stěhování kanceláří? Zde je váš konečný kontrolní seznam

stejně jako rodina může přerůst domov, podniky mohou přerůst kancelářské prostory. S výzkumem naznačuje, že podniky přemístit v průměru každých sedm let, ať už je to pro růst podnikání, přemístění společnosti, nebo prostě změna scény, stěhování kanceláří může mít obrovský dopad na své zaměstnance.

v důsledku globální pandemie se mnoho podniků snaží změnit své fyzické pracovní prostředí, aby splnilo nezbytné předpisy pro sociální distancování.

bez ohledu na vaše organizační okolnosti, jak se vaše podnikání vyvíjí a rozšiřuje, nakonec přijde čas, kdy vaše současná kancelář nestačí na podporu veškerého personálu a technologie, které potřebujete. Když se to stane, ocitnete se před složitým, ale nezbytným zlem: změna. Zatímco změna může být cennou věcí v obchodním světě, je to také něco, co mnoho zaměstnanců i vedoucích podniků má potíže s řízením.

sestavili jsme našeho dokonalého průvodce přemístěním kanceláří, který vám pomůže hladce řídit pohyb vaší kanceláře, zmírnit nepříznivé účinky změny a umístit svůj pohyb jako pozitivní a vzrušující vývoj pro vaše podnikání a vaše zaměstnance.

krok za krokem Office Move Checklist

náš užitečný krok za krokem kontrolní seznam vám pomůže naplánovat a připravit se na váš velký office move a prozkoumat, jak:

Krok 1. Vezměme si vaše potřeby office move

než se rozhodnete pro velký tah, je důležité posoudit potřeby vašeho podnikání. Existuje mnoho důvodů pro přesun Umístění kanceláře, ale identifikace důvodů pro přemístění brzy v procesu vám může pomoci vytvořit strategičtější, pečlivě zvážený proces stěhování kanceláře.

přesunutí Umístění kanceláře může zvýšit morálku vašich zaměstnanců, zvýšit produktivitu a otevřít vaše podnikání novému fondu talentů. Existuje několik důvodů, proč přesunout Umístění kanceláře, ale mnoho podniků se pohybuje z následujících možných důvodů:

• obchodní růst

jak vaše podnikání roste, je důležité plánovat expanze z hlediska vašeho fyzického prostředí. Přemístění vám může pomoci přizpůsobit design vaší kanceláře způsobem, který vyhovuje vašim týmům na praktické úrovni, ale také odpovídá vašemu organizačnímu étosu a hodnotám. Ať už chcete představit více pracovních stanic, otevřenější prostory pro spolupráci nebo poskytnout větší přístup k zasedacím místnostem, výběr nových kancelářských prostor, které budou dlouhodobě vyhovovat potřebám vašeho týmu, je klíčovým hlediskem pro moderní podniky, které hledají perfektní kancelář pro růst.

• přilákání klientů

vaše kancelářské prostory fungují jako „výloha“ pro vaši značku, takže musí svým klientům sdělit, za čím stojíte jako organizace. Mít kancelářskou polohu, na kterou se cítíte hrdí, a pohodlné pozvání vašich klientů je důležité. Prostor, který obýváte jako firmu, může zanechat trvalý dopad na ty, kteří s vámi pracují, výběr kancelářských prostor v záviděníhodném místě by mohl pomoci vašemu podnikání více gravitas, a v některých případech vám může dokonce pomoci přilákat nové podnikání.

• zlepšení produktivity

vyberte umístění kanceláře s ohledem na produktivitu vašich zaměstnanců. Blahobyt zaměstnanců je klíčem k produktivitě a morálce, takže nezapomeňte zvážit rovnováhu mezi prací a životem a zdraví a wellness jako klíčový faktor pro výběr nového umístění kanceláře. Má poblíž tělocvičnu? Je v okolí spousta zeleně? Jsou v okolí místa, kde si zaměstnanci mohou koupit oběd nebo občerstvení? Ještě menší úvahy, jako je přirozené světlo a design otevřeného plánu, mohou mít obrovský dopad na morálku a produktivitu vašich zaměstnanců. Přesun obchodní kanceláře a přemístění do modernějšího prostředí může zlepšit konektivitu a může motivovat týmy a rozvíjet zapojení vašich zaměstnanců.

