Offboarding zaměstnanců: co je Offboarding (definice) s kontrolním seznamem zaměstnanců

Offboarding zaměstnanců je formální separační proces, který vaše firma může použít k oslovení zaměstnanců, kteří opustí společnost rezignací, propouštěním, ukončením nebo odchodem do důchodu. Zahrnuje řadu kroků k přenosu znalostí a pracovních povinností zaměstnanců, deaktivaci hesel a přístupových práv, zapnutí zařízení a shromažďování zpětné vazby prostřednictvím výstupního pohovoru.

Offboarding pro zaměstnance zahrnuje obnovu vybavení společnosti, jako jsou počítače, identifikační odznaky a telefony. Zahrnuje také prevenci problémů s počítačovou bezpečností deaktivací hesel a omezením přístupu k síti do podnikových systémů, aby se zabránilo krádeži nebo zneužití dat. Offboarding zaměstnanců také zajišťuje včasné a přesné zpracování konečné mzdy.

úplný seznam kroků naleznete v níže uvedeném kontrolním seznamu.

jaký je přínos offboardingu pro vaše podnikání?

když zaměstnanec odejde, ohrožuje to vaše podnikání několika způsoby. Po formální zaměstnance offboarding kontrolní seznam zajišťuje, že vaše firma může čistě ukončit vztah s odcházejícího zaměstnance.

lepší zabezpečení

správné offboarding pomáhá zajistit bezpečnost tím, že zabraňuje neoprávněnému přístupu k důležitým informacím a datům. Omezením přístupu na webové stránky společnosti, interní dokumenty a software třetích stran zajišťujete, aby důvěrné informace o společnosti zůstaly důvěrné. Offboarding také zabraňuje krádeži nebo zneužití vybavení vydaného společností.

to může být zvláště důležité, pokud je zaměstnanec propuštěn nebo ukončen. Představte si potenciální dopad na příjmy vaší společnosti, pokud propuštěný prodejce stáhne úplný seznam svých vyhlídek a poté přijme novou práci s konkurentem.

zabraňuje také situacím, kdy nespokojený zaměstnanec může zabránit spolupracovníkům v přístupu ke kritickému softwaru nebo přístupu k síti – například když síťový inženýr pro město San Francisco odmítl předat svá síťová hesla a zamkl své spolupracovníky mimo síť města. V takovém případě byl inženýr nucen zaplatit 1,5 milionu dolarů v restituci, z nichž většina měla nahradit jeho zaměstnavateli jejich úsilí o obnovení přístupu k síti.

formální offboarding proces pomůže zabránit situacím, jako je tato.

institucionální přenos znalostí

když zaměstnanec odejde, mnohaleté zkušenosti a institucionální znalosti s nimi často vyjdou ze dveří. Tento „odliv mozků“ může mít významný dopad na každodenní operace. To platí zejména pro dlouhodobé zaměstnance s roky (nebo dokonce desetiletími) kmenových znalostí o vašem podnikání, které nejsou zachyceny v písemné podobě.

je důležité, aby vaše firma měla formální postupy pro dokumentaci a přenos znalostí zbývajícím zaměstnancům, aby se minimalizovalo narušení způsobené obratem zaměstnanců. Formální dokumentace umožňuje vaší firmě pokračovat v chodu co nejplynuleji, jakmile zaměstnanec opustí, a může pomoci urychlit nástup náhradního pracovníka pro tuto roli.

poctivá, konstruktivní zpětná vazba

řádné výstupní pohovory jsou také důležitou součástí offboardingu, zejména pro zaměstnance, kteří dobrovolně odcházejí. Získání upřímné zpětné vazby v exit interview vám může pomoci lépe porozumět jak pozitivům, tak výzvám, kterým vaše firma čelí, takže se můžete pokusit neustále zlepšovat spokojenost zaměstnanců a snižovat další obrat.

výstupní rozhovory mohou také odhalit problémy, o kterých majitelé podniků a HR týmy nemusí vědět. Zatímco současní zaměstnanci mohou být opatrní při diskusi o věcech, jako jsou chudí manažeři, problematičtí spolupracovníci nebo nedostatky v obchodní strategii, zaměstnanec, který opouští společnost, již nemá motivaci tyto informace uchovávat pro sebe.

výstupní pohovor vám také dává šanci lépe porozumět pozitivním aspektům práce pro vaši společnost. Vědět, co je pro zaměstnance důležité — a jaké úsilí pracuje – vám pomůže ověřit probíhající iniciativy, abyste mohli pokračovat ve zlepšování kultury vaší společnosti.

pokuste se přistupovat k výstupním rozhovorům s klidnými, otevřenými otázkami, jejichž cílem je získat upřímnou zpětnou vazbu-dokonce i pro zaměstnance, kteří se zdáli být příliš negativní nebo mohou odcházet za pochybných okolností. Brát zpětnou vazbu vážně může pomoci zlepšit kulturu vaší společnosti a může také pomoci udržet dveře otevřené pro vysoce kvalitní zaměstnance, aby se v budoucnu vrátili do vaší společnosti.

je důležité, abyste jasně sdělili zprávy o odchodu zaměstnance. To může zabránit šíření falešných drbů, které mohou ovlivnit morálku vašich zbývajících zaměstnanců, a pomáhá podporovat kulturu otevřenosti, která vede ke zlepšení spokojenosti zaměstnanců.

