plánování scénářů, analýza scénářů,analýza portfolia, modelování portfolia, analýza what-if. Mnoho jmen pro to, co je v podstatě totéž. Kritický aspekt strategického řízení portfolia, který pomáhá organizacím přizpůsobit se a efektivně se přizpůsobit měnícím se okolnostem. Organizace musí vyniknout ve strategickém myšlení, pokud mají optimalizovat výkon. Plánování scénářů je něco, co je často nepochopeno a zřídka provedeno dobře.
Tato příručka se vám pokusí pomoci překonat výzvy vývoje více scénářů a vytvořit prostředí, kde je vaše strategická analýza co nejúčinnější a nejúčinnější. Vysvětlí, proč je integrovaný přístup k analýze scénářů kritickým rozšířením strategického řízení portfolia, který je ideálně postaven na společném souboru dat v celém podniku,což je jediný způsob, jak důsledně poskytovat.
co je strategické plánování scénářů?
strategické plánování scénářů nebo analýza what-if je řada vzájemně propojených analýz, jejichž cílem je pomoci organizaci pochopit možnosti, které jsou k dispozici pro úpravu nebo přizpůsobení organizačních portfolií. Plánování scénářů lze použít na aktiva, produkty, schopnosti, programy, projekty a jakékoli jiné portfolio, které organizace potřebuje spravovat.
proces plánování scénářů se opírá o využití stávajících dat k vývoji možností revidovaných směsí portfolia spolu s důsledky těchto změn do více oblastí podnikání. Tato příručka se zaměří na každý z typů what-if analýzy a úvahy, které je třeba provést.
strategické plánování scénářů je nezbytnou součástí průběžného plánování, pravidelného (často čtvrtletního) revizního cyklu portfolií investic a může být také aplikováno ad hoc, když dojde k významné změně, hrozbě nebo příležitosti.
proč je strategické plánování scénářů / co-li analýza důležitá?
organizace nemohou mít jen jeden strategický plán. V dnešním světě se věci rychle vyvíjejí s novými příležitostmi a hrozbami, novými technologiemi umožňujícími inovace a posunem priorit a imperativů. V neustále se měnícím světě potřebují organizace plán B. a plán C. a potenciálně mnoho dalších variací.
ale jediná věc horší než neměnit strategický plán v reakci na měnící se okolnosti, je dělat špatné změny. Proto je tak zásadní efektivní strategická analýza organizačních dat a schopnost vypracovat správná doporučení s vhledem do důsledků, závislostí a omezení. Budování scénáře může být rozdílem mezi úspěchem a neúspěchem celého podniku.
výzvy analýzy scénářů what-if
existují dvě hlavní kategorie výzev, které musí organizace překonat, aby implementovaly druh budování scénářů, který jim umožní uspět. Tyto kategorie jsou:
- dostupnost, úplnost a přesnost dat, která řídí analýzu what-if
- nástroje pro analýzu scénářů what-if používané k provádění analýz a vývoji alternativních scénářů
Zvažme každý z nich.
datové výzvy
proces plánování scénářů se opírá o schopnost posoudit organizační data a vyvinout více scénářů na podporu procesu plánování strategických scénářů. Lídři musí být schopni posoudit alternativní scénáře, vyvážit protichůdné priority a pochopit kompromisy spojené s každou volbou. A musí být schopni to udělat s jistotou, že scénáře, které přezkoumávají, jsou přesné a úplné.
v mnoha organizacích nelze plánování scénářů jednoduše dosáhnout kvůli výzvám s organizačními údaji, které jsou palivem pro proces analýzy. Data jsou často uložena v různých systémech, které postrádají vzájemnou integraci. Datové formáty jsou často vzájemně nekonzistentní, což znemožňuje vytvářet scénáře pro srovnání, pokud. V mnoha oblastech podnikání existují mezery v úplnosti dat a významné otázky týkající se integrity údajů, které existují. Kromě toho, s prací dodávanou prostřednictvím tri-modální reality, různé pracovní přístupy často generují různé datové soubory, které nelze snadno kombinovat a porovnávat.
