proces ověřování faktur a jak jej vylepšit
dodavatelé používají faktury k výběru plateb za produkty a služby, které poskytli svým zákazníkům v souladu s podmínkami smlouvy, objednávky nebo objednávkového formuláře. I když smluvní podmínky uvádějí jinak, faktury mohou mít odlišné podmínky nebo Dodatečné podmínky ve srovnání s těmito řídícími dokumenty. Dodatečné podmínky často zahrnují chyby a opomenutí očekávaná (E&OE) prohlášení ve snaze omluvit mírné přehlédnutí jsou chyby a snížit jejich právní odpovědnost za potenciálně neúplné nebo nesprávné informace.
faktury za produkty a služby informačních technologií (IT) mají často vyšší míru chyb ve srovnání s produkty a službami, které nejsou IT. To platí zejména pro faktury související se softwarem pro licencování, upgrade, údržbu a podporu. Několik studií naznačuje, že až 75% softwarových faktur je nesprávných, pokud průměr klesá mezi 50 a 60%. To znamená, že ne všechny chyby jsou podstatné pro náklady a riziko. Existuje však korelace mezi smlouvami s vyjednanými podmínkami a chybami na faktuře. Čím více sjednaných podmínek je zavedeno, tím větší je pravděpodobnost, že faktura bude nesprávná.
Mezi další příčiny vyšší chybovosti patří:
- prodejce nebo produkt získal jiný prodejce, který používá jiný obchodní model a fakturační systém (například SAP)
- globální rozdíly, jako jsou daně a měna
- fakturační systém dodavatele je nepružný nebo zastaralý. Systémy nejsou schopny vyhovět nestandardním nebo aktuálním podmínkám, ať už byly sjednány nebo jsou použitelné podle aktuálního obchodního modelu dodavatele
- faktura je založena na nesprávném řídícím dokumentu, jako je nesprávný objednávkový formulář nebo nesprávný plán
- na faktuře chybí informace, jako jsou názvy produktů, množství, datum zahájení a ukončení atd.
- změny obchodního modelu dodavatele a / nebo terminologie
ověření faktury zkontroluje, že jste dostali to, co jste za ni zaplatili, než provedete platbu prodejci. Úroveň, na které je faktura ověřena, ovlivňuje několik faktorů, včetně priority a organizace klade na zajištění správného vykreslení faktur, chuť k riziku, a dostupnost nástrojů a definovaných procesů.
odsouhlasení faktur
mnoho společností automatizovalo proces platby faktur a ty, které se obvykle nerozhodly delegovat rozhodnutí na účetní pracovníky. Problém s tímto přístupem je, že zaměstnanci jsou často obeznámeni s průmyslovými odvětvími a řídícími dokumenty, se kterými organizace pracuje. V obou případech je rozhodnutí o zaplacení faktury založeno na trojcestném procesu párování, který porovnává objednávku s potvrzením zboží a fakturou. Ať už je srovnání manuální nebo automatizované, může vzít v úvahu pouze číslo a částku objednávky, bez ohledu na další informace, které mohou být důležité. Někdy, systémy mohou porovnávat dokumenty v 2-way zápas nebo 4-way zápas. Některé společnosti začínají jedním procesem usmíření, ale změní jej s růstem podniku nebo s problémy s fakturací. Je důležité často přezkoumávat proces usmíření, abyste zhodnotili, jak dobře funguje.
Zpřísněte své podmínky
některé podniky vytvářejí platební podmínky specifické pro klienta. To může být skvělé pro malé podniky s několika klienty. Jak podnik roste, stává se překážkou. Zpřísnění podmínek na faktuře na univerzální termín sníží chyby. Globální společnosti mohou potřebovat různé podmínky podle země, se kterou pracují, ale tyto podmínky se musí vztahovat na všechny klienty v této zemi. Usnadňuje automatizaci a šetří čas při vytváření faktury. Mnoho podniků stanoví standardní termín s novou klientelou a poté aktualizuje svou zavedenou klientelu.
přehodnoťte své procesy
identifikace problémových oblastí je důležitým faktorem při zlepšování vašich metod. Při přehodnocení je třeba zvážit několik věcí:
- posíláte papírové faktury?