přesné mzdy a papírování

budete také potřebovat dokončit mzdy a dokončit další výstupní papírování. Získání formálního rezignačního dopisu je důležité a musíte se ujistit, že odpovídajícím způsobem aktualizujete svůj mzdový systém. V některých případech zaměstnavatelé, kteří tak neučiní, nakonec nevědomky zaplatí zaměstnancům omylem, například v případě zaměstnance, který po ukončení vybral více než 250 000 USD.

výstupní pohovor by měl zahrnovat rychlou diskusi o načasování a výši poslední výplaty zaměstnance. Měli byste také zkontrolovat pokračování výhod, včetně COBRA nebo jiného pokrytí, které sahá po datu ukončení.

kdo se podílí na offboardingu zaměstnanců?

pro mnoho středně velkých podniků bude váš HR tým obvykle působit jako koordinátor pro offboarding zaměstnanců. Je důležité, že offboardingový proces zahrnuje IT manažery, facility manažery a vedoucí oddělení.

pro menší podniky, které nemají specializované HR týmy, může být proces řízen vlastníkem společnosti, vedoucím kanceláře nebo nadřízeným zaměstnance. V těchto případech je důležité, aby formální offboarding kontrolní seznam existuje zajistit kroky nenechte si ujít.

Small business HR software vám pomůže automatizovat offboarding proces, aby se zabránilo chybějícím kritické kroky. HR software může také zefektivnit další časově náročné úkoly v oblasti lidských zdrojů, jako je nábor zaměstnanců, najímání, onboarding, mzdy a dodržování pracovněprávních předpisů.

zaměstnanec offboarding checklist

použijte tento zaměstnanec offboarding checklist, které vám pomohou zajistit, že vaše firma nevynechá žádné kritické offboarding kroky:

• zabezpečení
  • nechte zaměstnance obrátit v jakémkoli majetku společnosti
    • notebooky a počítačové tašky
    • mobilní telefony
    • ID zaměstnanců a přístupové odznaky
    • parkovací průkazy
    • firemní vozidla
  • omezit přístup k přihlášení
    • přístup k síti a počítači
    • e-mail, telefonní konference a účty pro rychlé zasílání zpráv
    • hesla softwaru třetích stran (přístup k kritickým firemním systémům, intranetu, Salesforce, Marketo, CMS webových stránek, analytika atd.).)
    • přístup k citlivým firemním dokumentům
• mzdové a jiné papírování
  • Aktualizujte mzdový systém s datem ukončení
  • diskutujte o poslední výplatě zaměstnance, včetně výplaty za nevyužité dny dovolené nebo odstupného zaměstnance
  • nechte zaměstnance podepsat dopis o ukončení
  • podepište nesoutěžní nebo nezveřejňující formuláře
  • výhody dokumentace: pokračování zdravotních dávek (COBRA), důchodový plán, pojištění v nezaměstnanosti atd.
• přenos znalostí
  • prioritní dokumentace rutinních úkolů s podrobnými pokyny v případě potřeby
  • aktualizace stavu současných a plánovaných projektů
  • nechte stávající zaměstnance školit spolupracovníky o tom, jak tyto úkoly provádět
  • předejte přístup k souborům nebo systémům
  • Získejte seznam kontaktů v organizaci i mimo ni
• Exit interview
  • získejte zpětnou vazbu o tom, proč zaměstnanec odchází
  • zeptejte se na oblasti, které společnost může zlepšit
  • diskutujte, zda měl zaměstnanec podporu a zdroje potřebné k výkonu své práce
  • Určete vztah zaměstnance s jejich manažerem
  • zeptejte se, co by bylo možné udělat, aby zůstali
  • snažte se udržet dveře otevřené pro cenné pracovníky, aby se vrátili do společnosti
• komunikace
  • pošlete e-mail nebo ústně informujte spolupracovníky
  • informujte externí kontakty (například zákazníky, se kterými zaměstnanec pracoval, dodavatele, se kterými pracovali atd.)

některé společnosti a průmyslová odvětví mají jedinečné potřeby, které vyžadují další kroky být přidány do jejich offboarding kontrolní kromě výše uvedených. Doporučujeme aktualizovat kontrolní seznam s těmito položkami, abyste zajistili konzistentní proces offboardingu ve vaší společnosti.

HR software vám pomůže automatizovat mnoho z těchto kroků, aby se proces zjednodušil a zajistilo se, že budete postupovat podle osvědčených postupů.

pokud zjistíte, že čas strávený řízením úkolů v oblasti lidských zdrojů vás odvádí od jiných kritických oblastí vašeho podnikání, zvažte partnerství s poskytovatelem HR služeb, který může pomoci spravovat všechny aspekty HR včetně mezd, výhod, dodržování předpisů, najímání, procesu nástupu a offboardingu.

souhrn

offboarding zaměstnanců (definice): formální proces správy zaměstnanců, kteří opouštějí vaši firmu.

použití offboarding kontrolní seznam může pomoci vaší firmě zlepšit bezpečnost, řešit potřebné papírování, minimalizovat ztrátu institucionálních znalostí a získat zpětnou vazbu ke zlepšení pracovního prostředí.

pokud hledáte více informací o tom, jak snížit riziko pro vaše podnikání a zlepšit způsob, jak najít, najmout, palubní a offboardové zaměstnance, zjistěte, jak může pomoci partnerství s poskytovatelem HR služeb.