každý zná frázi „garbage in, garbage out“ z nějakého důvodu. Pokud organizační data nejsou integrována, konzistentní a vysoce kvalitní, pak efektivní strategické plánování scénářů prostě není možné.
nástroje výzvy
začněme s zřejmé. Excel není strategický plánovací nástroj. Microsoft Excel může mít funkci analýzy what-if, ale to neznamená, že byste ji měli používat k určení osudu vašich organizačních investic. Přesto je to přesně to, co mnoho organizací dělá. Skládají datové výzvy popsané výše kopírováním a vložením těchto dat do tabulek a následnou ruční manipulací se vzorci nebo pomocí šablony pro plánování scénářů ke stažení.
ale problémy kolem nástrojů nejsou jen případ spoléhání se na ruční tabulky. Projekty plánování scénářů jsou vícerozměrné-nemůžete jednoduše provést analýzu jednoho scénáře a očekávat správná rozhodnutí. Místo toho je zapotřebí více scénářů, které vyvíjejí více perspektiv pro každý z uvažovaných scénářů. Teprve pak může být vytvořen úplný obraz o výhodách a omezeních každého možného postupu.
mnoho organizací na to nemá nástroje. Mají nástroj, který podporuje správu zdrojů a umožňuje určité zvážení různých budoucích scénářů alokace zdrojů. Nebo mají nástroje finanční analýzy, které umožňují srovnání mezi různými modely financování. Nemají však vše, co potřebují (na různé typy analýz se podíváme později v příručce). Dále analytické nástroje, které mají, často nejsou integrovány mezi sebou nebo s platformou pro správu strategického portfolia, což ještě více ztěžuje komplexní analýzu.
dopad výzev
kombinace problémů s daty a nástroji zanechává organizacím úplnou neschopnost vyvinout efektivní scénáře a vybrat si mezi nimi s jakoukoli mírou důvěry. Zaměstnanci nakonec zůstanou pozdě, aby se v nevhodných nástrojích pokusili vyvinout možnosti, které budou vždy neuspokojivé.
a i když nakonec existuje scénář, o kterém je organizace poněkud jistá, proces dosažení tohoto bodu není škálovatelný nebo opakovatelný. Prostředí, ve kterém organizace působí, se neustále vyvíjí, a to znamená, že komplexní analýza scénářů musí probíhat alespoň čtvrtletně. A musí existovat schopnost rychle a snadno provést analýzu ad hoc, kdykoli dojde k významné události, která má potenciál vést k úpravám portfoliových investic.
typy analýzy scénářů what-if
jaký druh analýzy musí organizace zvážit? A jaké formy jsou vhodné pro které situace? V této části budeme identifikovat a prozkoumat některé z běžnějších forem analytických technik, které podporují analýzu strategických scénářů. Nezapomeňte však, že efektivní analýza a modelování what-if vyžaduje zvážení více dimenzí pro každý scénář. Zlepšení jednoho prvku může mít za následek zhoršení druhého. Změna řízená jednou analýzou může narušit omezení v jiném prvku podnikání.
je proto nezbytné zajistit, aby bylo provedeno co nejvíce různých relevantních scénářů, a aby výsledky těchto analýz byly zohledněny v celém rozsahu. To samozřejmě vyžaduje správnou sadu nástrojů, která to podporuje. O výzvách kolem toho jsme již diskutovali a později se podíváme na nejvhodnější přístup, ale prozatím se zaměřme na následující formy analýzy.
