od Nai Kanell
ředitel marketingu
SpaceIQ
všichni víme, že komunikace mezi týmy je nezbytná pro úspěch. Týmy, které nemohou dobře komunikovat, nefungují jako jednotka. Odpovědnosti, očekávání a informace jsou neuspořádané, což vede k jakémukoli počtu selhání. Naopak skupiny se silnou zálibou v komunikaci rozvíjejí pozitivní synergie. Tvůrce rozdílů? Přístup k užitečným nástrojům týmové komunikace.
často problémy s komunikací nejsou pro nedostatek úsilí. Vznikají kvůli mezerám v komunikačních režimech mezi členy týmu. John pošle e-mail, který Suzie nevidí. Patty pracuje na nedávné verzi dokumentu, zatímco Jerry pracuje na dřívějším návrhu. Když lidé nejsou na stejné stránce, nemohou efektivně spolupracovat. Přístup ke správným týmovým komunikačním nástrojům může tyto mezery překlenout a pomoci lidem lépe spolupracovat.
zde je pohled na pět základních typů nástrojů týmové komunikace a některé z nejlepších možností mezi nimi pro týmy, interní i decentralizované.
aplikace pro zasílání zpráv a chat
platformy pro zasílání zpráv rychle nahrazují e-mail jako de facto formu komunikace. Týmová komunikační aplikace jako Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work nebo dokonce skupinový chat v kanceláři poskytuje více funkcí než e-mail.
e-maily se zobrazují ve vaší doručené poště a s nimi nemůžete dělat nic jiného, než je označit nebo třídit do složek. Aplikace Messenger a chat nabízejí týmům svět organizace a interaktivity. Slack organizuje konverzace do vláken pro snadnou navigaci. Microsoft Teams usnadňuje sdílení souborů ve velkých skupinách. Facebook pro práci usnadňuje komunikaci prostřednictvím GIF a emodži.
aplikace pro zasílání zpráv přesahují rámec e-mailu a přinášejí týmům úroveň mezilidské komunikace, která je na vysoce fungujících pracovištích tolik potřebná. Rychlá, stručná, organizovaná-přesně jaká by měla být komunikace.
aplikace pro sdílení souborů
Přesun dat a aktiv mezi členy týmu je problém. Aplikace pro sdílení souborů založené na cloudu poskytují každému přístup ke stejným informacím současně, takže nikdo nezůstal ani nezůstal pozadu.
dnes, Dropbox, Box.com, Disk Google a Microsoft OneDrive vládnou business clouds. Obsahují nekonečné gigabajty (dokonce i terabajty) dat v centrálním úložišti, kde k nim mají přístup všichni členové týmu. Kdykoli aktualizujete soubor, je aktualizován pro každého.
aplikace pro sdílení souborů usnadňují organizaci a spolupráci. Aplikace jako Dropbox a Disk Google umožňují spolupráci v reálném čase přímo v cloudu. Tyto stejné aplikace také pomáhají distribuovat obrovské soubory v nouzi-ty příliš velké na odeslání e-mailem. Není třeba vkládat soubory na flash disk; stačí nahrát do cloudu pomocí aplikace pro sdílení souborů a odeslat odkaz.
videokonferenční nástroje
decentralizované týmy se zřídka mohou setkat osobně. Mark je doma, John v kavárně a Nicole v kanceláři. I když mohou všichni spolupracovat prostřednictvím nesčetných nástrojů, někdy neexistuje žádná náhrada za osobní komunikaci. Zadejte: videokonferenční nástroje.
Zoom je špičkový týmový komunikační nástroj pro videokonference, ale není zdaleka jediný. GoToMeeting, Join.me, a Skype všichni nabízejí svou vlastní iteraci při videochatu. S funkcemi, jako je chatování mezi lidmi, skupinové chaty, sdílení obrazovky, a dokonce i obrazovky soukromého chatu, skupiny se mohou setkat stejně jako osobně. Videochat vyplňuje vizuální komunikační prázdnotu, která pochází ze stále mobilní pracovní síly.
software pro úpravu dokumentů
spolupráce na jednom kusu zajištění je složitá bez softwaru pro úpravu dokumentů založeného na cloudu. Skupiny potřebují v reálném čase, aktuální verze jakéhokoli dokumentu, který zlepšují. Moderní software pro spolupráci jim to dává. Zapomeňte na tisk více verzí, aby skupina mohla upravovat nebo se pokoušet sledovat nekonečný e-mailový řetězec konceptů. Dnešní týmy vložily své akcie do sady Google Apps Suite, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign a mnoha dalších.
krása softwaru pro úpravu dokumentů jako komunikačního nástroje je kontextová zpětná vazba. Označení dokumentu je mnohem jednodušší než jeho vysvětlení v e-mailu nebo dokonce pokus o telefonování s někým. Týmy mohou také pozvat externí spolupracovníky (jako jsou klienti), aby si mohli prohlížet a dělat poznámky přímo v dokumentu. S historickými iteracemi zachycenými a archivovanými je snadné zjistit, kdo co mění, a dokonce se vrátit, pokud dojde k chybě. Je to další příklad toho, jak neocenitelné jsou cloudové platformy pro skupinovou komunikaci.
platformy pro řízení projektů
platformy pro řízení projektů jsou nespornými nejcennějšími komunikačními nástroji pro obchodní týmy. Tyto aplikace jsou místem, kde se spojuje komunikace, spolupráce, odpovědnost a odpovědnost. Jsou srdcem každého vysoce fungujícího týmu-domovskou základnou pro jakoukoli práci.
software pro řízení projektů má mnoho podob. Můžete se rozhodnout pro podniková řešení, jako je Basecamp nebo ZoHo, jít plně vybavený s Wrike nebo Asana, nebo zkusit minimalistický s Trello nebo Monday.com. Seznam pokračuje téměř navždy, s platformami pro všechny velikosti týmu, rozpočty, nebo složitosti. Bez ohledu na software je sentiment stejný: organizace vede k úspěchu. Platformy pro řízení projektů jsou dokonalou ukázkou komunikace a přinášejí úplné zviditelnění úsilí skupiny.
kompletní sada komunikačních příležitostí
každý aspekt komunikace hraje důležitou roli v úspěchu týmu. Neexistuje žádná stříbrná kulka. Tento úkol může vyžadovat jednoduchou aplikaci pro zasílání zpráv; to může vyžadovat videokonference. Důležité je, že týmy používají stejnou sadu nástrojů a chápou roli, kterou každý z nich hraje při spolupráci.
v týmovém prostředí by nikdy neměla být nejistota a nikdo by neměl o ničem hádat, pokud jde o jejich vrstevníky. Místo toho by měli být schopni použít jakýkoli Komunikační prostředek ve své sadě nástrojů k získání odpovědí a informací. Každá interakce je příležitostí k posílení dynamiky týmu a zlepšení přirozené synergie skupiny.
Pokračujte Ve Čtení: 10 Mobilních Aplikací Pro Zaměstnance, Které Zvyšují Produktivitu