the Skills gap Analysis-a Full Guide

v době, kdy společnosti zažívají rychle rostoucí potřebu znovu a kvalifikovat své lidi, se analýza rozdílů v dovednostech stává stále relevantnějším nástrojem. Ale kde začít? V tomto článku si vysvětlíme, co je analýza mezery v dovednostech, proč to může být užitečný nástroj, a budeme sdílet třístupňový přístup k provádění analýzy mezery v dovednostech.

obsah
co je analýza mezery v dovednostech?
proč je analýza mezery v dovednostech užitečná?
jak provést analýzu mezery v dovednostech
kvantitativní přístup k provedení analýzy mezery v dovednostech
na závěrečnou poznámku
FAQ

co je to analýza mezery v dovednostech? Definice

analýza mezery v dovednostech je nástroj používaný k posouzení rozdílu (nebo mezery) mezi skutečným stavem a budoucím cílovým stavem. Organizace jej používají k identifikaci dovedností, které jednotlivý zaměstnanec potřebuje, ale nemusí nutně ještě vykonávat svou práci nebo účinně plnit určité úkoly (Antonucci, Ovidio, 2012).

pro HR je analýza mezery v dovednostech způsobem, jak zjistit, které dovednosti a znalosti chybí mezi zaměstnanci v Organizaci. Jakmile mají tyto informace, HR může řešit mezeru v dovednostech v Organizaci. To lze provést prostřednictvím upskilling, rekvalifikace, L&d investiční rozhodnutí, plánování nástupnictví, a tak dále. O různých možnostech budeme diskutovat později v tomto článku.

pokud byste raději sledovali video o tom, jak provést analýzu mezery v dovednostech, podívejte se na náš učební skus níže:

proč je užitečná analýza mezery v dovednostech?

ve své zprávě o budoucnosti pracovních míst v roce 2018 Světové ekonomické fórum uvádí, že do roku 2022 bude muset nejméně 54% všech pracovníků aktualizovat nebo nahradit své kompetence. Je to výsledek rychlého technologického vývoje a rostoucí digitalizace, která ovlivňuje náš osobní i profesní život.

pro organizace napříč všemi průmyslovými odvětvími to znamená, že určitá pracovní místa zmizí kvůli automatizaci, zatímco jiná se změní, pokud jde o jejich hlavní úkoly a odpovědnosti. To je místo, kde se redesign práce stává relevantním; přeskupení těchto úkolů a povinností je sladit s měnící se realitou práce.

než se však dostanete k přepracování pracovních míst, je důležité vědět, jaké dovednosti a znalosti v současné době chybí ve vaší pracovní síle a které z těchto dovedností jsou nezbytné pro výkon vaší organizace.

to mě přivádí k důvodům, proč je užitečné provést analýzu mezery v dovednostech:

Použijte 1: To vám dává nahlédnout do celé vaší pracovní síly

budete schopni určit, kteří zaměstnanci mají nejvíce znalostí o konkrétních aspektech podnikání, stejně jako zaměstnanci s (důležitými) nedostatky v dovednostech.

jako takový budete moci lépe zacílit (školit) zdroje na ty dovednosti, které vyžadují největší pozornost. To zase povede k optimálnímu využití zdrojů, pokud jde o zlepšení celkového výkonu týmu.

použití 2: zvyšuje individuální učení a rozvoj

jednotliví zaměstnanci budou schopni zjistit, jaká zlepšení budou muset udělat, aby získali nebo zlepšili dovednosti a kompetence potřebné k co nejlepšímu výkonu ve své (budoucí) roli. Nakonec to bude mít také pozitivní dopad na produktivitu vašich zaměstnanců.

použití 3: pomůže vám s strategickým plánováním pracovních sil

strategické plánování pracovních sil je mimo jiné o tom, abyste se ujistili, že máte správný počet lidí se správnými dovednostmi na správném místě. Je to trochu obtížné začít plánovat do budoucna, i když pokud nevíte přesně, kde stojíte právě teď z hlediska dovedností …

použití 4: to může zlepšit své náborové úsilí

to jde ruku v ruce s předchozím odstavcem. Je mnohem snazší získat dobré lidi, pokud můžete identifikovat kandidáty, jejichž dovednosti lépe odpovídají těm, které jsou potřebné k efektivnímu fungování v konkrétní roli.

použití 5: vytváří konkurenční výhodu

pokud zkombinujete všechny výše uvedené, budete moci vytvořit konkurenční výhodu a zůstat před konkurencí. Budete znát silné a slabé stránky vaší pracovní síly, budete moci plánovat dopředu, pokud jde o učení a rozvoj a nábor, a tím optimalizovat výkon vaší organizace.

jak provést analýzu mezery v dovednostech

pokud jde o skutečné provedení analýzy mezery v dovednostech, navrhujeme dvě metody analýzy rozdílů v dovednostech, kvalitativní metodu a kvantitativní metodu.

