kalendáře jsou užitečné nástroje pro sledování nadcházejících schůzek, termínů a milníků. Mohou vám pomoci vizualizovat váš plán a připomenout vám důležité události, jako jsou svátky a prázdniny.
není divu, že lidé mají často na výběr z různých kalendářních nástrojů, včetně všeho od papírového kalendáře na zdi kanceláře až po nástroj pro správu kalendáře, jako je Calendly.
problém je v tom, že lidé příliš často spravují více kalendářů najednou. Pokud tyto kalendáře nejsou integrovány s vaší prací a synchronizovány mezi sebou, může to vést k masovému zmatku, bolestem hlavy a zmeškaným termínům.
proč byste měli používat kalendář softwaru pro správu projektů
pokud již spravujete a aktualizujete jeden nebo více kalendářů, nemusíte považovat funkci kalendáře za důležitou funkci softwaru pro správu projektů. Softwarové řešení pro správu projektů, které zahrnuje kalendáře, však nabízí několik výhod, které jiné možnosti kalendáře nemají.
například tradiční kalendáře jsou skvělé pro plánování vašeho dne, ale hrozné pro plánování, vizualizaci a sdílení projektové práce.
i když Vám Váš online kalendář může připomínat nadcházející termín, není navržen tak, aby vám řekl, jaké úkoly jsou nutné ke splnění termínu, kdo na nich pracuje a jaký je jejich aktuální stav dokončení. Budete muset jít mimo tento program (nebo poslat e-mailovou žádost), abyste našli tyto důležité informace.
kalendáře softwaru pro správu projektů odpovídají na tyto základní otázky přímým propojením s průběhem projektu a informacemi.
zde je sedm funkcí, které kalendáře řízení projektů nabízejí, které tradiční nemají:
- umožňuje sledovat a plánovat kritickou práci ručně
- automaticky sledovat konkrétní práci pro projekty, týmy nebo složky
- barevný kód podle stavu, kanálu, publika a dalších
- umožňuje vrstvit kalendáře, abyste získali velký obraz napříč více projekty nebo složkami
- umožňuje zobrazit kalendáře podle měsíce, čtvrtletí a/nebo roku
- umožňuje otevřít úkoly projektu přímo z kalendáře
- umožňují snadno sdílet aktualizace kalendáře v reálném čase s ostatními zúčastněnými stranami
kalendáře softwaru pro správu projektů umožňuje zobrazit naplánované úkoly, které obsahují všechny související informace, soubory a konverzace. Tato funkce umožňuje snadno přejít z kalendáře přímo do práce bez procházení jinými nástroji nebo aplikacemi.
Plus, které mají sdílený kalendář řízení projektů umožňuje zobrazit úkoly a projektové plány pro více týmů a projektů v celém podniku. Tato viditelnost vám pomůže identifikovat potenciální konflikty a koordinovat práci mezi jednotlivci a týmy.
kalendáře softwaru pro správu projektů vám umožňují rychle sdílet aktuální informace s interními a externími zúčastněnými stranami. Tato funkce znamená, že vedoucí pracovníci a zákazníci mají snadný přístup k ptačí perspektivě plánu projektu a nadcházejících klíčových termínech, vše v jednoduchém vizuálním formátu.
jak kalendáře řízení projektů fungují
na rozdíl od tradičních kalendářů se kalendáře softwaru pro správu projektů připojují přímo k základním projektům a úkolům v rámci vašeho softwaru. To znamená, že kalendář se automaticky aktualizuje při změně úkolů a plánů.
navíc tyto kalendáře nabízejí obousměrnou synchronizaci. To znamená, že pokud potřebujete odložit nebo přeplánovat úkol, můžete provést změnu přímo v zobrazení kalendáře. Jediné, co musíte udělat, je přetáhnout úkol na nové datum. Nejen, že aktualizuje úkol, ale také automaticky upraví všechny závislé úkoly.
