zprávy o odpovědnosti
účetnictví odpovědnosti poskytuje zprávy různým úrovním řízení. Množství detailů se liší v závislosti na úrovni manažera v Organizaci. Zpráva o výkonu vedoucímu oddělení maloobchodního obchodu by zahrnovala skutečné a rozpočtované dolarové částky všech položek příjmů a výdajů pod kontrolou tohoto nadřízeného. Zpráva vydaná vedoucímu obchodu by zobrazovala pouze součty ze všech výkazů o výkonu orgánů dohledu a všech dalších položek pod kontrolou vedoucího obchodu, jako jsou administrativní náklady obchodu. Zpráva pro prezidenta společnosti obsahuje souhrnné součty všech úrovní výkonu obchodů plus jakékoli další položky pod kontrolou prezidenta. Ve skutečnosti by prezidentova zpráva měla obsahovat všechny položky příjmů a výdajů v souhrnné podobě, protože prezident je zodpovědný za kontrolu ziskovosti celé společnosti.
řízení podle výjimky je zásada, že správa vyšší úrovně nemusí zkoumat provozní podrobnosti na nižších úrovních, pokud se neobjeví problém. Jak se podniky stávají stále složitějšími, účetní zjistili, že je nutné filtrovat a kondenzovat účetní údaje, aby mohly být tyto údaje rychle analyzovány. Většina vedoucích pracovníků nemá čas studovat podrobné účetní zprávy a hledat problémové oblasti. Vykazování pouze souhrnné součty zdůrazňuje všechny oblasti, které vyžadují pozornost, a co nejefektivněji využívá čas výkonného ředitele.
kondenzace údajů v následných úrovních zpráv vedení je odůvodněná na základě toho, že příslušný manažer přijme nezbytná nápravná opatření. Konkrétní údaje o výkonu tedy nemusí být nahlášeny nadřízeným.
pokud byly například náklady na prodejní personál v konkrétním oddělení příliš vysoké, měl by tento vedoucí oddělení najít a opravit příčinu problému. Když vedoucí obchodu zpochybní nepříznivý rozpočtový rozptyl oddělení, vedoucí oddělení může informovat vedoucího obchodu, že byla přijata nápravná opatření. Proto není nutné hlásit žádnému vyššímu orgánu, že konkrétní oddělení v jednom z obchodů nefunguje uspokojivě, protože záležitost již byla vyřešena. Alternativně, pokud celý obchod manažera vedl špatně, souhrnné součty nahlášené viceprezidentovi pro operace tuto situaci zveřejní, a může být indikováno vyšetřování problémů manažera obchodu.
při přípravě účetních zpráv o odpovědnosti používají společnosti dvě základní metody pro zpracování položek příjmů nebo výdajů. V prvním přístupu jsou do zprávy o odpovědnosti za tuto úroveň řízení zahrnuty pouze ty položky, nad nimiž má manažer přímou kontrolu. Žádné položky příjmů a výdajů, které nelze přímo kontrolovat, nejsou zahrnuty. Druhým přístupem je zahrnout všechny položky příjmů a výdajů, které lze vysledovat přímo nebo nepřímo přidělit konkrétnímu manažerovi, ať už jsou nebo nejsou kontrolovatelné. Tato druhá metoda představuje přístup s úplnými náklady, což znamená, že všechny náklady na danou oblast jsou zveřejněny v jediné zprávě. Při použití tohoto přístupu je třeba dbát na oddělení kontrolovatelných od nekontrolovatelných položek, aby se rozlišily ty položky,za které může a měl by být odpovědný manažer.
aby účetní výkazy měly maximální užitek, musí být včasné. To znamená, že účetní by měli připravit zprávy co nejdříve po skončení období měření výkonnosti. Včasné hlášení umožňuje rychlé nápravná opatření, která mají být přijata. Když jsou zprávy nadměrně zpožděny, ztrácejí svou účinnost jako kontrolní zařízení. Například zpráva o operacích předchozího měsíce, která není přijata do konce aktuálního měsíce, je prakticky zbytečná pro analýzu oblastí špatného výkonu a přijetí nápravných opatření.
společnosti by také měly pravidelně vydávat zprávy, aby manažeři mohli sledovat trendy. Poté může být zahájena příslušná řídící akce dříve, než dojde k závažným problémům. Pravidelné hlášení umožňuje manažerům spoléhat se na zprávy a seznámit se s jejich obsahem.
firmy by měly učinit formát svých zpráv o odpovědnosti relativně jednoduchým a snadno čitelným. Je třeba se vyhnout matoucí terminologii. V případě potřeby může být vyjádření výsledků ve fyzických jednotkách pro některé manažery známější a srozumitelnější. Aby společnosti pomohly managementu rychle zjistit rozpočtové odchylky, mohou vykazovat jak rozpočtované (očekávané), tak skutečné částky. Rozpočtový rozptyl je rozdíl mezi rozpočtovanou a skutečnou částkou položky. Protože odchylky zdůrazňují problémové oblasti (výjimky), jsou užitečné při uplatňování principu řízení podle výjimky. Chcete-li pomoci managementu vyhodnotit dosavadní výkon, zprávy o odpovědnosti často obsahují jak aktuální období, tak roční analýzu.
zprávy o odpovědnosti-ilustrace
Předpokládejme, že Macy ‚ S má čtyři úrovně řízení-prezidenta, viceprezidenta pro provoz, manažera obchodu a vedoucího oddělení. V této části ukazujeme, že pro každou úroveň řízení by byla připravena zpráva o odpovědnosti. Začneme s nejnižší úrovní, manažerem mužského oddělení a propracujeme se až k prezidentovi. Začínáme na nejnižší úrovni, protože součty z každé úrovně budou hlášeny v další nejvyšší úrovni.