- přidělujete firemní kódy každému z vašich dodavatelů?
- jaké limity tolerance jsou zavedeny?
- jaký je váš objem objednávek každý týden / měsíc / čtvrtletí?
- jaký je váš objem faktur odeslaných každý týden / měsíc / čtvrtletí?
- jaký je váš objem faktur přijatých každý týden / měsíc / čtvrtletí?
- jak často využíváte slevy prodejců?
- kdo zpracovává správu materiálů?
podrobně se podívejte na každé oddělení a jejich zapojení do zavedených procesů. Tam by mohlo být místo, kde se věci začnou zúžit. Získejte od těchto oddělení informace o jejich návrzích, aby se věci zjednodušily. Zvažte automatizaci a elektronickou fakturaci, abyste minimalizovali fyzické stopy papíru. Použití Miro pro týmovou spolupráci je zásadní pro úspěch komunikace. Enterprise resource planning (ERP) ukáže Vaše procesy v reálném čase a pomůže vyhodnotit systém.
prodejci problémů s ohněm
pokud máte dodavatele nebo dodavatele, kteří mají ve zvyku neplatit včas, mohou způsobit zmatek v procesech faktur a peněžních tocích. Vaše podmínky musí zahrnovat poplatek za pozdní platbu nebo procentní poplatek na všech příchozích fakturách. Změňte umístění těchto poplatků a vložte je do blízkosti částky faktury. Tyto poplatky mají být generovány automaticky v programech jako řádková položka. Zkontrolujte datum faktury. Je to viditelné, když člověk skenuje informace? Problematičtí dodavatelé vytvářejí více práce pro správu zásob a finance. Pokud prodejce odmítne dodržovat platební smlouvy, je čas hledat nového dodavatele.
to se vztahuje i na to, jak prodejce sleduje své vlastní faktury. Někteří prodejci mají problematické procesy, kde není jasné, za co platíte. Nebo provádíte platby za fakturu, kterou platí pro jiné faktury. Když prodejce dělá tyto typy věcí, zpomaluje proces na vašem konci. Musí být změněn, aby Vaše procesy byly plynulejší a finanční obraz společnosti jasnější. Transakční kódy a číslo dokumentu mohou pomoci při určování způsobu použití plateb.
srovnávací srovnání
porovnání vaší firmy s ostatními na stejném trhu může být přínosem pro společnost. Poskytnou nápady, jak zachovat to, co funguje, a řešení problémů. Může to být zážitek otevírající oči, který hodně učí. Vědět, jak stojíte vedle svých konkurentů, je výhodou. Pokud se vám daří dobře, může to být motivátor ke zlepšení prodeje a vztahů. Náklady mohou být vysoké, ale jedná se o investici do společnosti. Mnoho podniků může říct, že mají problémové oblasti, ale náklady na tyto oblasti jsou odhaleny ve srovnání. Stojí za to zaplatit za službu, která pomůže změnit procesy a ušetřit peníze společnosti.
zkontrolujte slevové programy
pokud jde o splatné účty, využití každé dostupné slevy je pro finanční účetnictví cenné. Problém je, když jsou pozadu s placením těchto faktur a přijdou o slevy. Přezkum toho, co se děje, aby tyto faktury nebyly zaplaceny během způsobilosti ke slevě, je nutností.
další věc, kterou je třeba zvážit, je znovu vyjednat podmínky s prodejcem, abyste získali slevu nebo lepší slevu. Pokud prodejce není ochoten, nakupování nového dodavatele ochotného nabídnout slevu je způsob, jak zlepšit procesy a finance.
nabízí společnost slevy za včasnou nebo včasnou platbu? Je třeba zvážit zlepšení peněžních toků a procesů pro pohledávky. Je také atraktivním vyjednávacím nástrojem při získávání nové klientely.
vždy je dobré vyhodnotit proces ověření faktury alespoň jednou ročně, abyste se ujistili, že věci jsou co nejúčinnější.