• přilákání talentů

kromě potenciálního přilákání nových podniků by vám přemístění vaší kanceláře mohlo potenciálně pomoci přilákat lepší skupinu talentů, které vám pomohou formovat budoucí vůdce vaší organizace. Pokud je obtížné se dostat do vaší obchodní kanceláře, v nežádoucí oblasti nebo na zvláště venkovském místě, může být pro skvělé kandidáty obtížnější představit si svou budoucnost jako součást vaší organizace. Jako tvář vašeho podnikání, místo vaší kanceláře by mělo být vybráno jako přístupné centrum pro příští generaci vaší talentované pracovní síly, což vám pomůže přilákat ty správné lidi, kteří budou hrát roli ve vaší budoucnosti.

Krok 2. Plan your office move

dobře organizovaný plán office move je rozhodující v každé transformační strategii-ať už se stěhujete do nového telefonního systému nebo přecházíte do jiné kanceláře.

ujistěte se, že budete postupovat podle těchto tipů při vytváření plánu přemístění kanceláře:

• Vytvořte plán přemístění vaší kanceláře s termíny, kdy musí být zavedeny nové technologie a systémy.
• analyzujte své nové umístění a ujistěte se, že rozumíte jeho it schopnostem, zařízením a nástrojům.
• plánujte své kancelářské prostory a přemýšlejte o změnách, které budete muset provést na pracovních stanicích, IT infrastruktuře a zařízeních.
• zvažte, jak váš pohyb kanceláře ovlivní všechny existující projekty, které máte v pohybu.

Krok 3: identifikace nákladů a plánování rozpočtu

stěhování kanceláří může být nákladné a může být také velkým otřesem, pokud jde o vaše náklady vzniklé jakýmkoli prostojem. Je důležité identifikovat všechny možné náklady na přemístění vaší kanceláře před stanovením rozpočtu. Tímto způsobem může váš projektový manažer přemístění kanceláře zjistit, jaká úroveň rozpočtu může být rozumná a proveditelná.

abychom mohli začít zkoumat náklady a skryté výdaje, se kterými se můžete setkat, sestavili jsme seznam typických pohyblivých výdajů za úplatu.

• nájemné (včetně recenzí nájemného a DPH)
• poplatky za vklady a zchátralost
• poplatky za přerušení smlouvy
• správní/agenturní poplatky
• bezpečnostní
• poplatky za stěhování/přemístění dodavatelů
• poplatky za skladování
• pojištění
• poplatky za služby
• poplatky za renovaci/návrh interiéru
• nástroje
• poplatky za připojení a komunikaci
• post redirection

stáhněte si kontrolní seznam výdajů na přesun kanceláře jako praktickou šablonu výchozího bodu pro sestavení klíče náklady na stěhování kanceláří.

Krok 4: vytvoření kontrolního seznamu úkolů projektu

když se rozhodnete změnit kancelář, budete potřebovat plán na místě, aby vám neunikly žádné podstatné podrobnosti v procesu přemístění.

pokud není zacházeno efektivně, může přesun kanceláře způsobit řadu problémů a může výrazně poškodit váš spodní řádek. Se zaměřením na udržení maximální produktivity a snížení narušení vašich zaměstnanců a zákazníků, krok zpět, abyste mohli pečlivě strategizovat a naplánovat svůj hlavní obchodní manévr, může zabránit frustraci zaměstnanců, Zmeškané faktury, a poškozené vztahy se zákazníky.

po vytvoření rozpočtu a předvídání nákladů na stěhování kanceláře budete muset sestavit komplexní kontrolní seznam projektů s jasnými cíli a cíli, které mohou být snadno sledovány vaším projektovým týmem a zaměstnanci. Zahrňte měřitelné cíle týkající se časových harmonogramů a minimalizace prostojů a zahrňte je do svého komplexního a proveditelného kontrolního seznamu úkolů.