v těchto zprávách jsou obsaženy pouze kontrolovatelné výdaje jednotlivých manažerů. Například zpráva manažera obchodu obsahuje pouze součty ze zprávy manažera oddělení pánského oblečení. Zpráva viceprezidentovi zase obsahuje pouze součty ze zprávy manažera obchodu a tak dále. Podrobné údaje z nižších úrovní jsou shrnuty nebo zhuštěny a hlášeny na další vyšší úrovni.
| Macy ‚ S Corporation | ||||||
| Jesličky, oddělení pánského oblečení | ||||||
| zpráva o odpovědnosti | ||||||
| skutečná částka | rozpočtová částka | nad nebo pod rozpočet | ||||
| kontrolovatelné výdaje | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni |
| ztráty zásob | $2,000 | $10,000 | $1,900 | $9,600 | $100 | $400 |
| Dodávky | 1,800 | 8,500 | $1,000 | $7,550 | 800 | 950 |
| Platy | 11,000 | 53,000 | $11,100 | $52,190 | (100) | 810 |
| Přesčasy | 2,000 | 14,500 | $1,200 | $14,360 | 800 | 140 |
| Součty | $16,800 | $86,000 | $15,200 | $83,700 | $1,600 | $2,300 |
| Macy ‚ S Corporation | ||||||
| Vedoucí obchodu | ||||||
| zpráva o odpovědnosti | ||||||
| skutečná částka | rozpočtová částka | nad nebo pod rozpočet | ||||
| kontrolovatelné výdaje | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni |
| oddělení dětského oblečení | $23,500 | $150,450 | $24,000 | $151,000 | ($500) | ($550) |
| oddělení dámského oblečení | $31,000 | $157,700 | $32,500 | $158,000 | ($1,500) | ($300) |
| oddělení pánského oblečení | $16,800 | $86,000 | $15,200 | $83,700 | $1,600 | $2,300 |
| oddělení obuvi | $11,750 | $64,350 | $9,600 | $62,000 | $2,150 | $2,350 |
| příslušenství Oddělení | $5,750 | $31,500 | $5,000 | $30,300 | $750 | $1,200 |
| součty | 88,800 | 490,000 | $86,300 | $485,000 | 2,500 | 5,000 |
vidíte, že na každé úrovni se stále více nákladů stává kontrolovatelným. Společnost také zavádí kontrolovatelné náklady, které nejsou zahrnuty do zpráv nižší úrovně, do zpráv pro úrovně 3, 2 a 1. Jedinou cenou obchodu, která není zahrnuta na úrovni manažera obchodu, je plat manažera obchodu, protože je tímto manažerem obchodu nekontrolovatelný. Je však Kontrolovatelný nadřízeným vedoucího obchodu, viceprezidentem pro provoz.
| Macy ‚ S Corporation | ||||||
| zpráva viceprezidenta Operations Responsibility Report | ||||||
| skutečná částka | rozpočtová částka | nad nebo pod rozpočet | ||||
| kontrolovatelné výdaje | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni |
| výdaje kanceláře viceprezidenta | $2,840 | $9,500 | $3,340 | $17,500 | ($500) | ($8,000) |
| Vedoucí obchodu | 88,800 | 490,000 | $86,300 | $485,000 | 2,500 | 5,000 |
| nákup | 5,300 | 32,500 | $4,300 | $30,500 | 1,000 | 2,000 |
| příjem | 4,700 | 33,000 | $1,700 | $24,000 | 3,000 | 9,000 |
| platy vedoucích prodejen a vedoucích nákupu a přijímání | 27,000 | 135,000 | $27,000 | $135,000 | -0- | -0- |
| součty | $128,640 | $700,000 | $122,640 | $692,000 | $6,000 | $8,000 |
| Macy ‚ S Corporation | ||||||
| zpráva o odpovědnosti prezidenta | ||||||
| skutečná částka | rozpočtová částka | nad nebo pod rozpočet | ||||
| kontrolovatelné výdaje | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni | tento Měsíc | rok k dnešnímu dni | Tento měsíc | rok k dnešnímu dni |
| výdaje na Kancelář prezidenta | $11,000 | $55,000 | $10,000 | $53,000 | $1,000 | $2,000 |
| viceprezident pro operace | 128,640 | 700,000 | 122,640 | 692,000 | 6,000 | 8,000 |
| viceprezident pro marketing | 18,700 | 119,000 | $14,700 | $111,000 | 4,000 | 8,000 |
| viceprezident pro finance | 14,000 | 115,000 | $6,000 | $106,000 | 8,000 | 9,000 |
| platy místopředsedů | 29,000 | 145,000 | $29,000 | $145,000 | -0- | -0- |
| součty | $201,340 | $1,134,000 | $182,340 | $1,107,000 | $19,000 | $27,000 |
na základě analýzy těchto zpráv, manažer oddělení pánského oblečení pravděpodobně by podnikl okamžitá opatření, aby zjistil, proč dodávky a přesčasy byly Tento měsíc výrazně nad rozpočtem. Vedoucí obchodu se může zeptat vedoucího oddělení, jaké byly problémy a zda jsou nyní pod kontrolou. Viceprezident může položit stejnou otázku vedoucímu obchodu. Předseda se může zeptat každého viceprezidenta, proč byl tento měsíc překročen rozpočet a jaká nápravná opatření byla přijata.