- prioritizace portfolia
- optimalizace nákladů / hodnot a analýza citlivosti
- plánování a využití kapacit zdrojů
- optimalizace krátkodobých a víceletých plánů
- krátkodobé a víceleté plánování kapitálu
- dostatečnost / optimalizace přínosů
- modelování scénářů ad hoc
prioritizace portfolia
co je to?
prioritizace portfolia je proces určování, do kterých aktiv investovat, v jakém pořadí. Musí zvážit, jak tyto investice sladit se strategickými prioritami, aby zajistily, že zdroje jsou zaměřeny na prvky práce, které budou pro podnik největší přínos. Zatímco změny priorit jsou potenciálně rušivé, protože mohou zahrnovat odklon od práce, která již probíhá, je nezbytné zajistit, aby vykonávaná práce byla vždy optimálně sladěna s neustále se vyvíjejícími potřebami podniku.
kde se používá?
stanovení priorit portfolia by mělo být zváženo pro všechna portfolia, ale zejména pro ta, která jsou přímo spojena s prací na podpoře současných cílů a cílů organizace – strategické portfolio, programy, projekty, produkty atd.
kdo ji používá?
stanovení priorit portfolia je nezbytné pro všechny vlastníky portfolia a výkonné vůdce.
optimalizace nákladů / hodnot a analýza citlivosti
co je to?
optimalizace nákladů a hodnot se zabývá zajištěním návratnosti investic (ROI) pro všechny organizační investice je co nejvyšší. Jedná se především o finanční opatření (další výhody budeme zvažovat později v této části) a pomáhá zajistit, aby finanční prostředky dostupné pro investice byly rozděleny mezi tyto investice způsobem, který optimalizuje finanční výkonnost.
analýza citlivosti je důležitou součástí tohoto procesu. Zvažuje, do jaké míry návratnost investice reaguje na posun této investice.
- je větší hodnota získaná a / nebo je hodnota dosažená dříve, pokud se investice zvýší?
- pokud ano, kde je smysl snižování výnosů?
- je vyšší hodnota lepší než přesměrování těchto prostředků na jinou investici?
- které investice lze snížit s minimálním nebo žádným dopadem na návratnost?
kde se používá?
optimalizace nákladů a hodnot a analýza citlivosti je důležitým hlediskem pro každé portfolio a musí být základním kamenem každé revize portfolia, aby bylo možné zvážit možnosti a dopady jakýchkoli úprav alokace fondů.
kdo ji používá?
i když se jedná o finančně zaměřenou analýzu, není to důležité pouze pro finanční funkci. Je také kritickým hlediskem pro majitele portfolia, aby zajistili, že jejich investice budou generovat nejlepší návratnost, a pro majitele výhod ze stejného důvodu.
plánování a využití kapacity zdrojů
co to je?
plánování a využití kapacit zdrojů je primárně zaměřeno na lidi. Řízení zdrojů je samostatný a kritický prvek strategického řízení portfolia a má svého vlastního průvodce. V oblasti analýzy scénářů je však třeba optimalizovat způsob využití stávajících zdrojů – procento přiděleného času; použití různých sad dovedností, úrovní zkušeností, pracovních funkcí; atd.
úvahy v tomto konkrétním scénáři zahrnují také snadnost, s jakou lze provést úpravy zdrojů.
- kde jsou nadcházející úzká místa a jak snadno je lze zmírnit?
- kde je v současné době nadbytečná kapacita, bude to přetrvávat, a pokud ano, jak mohou být tito jedinci znovu naplněni nebo přemístěni?
- jaké jsou vhodné strategie pro změnu zdrojů-najímání, školení, outsourcing nebo uzavírání smluv?
kde se používá?
všechna portfolia používají prostředky k provedení práce, do které se investuje, ale to je zvláště důležité pro portfolia, kde jsou alokace zdrojů plynulejší-programy – projekty atd. Je to také oblast, která je kriticky důležitá pro pochopení, kdykoli výsledky jiných analýz naznačují, že jsou nutné podstatné úpravy.
kdo ji používá?