nezapomeňte, že zajištění toho, že můžete připravit vše předem a provést krok v den s minimálními prostoji a minimálním narušením vašich zaměstnanců, je klíčovým hlediskem při řízení projektu, který vám hrozí.

dělat a nedělat zahrnout do svého kontrolního seznamu:

dělat:

jmenujte Správce přesunu kanceláře

musíte jmenovat jednu osobu, která může vést váš projekt přemístění kanceláře. I když budete potřebovat buy-in z celého vašeho týmu, a váš manažer bude potřebovat lidi delegovat, vaše kancelář tah bude potřebovat jeden go-na osobu, která může být zodpovědný za rozpočtování, plánování, a reagovat na jakékoli dotazy týkající se vaší kanceláře tah.

poskytněte dostatek času pro proces plánování

proces plánování vašeho přesunu kanceláře by měl skutečně začít kolem 3-6 měsíců před termínem přesunu kanceláře. Nezapomeňte si nechat dostatek času na rozpočet, výzkum, delegovat úkoly a zajistit, aby veškerá vaše logistika byla v tomto časovém horizontu proveditelná.

Stanovte si své priority (ale nejen v rámci vedoucího týmu)

ujistěte se, že víte, co hledáte, s přesunem kanceláře. Možná budete chtít zaměřit na jednoduše snížit náklady na pronájem, zatímco vaši zaměstnanci mohou potřebovat lepší parkování nebo bezpečnější prostředí, když odejdou pozdě v noci. Provedení průzkumu se svými zaměstnanci vám může pomoci cítit více zaměstnanců zapojených a zapojených do projektu, takže při shromažďování priorit nezapomeňte vzít v úvahu jejich potřeby.

načrtněte svá rozpočtová kritéria

jakmile budete mít obecnou představu o tom, co všechno by mělo stát, mělo by být snazší zjistit, jaký by měl být váš celkový rozpočet. Nezapomeňte vždy přeceňovat svůj rozpočet, abyste měli malý manévrovací prostor pro případ, že by se věci přidaly o něco více, než jste očekávali.

Vytvořte realistickou časovou osu a držte se jí

nastavte přiměřenou časovou osu, která jasně nastiňuje termíny a jmenuje členy vašeho projektového týmu ke konkrétním úkolům. Snažte se nezmeškat termíny; čím více se vám podaří zaškrtnout kontrolní seznam brzy, tím méně stresující bude váš pohyblivý den(a týdny před ním).

ne:

nesnažte se přesunout sami

i když může být lákavé ušetřit náklady na kancelářskou společnost nebo spravovat projekt výhradně sami, ujistěte se, že sdílíte zatížení. Nepodceňujte, jak rozsáhlý může být Projekt přesunu kanceláře. Nezapomeňte delegovat a najmout důvěryhodnou společnost pro stěhování, která vám pomůže při zvedání těžkých břemen.

nepodceňujte svůj rozpočet

neříkejte si, že byste mohli snížit rohy na jemnější detaily vašeho kancelářského pohybu. Nelze popřít, že to bude nákladné. Přijměte to a nechte si trochu volnosti, takže pokud se věci ukážou dražší, máte vyrovnávací paměť. Pokud tak neučiní, dopřejte svému týmu něco navíc, aby každému pomohl oslavit své nové pracovní prostředí.

nenechávejte to všechno do poslední chvíle

odkládání s ohledem na váš proces přemístění není dobrý nápad. Jak se říká, stěhování je nejvíce stresující životní událost, kterou musíme překonat. Stěhování kanceláří rozhodně nepřichází bez výrazného stresu, ale pokud se budete držet svých časových plánů a na konci se nebudete cpát do logistiky, váš den stěhování může běžet plynuleji, než očekáváte.

