zůstatek účetní knihy pohledávek podniku, včetně nesplaceného dluhu ve věku a dnů (DSO), může poskytnout vhled do neefektivnosti procesu O2C, které lze řešit za účelem zlepšení cash flow.
tyto neefektivity mají tendenci pocházet z manuálních procesů, které ovlivňují schopnost týmu accounts receives (AR) zpracovávat tvorbu, prezentaci a distribuci faktur. Výsledkem je, že neefektivní proces O2C bude mít negativní dopad na časové rámce plateb, což potenciálně zvýší DSO a zabrání peněžnímu toku.
dobrou zprávou je, že existují řešení. Automatizací celého procesu pohledávek, od správy úvěrů po fakturaci a odsouhlasení plateb, mohou podniky optimalizovat každý krok procesu O2C pro lepší peněžní tok tím, že do vaší organizace přinesou peníze rychleji.
co je to objednávka na hotovost a kam to zapadá do peněžního cyklu?
proces objednávky na hotovost zahrnuje všechny kroky od zadání objednávky zákazníka až po zaplacení podniku (hotovost). Tyto kroky zahrnují správu objednávek a plnění objednávek, až po správu úvěrů, poté fakturaci a nakonec výběr plateb.
O2C má implicitní spojení s dodávkou zboží a plněním objednávek, a proto vyžaduje zavedení dobrých procesů řízení dodavatelského řetězce.
výhody z optimalizace procesu objednávky na hotovost
největší překážkou produktivity pohledávek je skutečnost, že procesy AR jsou často příliš složité, s příliš mnoha nesourodými finančními systémy, příliš malou standardizací a příliš mnoha manuálními kroky. Tyto procesy jsou často umocněny přerušeními vyplývajícími z problémů vyžadujících rychlé řešení.
jak ví každý obchodní vůdce, volný peněžní tok je nejdůležitější metrikou pro určení zdraví jejich podnikání. Oddělení AR má jedinečně vlivnou roli při usnadňování peněžních toků. Zkrácením doby od nákupu k objednávce a doručení faktury, jakož i zjednodušením platebního procesu, peněžní toky snadněji. Posouzení a úprava procesu O2C je proto nejzřejmějším místem pro řešení problémů s peněžními toky.
kromě zlepšení peněžních toků patří mezi hlavní výhody Optimalizace procesu objednávky na hotovost následující:
- generování příjmů ─ zjednodušený proces nákupu a plnění, rychlá, přesná fakturace a snadná platba zlepšují spokojenost zákazníků a podporují opakovaný nákup i obhajobu zákazníků. Tyto faktory mohou mít pozitivní dopad na růst tržeb.
- zkušenosti zákazníků ─ vztahy se zákazníky lze vyhrát nebo ztratit na základě zkušeností s plněním objednávek, fakturací a platbami. Spolehlivý systém O2C pro správu fakturace a plnění, kromě sporů a inkasa úvěrů, podporuje přesnost a včasnost a přispívá ke zlepšení zákaznické zkušenosti.
- úspora nákladů Stronger silnější vnitřní kontroly prostřednictvím automatizovaného procesu O2C výrazně snižují nebo odstraňují chyby a usnadňují podporu slev včasných plateb . Se zlepšením obchodních procesů může každá společnost snížit režijní náklady, což má za následek nižší provozní náklady a podporu provozního pákového efektu.
kroky provedené v příkazu k hotovostním procesům
1. Správa objednávek
vše začíná objednávkou. Zákazník zadá objednávku prostřednictvím elektronického obchodu, procesů přímého prodeje nebo jinými prostředky. Po zadání objednávky je inventář zkontrolován systémem zpracování objednávky, aby se potvrdilo, že zboží může být odesláno. Po ověření je vydán časový rámec dodání. Úvěrová facilita zákazníka bude zkontrolována, aby se zjistilo, zda byla objednávka přijata za stávajících úvěrových podmínek. Objednávka je poté zaznamenána do prodejní knihy a zboží je odesláno. Nakonec se v dodavatelském řetězci spustí automatické přeobjednávání prostřednictvím systému ERP, aby se zajistilo doplnění zásob pro budoucí prodej.
2. Credit management
převážná většina B2B prodejů se provádí na úvěr, což umožňuje čas na vygenerování, odeslání a zaplacení faktury, aniž by se zpomalilo plnění každé objednávky. Úvěr však musí být udělen na základě posouzení schopnosti každého kupujícího platit. Pečlivé stanovení úvěru v této rané fázi zabraňuje platebním rizikům při splatnosti faktur.