software pro správu zdrojů je nejužitečnější pro jednu z největších skupin zúčastněných stran. Kromě vlastníků portfolia to vyžadují vlastníci zdrojů, aby mohli vyvážit potřeby své vlastní práce s alokací na tyto investice. Pro majitele jednotlivých pracovních položek v rámci každého portfolia je zásadní, protože ovlivňuje, jak mohou tuto práci naplánovat a doručit (bez ohledu na strukturu a pracovní přístup). A je to nezbytné pro HR, vedení a rozvoj a zadávání veřejných zakázek, aby mohli plánovat jakékoli požadované změny zdrojů. Konečně musí být zapojeny finance, aby bylo možné pochopit finanční důsledky jakýchkoli úprav zdrojů.
optimalizace krátkodobých a víceletých plánů
co to je?
Roadmapping je dalším strategickým imperativem, který je nezbytný pro organizační úspěch a který má svého vlastního průvodce. V rámci analýzy scénářů je to časově fázovaný prvek, pomáhá organizaci pochopit, jak změny současné firemní strategie ovlivňují blízké – a dlouhodobé plány. Optimalizace této oblasti vyžaduje zvážení závislostí mezi investicemi, dopad následných změn rozsahu, harmonogramu nebo přístupu v současných investicích atd. K tomu pomáhají nástroje Roadmapping.
cestovní mapy se v posledních letech staly důležitým nástrojem strategického řízení a musí být integrovány do celého přístupu k řízení strategického portfolia organizace. V důsledku toho musí být také jednou z analýz, která se provádí v rámci plánování scénářů, aby se zajistilo, že organizace nezajistí svou budoucnost, aby zlepšila výkon dnes.
kde se používá?
pokud má organizace plán pro portfolio nebo obchodní oblast (a tyto cestovní mapy by měly být zavedeny pro každé portfolio, obchodní oblast, oddělení atd.), pak musí být na tomto plánu provedena optimalizační analýza.
kdo ji používá?
optimalizace krátkodobých a víceletých plánů je primárně úvahou pro vlastníky těchto plánů, aby byl jakýkoli dopad na budoucí plány pochopen a upraven.
krátkodobé a víceleté kapitálové plánování
co to je?
krátkodobé a víceleté plánování kapitálu je finančním ekvivalentem optimalizace plánu, na který jsme se právě podívali. Zvažuje finanční dopady v blízké a dlouhodobé budoucnosti úprav, které jsou dnes prováděny. To zahrnuje základní otázky, jako je možné poskytnout budoucí investice, ale také plánovaný mix kapitálových a provozních výdajů, důsledky pro peněžní toky atd.
s tolika investičním plánováním, které je založeno na finanční kapacitě a schopnostech organizace, je to analýza, která je nezbytná pro dokončení a nápravu. Chyby nebo mezery v této analýze mohou mít za následek neschopnost organizace dodat v budoucnu a mohou ohrozit samotnou existenci organizace. Proto je důležité, aby se software pro plánování kapitálu organizace mohl integrovat s různými datovými soubory a provádět analýzu scénářů what-if.
kde se používá?
podobně jako roadmapping by tato analýza měla být provedena pro každé portfolio, které je předmětem přezkumu a úpravy.
kdo ji používá?
finanční oddělení jsou primárními spotřebiteli výsledků této analýzy, ale jejich interpretace výsledků a doporučení, která na základě této interpretace vydávají, jsou rozhodující pro všechny zúčastněné strany v každém portfoliu.
realizace / optimalizace výhod
co to je?
dříve v této části jsme se zabývali optimalizací nákladů a hodnot, ale přínosy a výsledky se neomezují pouze na finanční opatření. Investice také přinášejí výhody, pokud jde o podíl na trhu, spokojenost zákazníků a zaměstnanců, snížení rizika,zlepšení reputace atd. Všechny tyto výhody jsou ovlivněny, když dojde ke změnám v rámci portfolia, a všechny musí být považovány za součást analýzy scénářů.
