny tak, aby záznamy byly vytesány do kamene. Tento úkol, známý jako proces ukončení měsíce, má za následek:
- spolehlivý a přesný účetní systém
- více informovaná obchodní rozhodnutí
- silnější viditelnost do finančního zdraví vaší společnosti
- snadnější finanční audit
- zjednodušené daňové podání
na konci každého měsíce si můžete být jisti, že všechny transakce plně proběhly před nebo po uzavření a že váš zůstatek na konci měsíce je přesný a aktuální. Plně dokončená sada financí z předchozího měsíce může být také použita jako základ pro obchodní rozhodnutí příštího měsíce, protože závěrečné období zdůrazňuje oblasti, kde se můžete zlepšit.
jinými slovy, provádíte kompletní přehled finanční aktivity a výkonnosti za celý tento měsíc a máte jistotu, že záznam za Tento měsíc se v budoucnu pravděpodobně nezmění. Přesné informace, které zde „zavíráte“, zahrnují:
- rozvahy, které vyžadují certifikaci a ujištění, že nedochází k nesrovnalostem.
- Intercompany obchod a všechny transakce, které provedete s jinými společnostmi.
- opakující se záznamy deníku, které mají být ověřeny, schváleny a zveřejněny.
- úplný kontrolní seznam, o kterém budeme hovořit později.
Mezi další relevantní dokumenty patří nezapsané faktury, výpisy z bankovních nebo kreditních karet, zápisy z hypoték a účty za pojištění. Sběr dat je zjevně velkou součástí procesu, a některé informace, které je třeba shromáždit, zahrnují:
- celkové příjmy bankovní účty
- finanční výkazy a rozvahy
- stálá aktiva a úrovně zásob
- informace o bankovním účtu
- příjmy a výdaje
- drobný peněžní fond
- údaje o hlavní knize
přesný přístup k měsíčnímu uzavíracímu procesu se liší v závislosti na typu podnikání a jeho specifické účetní metodice. A některé firmy praktikují roční verzi známou jako konec roku.
proces ukončení měsíce, který má být přezkoumán, je aktem úpravy záznamů za účelem opravy účtů za uzavřené období. Je známý alternativně jako “ záznam k nahlášení.“
kroky procesu ukončení měsíce
finanční uzavření nemusí být pro účetní tým bolestí hlavy. Dodržování správného souboru kroků při nakládání s finančními záznamy na konci každého měsíce bude mít za následek pozitivní dopad na organizaci jako celek.
shromažďovat informace
uzavření knih je úkol náročný na data. Začněte shromažďováním různých datových bodů týkajících se daného účetního období:
- počet zásob
- účty výkazu zisku a ztráty
- časově rozlišené výdaje
- Hlavní kniha
vždy mají záznam o denních provozních transakcích, ideálně v okamžiku, kdy jsou provedeny, spíše než čekat do konce měsíce.
spojte části účetnictví
účetní systémy nejsou homogenní entity; obvykle přicházejí v modulech pokrývajících specifické účely, jako jsou účty splatné a oddělení pohledávek. Součástí procesu uzavírání je sladění všech těchto komponent dohromady.
Zajistěte, aby zůstatek závazků například odpovídal hlavní knize. Za tímto účelem uspořádejte příjmy a zapište si všechny své nákupy. Během tohoto kroku zkontrolujte své záznamy a ujistěte se, že bylo vše zaplaceno.
u položek pohledávek se podívejte na všechny zdroje příjmů z úvěrů na platby faktur. Zákazník ještě nedokončil platbu, nebo jste zapomněli poslat fakturu? Získejte tyto položky vyřešeny před koncem měsíce.
smířit účty
sladění všech účtů je hlavním krokem uzavření. Zkontrolujte výpisy z účtu pomocí účtenek, bankovních formulářů a dalších externích záznamů. Účty, které potřebují tuto léčbu, jsou:
- hotovost, kontrola a úspory
- předplacené účty
- Ostatní rozvahové účty
- drobná hotovost
nejprve Sladte své hotovostní účty, které se snáze zpracovávají, protože nesrovnalosti a chyby jsou zřejmé, když jednáte s hotovostí. Tento krok vás také informuje o tom, kolik peněz máte po ruce jako podnik.
odtud přejděte ke sladění rozvahových účtů. Nezapomeňte také zkontrolovat účty příjmů a výdajů, abyste se ujistili, že všechny položky byly přesně zohledněny.
zvažte inventář a dlouhodobý majetek
ne vše, co má v Organizaci hodnotu, lze nastavit na peněžní částku. Dlouhodobá aktiva—která mohou zahrnovat vybavení, majetek a vozidla-přidávají vaší firmě dlouhodobou hodnotu. Mějte na paměti, že se mohou časem znehodnocovat.
v podobném duchu proveďte počet zásob každý měsíc jako součást uzavření. Potřebujete doplnit zásoby. Pokud ano, kolik? Jsou nějaké položky podléhající zkáze nebo je třeba je vyměnit?