nevylučujte své zaměstnance nebo zákazníky

sdílení vašich plánů a informování zaměstnanců o tom, jak mohou přispět, může mít obrovský dopad na morálku vašich zaměstnanců. Získání vašich zaměstnanců na palubě s Office move je nedílnou součástí vašeho zapojení zaměstnanců je velmi důležité, pokud jde o získání masové buy-in z vaší pracovní síly. Stejně tak může včasná komunikace se svými zákazníky a informování o vašem kancelářském pohybu pomoci posílit vaše vztahy se zákazníky v dlouhodobém horizontu.

nezapomeňte na jemnější detaily

ujistěte se, že brainstorming se svým projektovým týmem může být klíčem k tomu, abyste si mysleli na všechny jemnější detaily. Například, vytvořte seznam obecných dodávek, které byste mohli potřebovat k nákupu, například následující:

• úložné boxy v různých velikostech
• balicí papíry a bublinkové fólie
• balicí stůl / vyhrazený balicí stůl
• trvalé značky a štítky
• vzduchem naplněné polstrování

váš konečný kontrolní seznam přesunů kanceláří

první fáze: položit základy

• jmenujte svého office move projektového manažera a projektového týmu
• zkontrolujte svůj současný pronájem a stanovit náklady na předčasné přerušení
• stanovte svá kritéria a provádět nezbytné průzkumy zaměstnanců
• náklady na výzkum a nastavte svůj rozpočet
• stanovte termín přesunu kanceláře
• výzkumné kanceláře a stěhovací pojistné náklady
• začněte hledat online kancelářské prostory, které vyhovují vašim obchodním potřebám
• >
• dokumentujte svůj plán a časovou osu
• užší výběr, Diskutujte a vyberte si svůj nový

druhá fáze: komunikujte

• Zajistěte, aby vaše aktuální seznamy klientů byly aktuální
• spusťte podrobný audit všech online a offline a obsah seznamu vyžadující a aktualizovaný na adresu
• informujte poštu o své nové adrese
• Spolupracujte se svými právními týmy na aktualizaci nezbytných smluv s novou adresou
• Aktualizujte své sociální média a online účty (včetně Google Business atd.).
• s novou adresou
• zkontrolujte seznamy partnerů a zúčastněných stran, abyste informovali o změně adresy (v případě potřeby aktualizujte seznamy)
• proveďte audit na papírnictví a značkovém materiálu, abyste v případě potřeby aktualizovali adresy
• Zkontrolujte a aktualizujte všechny odběry dodávek
• sdělte své plány svým zaměstnancům (dejte jim vědět, jak/zda se mohou zapojit)
• oznamte současnému pronajímateli/správci budovy
• nastavte v deníku datum, kdy mají zaměstnanci aktualizujte adresu v e-mailových podpisech
• zarezervujte si vybranou kancelář Stěhování společnosti
• začněte koordinovat logistiku přesunu kanceláře se svým IT týmem a prodiskutujte potřeby IT systémů a zařízení
• pošlete oznámení o změně adresy klientům, zákazníkům, partnerům, průmyslovým subjektům a mediálním publikacím, jejichž jste členem nebo předplatitelem
• informujte poskytovatele internetových služeb o přesunu kanceláře a diskutujte o potřebách připojení k internetu
• informujte svého telekomunikačního Poskytovatele o přesunu kanceláře a zajistěte veškeré potřebné aktualizace vašeho telefonního čísla, telefonních systémů nebo kabeláže

třetí fáze: připravte si logistiku

• proveďte audit svého současného kancelářského nábytku a identifikujte jakýkoli nový nábytek, který budete potřebovat
• Zmapujte svůj nový design kanceláře s podrobným půdorysem a rozměry
• Naplánujte si nový prostor podle kancelářských prostor a stolních bloků
• Identifikujte prostory zasedacích místností a společné prostory v novém uspořádání kanceláře
• v případě potřeby Uspořádejte externí dočasné úložiště
• Naplánujte jakékoli kancelářské potřeby a vybavení pro novou kancelář
• vytvořte jakékoli bezpečnostní potřeby pro novou kancelář
• zařiďte/jmenujte úklidové služby (jak pro odhlášení ze staré kanceláře, tak pro pravidelný úklid nového prostoru)
• podívejte se a rezervujte nakládací pozice nebo vyhrazené parkoviště pro pohybový den
• dokončete všechny nové smluvní dokumenty
• Diskutujte a zajistěte jakékoli nové IT vybavení pro nové kancelářské prostory a zasedací místnosti
• Check-in s internetem/telekomunikacemi a dalšími nezbytnými poskytovateli, abyste zajistili, že velký den běží hladce a bez nadměrných prostojů