analýza zde musí vzít v úvahu nejen to, zda měnící se prostředí nebo navrhované úpravy investičních portfolií ovlivňují přínosy, ale také to, zda posunutí podnikových priorit způsobuje, že se jednotlivé kategorie výhod stávají více či méně relevantními. Kromě toho musí organizace udělat více, než zajistit, aby byly splněny cíle přínosů, musí zajistit, aby byly přínosy optimalizovány – aby bylo dosaženo nejlepší možné návratnosti investice, která se provádí. Mít výhody realizační software, který nabízí what-if plánování scénářů je zásadní pro strategické řízení portfolia.
kde se používá?
Očekává se, že každé portfolio přinese organizaci výhody, takže tato analýza musí být použita v každé situaci. Často odchylky v provádění, které naznačují očekávané přínosy, již nemusí být dosažitelné, jsou výzvou pro analytické cykly ad hoc, ale tato analýza je základním prvkem všech recenzí.
kdo ji používá?
v této analýze je více zúčastněných stran. Lídři a vlastníci portfolia používají tyto informace jako jeden z hlavních prvků při rozhodování o jakýchkoli úpravách portfolia; majitelé práce spotřebovávají výstupy, aby pochopili, jak se vyvíjejí jejich výstupy a očekávané výsledky; a zástupci klientů musí pochopit, jak je ovlivněna jejich odpovědnost za obchodní výsledky.
ad hoc modelování
co to je?
někdy jsou budoucí scénáře poháněny konkrétní investicí, iniciativou nebo okolností. V jednom segmentu trhu může nastat neočekávaná příležitost, závažné selhání systémů ovlivňující jeden prvek provozu atd. Tyto scénáře vyžadují odpověď, ale vyžadují správnou odpověď. To je místo, kde přichází ad hoc modelování.
Jedná se o zvážení jedné konkrétní úpravy – zrušení iniciativy, přidání nové investice, zpoždění nebo zrychlení jednoho kusu práce atd. Tento typ analýzy musí být stále prováděn ve spojení s ostatními prvky analýzy scénářů, ale tyto analýzy ad hoc poskytují týmu scénářů konkrétní kontext analytického cyklu, jehož jsou součástí.
kde se používá?
jak již název napovídá, ad hoc modelování se používá všude tam, kde je to potřeba na jednorázovém základě.
kdo ji používá?
zúčastněné strany v investiční nebo obchodní oblasti, které jsou přímo ovlivněny, budou primárními uživateli, ale v závislosti na dopadu a potenciálních úpravách může existovat mnohem širší soubor organizačních zúčastněných stran v analýzách ad hoc.
vícerozměrné plánování scénářů
několikrát jsme zmínili skutečnost, že plánování scénářů je vícerozměrné, a nyní chceme tento aspekt prozkoumat podrobněji. Pokud je nezbytné nebo žádoucí provést úpravy podnikového portfolia, musí být tyto změny provedeny s co nejúplnějším porozuměním. Nestačí vědět, jak zlepšit výhody nebo jak zlepšit využití zdrojů. Scénáře What-if musí tvůrcům rozhodnutí umožnit zvážit a odpovědět na otázky jako:
- jaké jsou náklady v jiných oblastech (financování, dlouhodobé plány, kapacita zdrojů atd.) optimální volby přínosu?
- jaké kompromisní možnosti jsou k dispozici, aby vyvážily dopady na všechny oblasti?
- kde jsou prahové hodnoty, kdy se výkonnost stává okrajovou / přestává se zlepšovat / dosahuje neživotaschopné úrovně?
- jaké jsou nyní a v budoucnu rozdíly mezi nejvýhodnějšími možnostmi?
bez této úrovně vhledu není možné rozhodovat s důvěrou, že jsou přijímána nejlepší možná rozhodnutí. To riskuje nutnost zvrátit rozhodnutí během příštího cyklu přezkumu, což může ohrozit celkovou schopnost poskytovat.
samozřejmě dosažení této úrovně analýzy potřebuje správné nástroje pro plánování scénářů, které vám pomohou. Dotkli jsme se toho v sekci výzvy výše, ale pojďme to nyní prozkoumat podrobněji.