sepsat účetní závěrku
po aktualizaci hlavní knihy je dalším krokem příprava účetní závěrky, kterou lze provést buď pomocí kompilovaných dat v tabulce, nebo automatizačních nástrojů. Témata obsažená v těchto dokumentech jsou obvykle souhrnem hlavní knihy, výkazu zisku a ztráty a rozvah.
pouhý akt jít přes vaše účetní závěrky vám může poskytnout informace o tom, co kupujete a zda jste stále řádnou návratnost vaší investice. Jsou také ukazatelem nadměrných výdajů a dalších rozpočtových otázek.
organizování prohlášení je stejně důležité, abyste je v posledních několika dnech měsíce nenašli. Většina forem účetního softwaru má pro tento účel vestavěné funkce.
Závěrečná kontrola
veškerá související dokumentace je zaslána vyššímu vedení ke kontrole. Osoba, která kontroluje závěrečné dokumenty, není až do tohoto okamžiku přímo spojena s procesem uzavření a má možnost se na vše podívat čerstvýma očima.
uzavření konce měsíce končí, když byl předchozí měsíc nastaven do kamene a na něm nejsou zaznamenány žádné nové transakce.
co jste se v průběhu tohoto procesu naučili a co můžete použít, abyste příští měsíc usnadnili? Až příští měsíc začnete znovu, věnujte se vytváření finančního kalendáře, abyste drželi krok s knihami. Zapište si lhůty pro:
- shromažďování všech transakcí
- příjem a zaznamenávání nových zpráv
- účtování všech příjmů a výdajů
- obecná časová osa pro úpravu knihy
sdělte své plány ostatním členům týmu zapojeným do procesu uzavírání na konci měsíce, aby se všichni dostali na palubu. Kalendář můžete vyladit, jak čas pokračuje, aby se vešly kolem vašeho plánu.
konec měsíce Zavřít kontrolní seznam
po přečtení tohoto seznamu kroků se uzavření finančních záznamů může zdát trochu skličující. Role finančního účetnictví přesahuje jen transakce, pokrývající příjmy v hotovosti, bankovní úvěry, spořicí účty, měsíční výdaje, a další základní části, které mají dopad na celou organizaci.
jak se ujistíte, že jste nic nezmeškali? Ztracená faktura nebo výpis může mít za následek zvědavé ztráty, které nebudete moci zaúčtovat. Následuje kontrolní seznam, který byste měli projít, pokud se ocitnete na starosti měsíční závěrečný proces.
- hotovost: Upravte všechny nevyřízené šeky nebo vklady, dokud váš konečný hotovostní zůstatek neodpovídá tomu, co říká bankovní výpis. Vložte všechny neuložené prostředky z předchozího měsíce.
- zásoby a dlouhodobý majetek: správně dokumentujte odpisovou hodnotu a zastaralý / vypršený inventář.
- závazky a pohledávky: hledejte neuplatněné kredity nebo zůstatky po splatnosti, které chcete odepsat.
- poznámky splatné u banky: zvažte plány amortizace a řádně zdokumentujte náklady na měsíční úroky.
- Intercompany accounts: Závazky a pohledávky by se měly shodovat mezi oběma podniky. Zkontrolujte také předplacené výdaje.
- časově rozlišené dovolené a mzdy: pro náhradu zaměstnanců.
- časově rozlišené daně: včetně těch, které se vztahují na majetek, prodej a mzdy.
- náklady: včetně nákladů na dodávky a údržbu.
tento kontrolní seznam nemusí být vyplněn v pořadí. Ve skutečnosti mohou být některé úkoly delegovány na jiné oddělení. Identifikace závislostí úkolů bude nevyhnutelně dalším krokem pro větší organizace.
osvědčené postupy
kromě stanoveného plánu a kontrolního seznamu pojďme projít některé osvědčené postupy, aby byl tento základní obchodní proces co nejplynulejší.
- nikdy neobětujte přesnost rychlosti: uzavření knih může být časově náročné, ale data, se kterými pracujete, se projeví ve vašich budoucích obchodních rozhodnutích. Spravujte podle toho svá očekávání tím, že nebudete spěchat do práce a omylem vynecháte důležitá prohlášení nebo záznamy. Dobrým pravidlem je plánovat dokončení procesu do 10 dnů po skončení měsíce.
- ale nezapomeňte dobře spravovat svůj čas: na efektivitě záleží v účetním oddělení. Pokud máte datum uzávěrky, věnujte se tomu, abyste se s ním setkali podle svých nejlepších schopností. Diskutujte se členy týmu o realistických časových osách a správně komunikujte, abyste se vyhnuli možnosti zpoždění.
- pomalu se poučte z chyb: zavřete se na konci každého měsíce, takže vždy existuje další šance na zlepšení neúspěchů zaznamenaných v předchozím měsíci. Noví účetní budou potřebovat nějaký čas, aby se seznámili s souvisejícími nástroji a softwarem, a měli by využít všech dostupných vzdělávacích programů.