Krok 5: Připravte si kancelářské vybavení při stěhování kanceláří

co plánujete dělat s fyzickým hardwarem při přesunu do nové kanceláře? Pokud máte v plánu na přechod na cloud komunikace, nebo již máte hostovaný systém, pak vše, co musíte udělat, je přepravit vaše stolní telefony a další koncové body do vašeho nového umístění. Pokud máte zaveden kompletní obchodní komunikační systém, možná budete muset přemýšlet o tom, zda je čas na upgrade, nebo zda stojí za to vzít s sebou.

nezapomeňte tyto věci zvážit při přípravě kancelářského vybavení před stěhováním kanceláří:

• Vytvořte kontrolní seznam všech IT a telekomunikačních aktiv, která chcete přinést do své nové kanceláře.
• zjistěte, zda všechna vaše aktiva budou dobře fungovat s IT infrastrukturou ve vašem novém umístění.
• rozhodněte se, zda je čas upgradovat různé části vaší komunikační strategie přepnutím do cloudu.
• zvažte jakékoli nadcházející akvizice nebo upgrady IT/telekomunikací a určete, zda je lze provést současně s tímto krokem.

Krok 6: adresa vašeho telekomunikačního systému

jak bylo uvedeno výše, hardware ve vašem telekomunikačním systému je pouze jednou komponentou, kterou je třeba řešit během přesunu kanceláře. Budete také muset přemýšlet o různých dalších částech vaší obchodní komunikační strategie.

Vezměme si tento telekomunikační systém office přesunout kontrolní seznam:

• zhodnoťte, co musíte udělat s hlasovými daty ve vašem novém systému. Chystáte se přijmout nové technologie a cloudová řešení?
• Určete, kolik telefonních linek potřebujete, a informujte svého poskytovatele telekomunikací, pokud s nimi chcete zůstat.
• rozhodněte se, co budete dělat se svými stávajícími telefonními čísly. Pokud je Vaši zákazníci již znají, může být vhodné je udržet stejné.
• prozkoumejte všechny upgrady, které mohou být k dispozici jako součást vašeho pohybu. Zpřístupňuje další šířka pásma nové možnosti komunikace?
• zálohujte všechna hlasová nebo komunikační data, která si vezmete s sebou. Cloudové úložiště zajistí, že se na druhé straně můžete rychle vrátit zpět.

Krok 7: Správa zabezpečení při stěhování kanceláří

nakonec nezapomeňte přehlédnout administrativní detaily během přemístění kanceláře. Nyní je ideální příležitost zvážit zabezpečení sítě a ujistit se, že je vše v bezpečí.

věci, které je třeba pamatovat při správě zabezpečení sítě před přesunem kanceláře:

• Vytvořte soupis všech svých aktiv a zdrojů a vypracujte plán ochrany vašich informací při přepravě.
• Vytvořte seznam zaměstnanců a přístupová práva k síti, která by měli mít.
• před přemístěním kanceláře podrobně a v případě potřeby aktualizujte své bezpečnostní zásady.
• zhodnoťte smlouvy s dodavateli zabezpečení a podívejte se na bezpečnostní řešení dostupná od vašeho poskytovatele telekomunikací.

stěhování kanceláří může být v nejlepším případě komplikovaným zážitkem. Naštěstí s flexibilními cloudovými komunikačními systémy RingCentral můžete minimalizovat stres z vašeho pohybu a omezit narušení vašeho podnikání.