jakékoli změny úkolů nebo projektů se okamžitě projeví jak v plánu projektu, tak v kalendáři v reálném čase, což znamená, že se nikdy nebudete muset starat o konfliktní data a celý váš tým může pracovat na základě jediného zdroje pravdy.
dalším způsobem, že software pro správu projektů kalendáře umožňují udržovat jeden zdroj pravdy je tím, že podporuje tvorbu jednotlivých kalendářů bez duplikování dat. Například, můžete vytvořit samostatné kalendáře pro všechny druhy různých pohledů, jako například:
- různé projekty, týmy nebo oddělení
- samostatné fáze projektu
- práce podle cílového publika
- práce podle kanálu
- různé stavy workflow
každý kalendář stále Stahuje ze stejného zdroje dat, takže jakákoli změna v projektu se stále okamžitě projeví ve všech kalendářích.
Tato funkce umožňuje zjednodušit zobrazení kalendáře tak, aby množství dat nebylo ohromující a nic nezmeškalo. Navíc můžete jednotlivé kalendáře táhnout dohromady, abyste viděli velký obrázek.
klasické vs. chytré kalendáře
existují dva typy softwarových kalendářů pro správu projektů:
- klasické kalendáře
- chytré kalendáře
klasické kalendáře vytváříte ručně vy nebo váš tým. Nabízejí flexibilní řešení, které vám umožní zobrazit pouze úkoly, které jste individuálně vybrali.
klasické kalendáře jsou užitečné, pokud máte mnoho úkolů rozložených do více projektů a chcete sledovat pouze ty nejdůležitější nebo ty s vysokou prioritou. Podobně, členové týmu se mohou rozhodnout vytvořit svůj vlastní klasický kalendář, aby mohli spravovat pouze úzkou škálu úkolů, jako jsou jejich vlastní úkoly a ty, které přímo předcházejí jejich.
inteligentní kalendáře automaticky vytvářejí zobrazení kalendáře, které zobrazují všechny úkoly v rámci konkrétního projektu nebo složky. Filtry můžete také použít k vytváření chytrých kalendářů, které splňují pouze zadaná kritéria – například pokud chce člen týmu vidět pouze přiřazené úkoly.
inteligentní kalendáře jsou užitečné, pokud úkoly, které chcete sledovat, jsou všechny ve stejném projektu nebo složce a pokud můžete snadno filtrovat úkoly, které chcete sledovat. Největší výhodou inteligentních kalendářů je, že je lze vytvořit pouze několika kliknutími a mohou se aktualizovat při změně projektu.
pokud je například do projektu přidán nový úkol, inteligentní kalendář jej může vytáhnout na displej (za předpokladu, že splňuje kritéria filtru.) Zatímco s ručním kalendářem, budete muset ručně přidat tento nový úkol do kalendáře. To zvyšuje riziko přehlížení nových úkolů.
integrace kalendáře
zatímco Kalendář Řízení projektů nabízí mnoho dalších funkcí a výhod, můžete stále chtít používat svůj aktuální nástroj kalendáře, zejména pokud také sledujete události, schůzky a termíny, které nesouvisejí s projektem.
z tohoto důvodu je důležité vybrat software pro správu projektů, který je schopen integrovat s populárními aplikacemi kalendáře, jako je Kalendář Google, Outlook a kalendář Apple. Tato integrace vám umožní udržovat si vlastní kalendář, aniž byste museli spravovat a aktualizovat dva samostatné nástroje.
mějte na paměti, že tradiční kalendáře nejsou navrženy tak, aby zvládly všechny detaily, které může kalendář softwaru pro správu projektů nabídnout. Měli byste hledat řešení, které vám umožní vybrat, jaká úroveň detailů je zveřejněna ve vašem tradičním kalendáři. Například, ve vašem online kalendáři, možná budete chtít vidět pouze data splatnosti úkolu nebo možná budete chtít vyloučit dílčí úkoly.