- navazujte vztahy s ostatními týmy, a to i s těmi, které nejsou ve financích: pokud si více lidí uvědomuje, co děláte, mohou další oddělení pomoci přispět potřebnými finančními údaji a pochopit, kam úsilí směřuje. Vrcholový management by měl mít zejména představu o vašich cílech.
- využijte automatizace: technologie výrazně zjednodušila účetní úkoly. Softwarové nástroje lze mimo jiné použít ke sběru dat a rychlému provádění výpočtů bez rizika lidské chyby.
budeme hovořit více o automatizaci v účetním prostoru a procesu uzavírání na konci měsíce konkrétně později. Ale ať už jste zkušený profesionál nebo nový účetní, který se ujal úkolu uzavřít knihy, mít na paměti tyto praktiky vám pomůže vyrazit na zem.
úskalí a výzvy
tento účetní postup není bez jeho výzev. Jedním z nejvíce do očí bijících problémů známých správcům podniků je neefektivnost shromažďování všech potřebných informací.
problém je v tom, že finanční údaje pocházejí z několika různorodých zdrojů a Po extrahování je účetní musí vyčistit a proměnit v konzistentní formát. Nutnost vytvořit více tabulek, které pokryjí čištění dat náročné na pracovní sílu, zpomaluje proces a zvyšuje administrativní náklady.
dalším úzkým bodem je koordinace práce mezi všemi odděleními zapojenými do finančních údajů. Zejména větší podniky se musí vypořádat se složitými vzájemnými závislostmi,které se v posledních několika dnech měsíce rozmotají. Jak zajistíte, že nezůstanete pozadu nebo neztratíte přehled o tom, kde jste v kontrolním seznamu?
tato časově náročná práce bere obchodní čas, který by mohl být vložen do užitečnějších aplikací, jako je řízení rizik, správa vnitřních kontrol a analýza výkonu.
nalezení řešení pomocí automatizačních nástrojů
účetní software je dnes více než schopen urychlit mnoho únavných úkolů spojených s koncem měsíce, včetně shromažďování účetních údajů, přípravy zpráv a zajištění všeho, co je podáno a hlášeno do data uzávěrky. Výhody plynoucí z těchto řešení jsou četné.
méně ruční práce
odstranění ručního zadávání dat je obvykle prvním prodejním bodem, na který se účetní týmy těší, ale výhoda zde přesahuje to.
některé úkoly musí být naplánovány podle data nebo času nebo musí být spuštěny závislostmi. Díky automatizaci nebude nutné neustále sledovat každý úkol a informovat odpovědné osoby o dalších krocích.
technologii lze také použít ke standardizaci odsouhlasení účtů a automatizaci vytváření a zpracování tisíců záznamů v deníku, se kterými podniky nevyhnutelně pracují.
Vylepšená viditelnost
podívejte se zpět na kontrolní seznam konce měsíce. Každá položka v seznamu se často provádí prostřednictvím samostatné tabulky izolovanými jednotlivci specifickými pro jejich oddělení. Když se provádí tradičním způsobem, tyto úkoly jsou neviditelné pro širší finanční funkci a může být obtížné integrovat práci s měsíčním závěrečným procesem jako celkem.
ještě větší organizace bojují s roztříštěností a koordinací finanční práce v celé společnosti, protože jsou rozloženy na více geografických lokalitách. Frustrace je dále zhoršena vysokým počtem vzájemných závislostí, které je třeba vzít v úvahu.
cílem účetního softwaru je vybudovat jednotné digitální prostředí, kde každý tým může spolupracovat na dokončení kontrolního seznamu. Řídicí panely a oznámení navíc sledují pokrok v reálném čase a poskytují vedení představu o tom, co dělat dál. Tato úroveň viditelnosti zajišťuje, že všichni jsou na stejné stránce a že problémy jsou spatřeny dříve, než se stanou významnými problémy.
zjednodušený audit
Software snadno zaznamenává závěrečné činnosti, kdo je provedl a v kolik hodin, což má za následek pohodlnou auditní stopu. Účetní odborníci jsou schopni ověřit, že jsou dodržovány osvědčené postupy, a mohou vysledovat odpovědnost, kdykoli dojde k chybám.
rafinovanější přístup k účetnictví
velké potíže během procesu uzavírání na konci měsíce mohou být známkou základních problémů s přístupem vaší firmy k účetnictví. Pokud se například Tým splatných účtů nezapojí do procesu nákupu včas, bude muset na konci měsíce dohnat všechny zmeškané platby a znovu zkontrolovat nevyřízené dokumenty a faktury.
automatizační software dává těmto týmům povědomí o finanční aktivitě v celé firmě, což jim dává šanci poskytnout vstup pro rozhodnutí o nákupu brzy.