Evolving investment management
mnoho organizací vyvinulo svůj přístup ke strategickému plánování v posledních několika letech. Roční plánování ustoupilo čtvrtletnímu plánování, které se zase vyvíjí v nepřetržité adaptivní plánování. Proto se plánování scénářů stalo v dnešním nejistém světě tak důležitým. Pouhé zrychlení frekvence plánovacích a kontrolních cyklů však nestačí.
Chcete-li vytvořit prostředí, kde všechna data potřebná k efektivní analýze what-if mohou být vytvořena, udržována a spravována konzistentním způsobem, musí organizace změnit způsob, jakým plánují, vytvořením vlastních scénářů. Jejich přístup k řízení investic se musí vyvíjet od používání projektů jako primárního nástroje pro doručování práce k přístupu, který zahrnuje řízení investic na úrovni programu a produktu. To umožňuje povýšení rozhodnutí o financování a správě na strategičtější úroveň a zajišťuje, že veškeré plánování a poskytování zůstává cvičením shora dolů, což pomáhá udržovat sladění mezi prioritami, dodávka a přínosy.
kromě toho by se organizace měly snažit vyvíjet nad rámec programů a produktů a zahrnovat nové metody, jako je plánování a doručování založené na schopnostech. Přímým spojením toho, co organizace dělá, s tím, co potřebuje, je celý proces plánování, řízení a analýzy efektivnější a efektivnější – a proto je pravděpodobnější, že uspěje.
strategický software pro plánování scénářů
už jste viděli, že nástroje pro plánování scénářů jsou nedílnou součástí správy strategického portfolia. Strategické myšlení musí být řízeno od vrcholu organizace dolů, poskytování smysluplného vhledu a praktické podpory rozhodování prostřednictvím všech typů investic, všech pracovních struktur a napříč tri-modální realitou. Plánování scénářů nelze oddělit od ostatních strategických imperativů a ve skutečnosti podporuje schopnost splnit mnoho z těchto imperativů.
tato úroveň analýzy a vhledu se však opírá o přesné, úplné a včasné údaje. A to znamená, že musí existovat také integrace s adaptivním řízením projektů – aspekty správy portfolia zaměřené na provádění. Pokud neexistuje schopnost zachytit a spravovat data z frontových linií, pak neexistuje schopnost provádět smysluplnou analýzu what-if. A tato data musí pocházet ze všech frontových linií – projektů, programů, produktů, schopností atd. Musí zahrnovat každou z tri-modálních realit a musí mít společnou základní linii pro srovnání dat napříč typy aktiv a pracovními metodami.
nakonec musí analýza zahrnovat každý z běžných typů, o kterých jsme zde diskutovali. Pokud jsou vaše nástroje zaměřeny pouze na správu zdrojů, nebo pouze na finanční analýzu, pak se rozhodujete s neúplnými informacemi a alespoň některá z těchto rozhodnutí se ukáží jako špatná. Na UMT360 jsme hrdí na to, že náš software pro správu strategického portfolia zahrnuje funkce plánování scénářů, které jsou schopny poskytnout vše.
v souhrnu
organizace nemohou optimalizovat výkon, pokud nejsou schopny zajistit nejlepší možnou návratnost každé investice, aniž by ohrozily jiné oblasti svého podnikání-dnes i v budoucnosti. To je to, co dělá strategické plánování scénářů, co-pokud analýza nebo jakýkoli název, který se rozhodnete použít, tak důležité.
ale je to jen jeden z imperativů v rámci úplného strategického přístupu k řízení portfolia, který přináší úspěch důsledně a shora dolů. Udržitelný výkon vyžaduje závazek ke všem těmto požadavkům.