3. Fakturační systém zákazníků
zákazníci jsou fakturováni za každou objednávku, aby ve stanoveném časovém rámci požádali o platbu za zakoupené zboží. Nejlepší systémy fakturace zákazníků automaticky generují a doručují faktury zákazníkům při nákupu. Automatizace fakturace však musí vzít v úvahu velké množství nuancí a proměnných, včetně formátu faktury, mechanismu doručení a médií, příjemce, schvalovacího procesu, související dokumentace a mnoha dalších faktorů.
4. Pohledávky
jakmile je prodej uskutečněn a zboží je odesláno, proces pohledávek začíná. To zahrnuje generování a doručení faktur, sledování a odsouhlasení plateb proti účetní knize.
důvtipné týmy pohledávek automatizují odesílání upomínek nebo výpisů před splatností faktur. Je odpovědností týmu pohledávek, aby vyšetřil a vyřešil chyby fakturace a znovu vystavil faktury na správnou částku, pokud došlo k chybám.
5. Výběr plateb
postup pro platby zákazníků by měl být objasněn v době nákupu a ve faktuře (nebo v průvodní dokumentaci). K inkasu plateb pak dochází buď prostřednictvím zákazníků provádějících online platby, bankovní převody, nebo odeslání plateb v jiném formátu. Číslo objednávky je typickým sledovacím odkazem, který zajišťuje, že každá platba je správně přizpůsobena odpovídající objednávce. Nesplacené faktury jsou pronásledovány přímo až do předem stanoveného bodu,kdy jsou buď odepsány jako nedobytný dluh, nebo předány inkasní agentuře třetí strany.
6. Správa dat
v celém procesu O2C je klíčem dobrá správa dat. Systém správy objednávek se musí v reálném čase připojit k řízení zásob prostřednictvím systému plánování podnikových zdrojů (nebo ERP). Tímto způsobem může organizace pracovat napříč systémy, aby určila úrovně zásob a splnila objednávky nebo spustila změny.
fakturační systém musí přijmout spoušť pro vytvoření faktury, když jsou objednávky splněny, systém poté vytáhne data o objednávce, zkontroluje úvěrové limity zákazníka a dohodnuté platební podmínky, než vygeneruje a doručí fakturu správnému kontaktu.
proces výběru plateb se pak musí propojit zpět s účetní knihou nákupu, aby se zajistilo, že platby budou sladěny se správnou objednávkou. Každý krok může a měl by být automatizován, aby se zvýšila účinnost a přesnost.
Optimalizujte objednávku na hotovost pomocí automatizace
komplexní přístup k optimalizaci procesu O2C bude kombinovat technologie, poradenské služby a finanční služby. Mnoho organizací využívá technologii, protože může automatizovat rozhodování o úvěrech zákazníků nebo procesy AR a Treasury v rámci cyklu O2C. Automatizace snižuje nebo eliminuje ruční a papírové procesy. Související úspory nákladů a snížení chyb obvykle představují pozitivní návratnost investic. Automatizace procesu O2C přináší řadu výhod, včetně následujících:
úspora času: Vytváření a doručování faktur může být velmi manuální proces, který spotřebovává cenné kvalifikované pracovní hodiny. Automatizací tisku a poštovního doručování, nebo e-mailem na faktury a doručením následné komunikace za účelem pronásledování plateb, tým AR se může zaměřit na více obchodně orientované problémy. Automatizace může dokonce vzít výstup z ERP systému a propojit to přímo s účty kupujících splatné fakturační portály-obejít potřebu manuálního re-key nebo kopírovat-vložit faktury do nich.
Zlepšení Cash Flow: Automatizace nejen šetří čas procesu, ale zabraňuje úzkým místům v doručování faktur,zpracování plateb a odsouhlasení. Tyto faktory snižují tření při přivádění hotovosti do podnikání, čímž se zlepšuje peněžní tok.
Vylepšená přesnost: automatizace má pozitivní dopad na přesnost v celém procesu O2C. Když strojové systémy spolu mluví přímým přenosem dat, nehrozí žádné riziko kopírování a vkládání nebo jiných lidských chyb.
Snížení Nákladů: Úspora času z automatizace procesů, stejně jako snížení dotazů a helpdeskových hovorů, může být tak významná, že často investují do aspektů automatizace O2C, jako je automatizace AR, zaplatí za sebe během několika měsíců.
Zlepšete zákaznickou zkušenost: vztahy se zákazníky využijte vylepšení automatizace přináší konzistenci procesů, spolehlivost plnění, vnímání značky a snadnou platbu.
získejte viditelnost v reálném čase: Automatizace procesů objednávky na hotovost znamená, že každá fáze je zpracována digitálně, proto je snadno sledována a prezentována na první pohled prostřednictvím řídicích informačních panelů nebo jiných metod.
Zjednodušte vykazování a audity: automatizací procesu O2C jsou všechny akce a data k dispozici pro seskupování a analýzu jako zprávy nebo jako auditní stopy stisknutím tlačítka.