První přístup je kvalitativní a volně založený na procesu organizačního rozvoje. Druhá je metoda navržená Antonucci a Ovidio a sleduje kvantitativní přístup. Projdeme obě metody analýzy rozdílů v dovednostech, počínaje kvalitativní metodou.

rozsah a diagnostika

tato první fáze je o rozsahu výzvy. V případě analýzy mezery v dovednostech to znamená identifikaci potřebných dovedností.

abyste mohli identifikovat dovednosti, které organizace potřebuje nyní-a v budoucnu -, musíte nejprve položit a odpovědět na určité otázky. Například:

• jaké je poslání organizace?
• jaké jsou obchodní cíle organizace?
• jaké kritické dovednosti jsou potřebné k tomu, aby bylo možné plnit misi a splnit obchodní cíle?

kritérium pro určení, zda je dovednost kritická nebo nekritická, je následující. Pokud zaměstnanec postrádá určitou dovednost, ale přesto uspokojivě dokončí úkol, je dovednost nekritická. Pokud na druhé straně zaměstnanec dokončí konkrétní úkol, ale s neuspokojivým výsledkem, je chybějící dovednost kritická.

pokud jde o budoucí dovednosti, které jsou potřebné ve vaší organizaci a průmyslu, musíte mimo jiné vědět:

• jaká pracovní místa ve vaší organizaci / průmyslu budou pravděpodobně (částečně) automatizována?
• jaké dovednosti jsou v současné době na vzestupu ve vašem oboru?
• jaký druh (neexistujících) pracovních míst bude vaše společnost potřebovat více?

sběr a analýza dat

druhým krokem je sběr a analýza dat. Cílem této fáze je trojnásobný: analyzovat, jaké úkoly se nyní dělají, hodnotit, jak důležité jsou tyto úkoly, a informovat se o dovednostech potřebných k řádnému provedení práce. V případě analýzy mezery v dovednostech mohou činnosti sběru a analýzy dat zahrnovat:

• Zkontrolujte aktuální popisy pozic pro budoucí potřeby
• zvažte dopad nadcházejících (regulačních) změn a budoucích pracovních trendů na práci
• udělejte si čas na vytvoření seznamu kompetencí, které nejjasněji a nejpřesněji popisují, co je potřeba k práci

– provádění inventáře současných dovedností vašich zaměstnanců

• popisy pozic
• specifikace třídy práce
• výkon hodnocení a hodnocení zaměstnanců
• rozhovory/setkání zájmových skupin s nadřízenými, manažery a zaměstnanci

– identifikace kompetencí a úrovní dovedností vašich zaměstnanců

• Vložte informace získané z hodnocení kompetencí do jediné, prohledávatelné databáze
• databáze všech zaměstnanců a jejich stávajících kompetencí
• Crosswalk s identifikovanými nezbytnými kritickými dovednostmi pro tuto chvíli a budoucnost

HR technologie vám může pomoci s několika částmi. Zvláště když se vaše organizace kvalifikuje jako střední nebo velká, je rychle nemožné ručně sledovat každého zaměstnance a jeho kompetence a úrovně dovedností.

talent management system, například, může být, že jediný, prohledávatelný databáze, která shromažďuje všechny informace z hodnocení výkonu vašich zaměstnanců a hodnocení kompetencí.

navrhování intervencí

tato fáze je o vytvoření zásahu, který odpovídá potřebám organizace. V našem případě to znamená, že jakmile zjistíte, kde jsou mezery v dovednostech ve vaší organizaci, můžete vytvořit strategii, která tyto mezery co nejlépe vyplní.

potenciální mezery v dovednostech, se kterými se můžete setkat, mohou být například nedostatkem digitálních dovedností – jak bylo zjištěno ve zprávě v Nizozemsku, která ukázala, že 50% pracovníků musí být v digitálních dovednostech nekvalifikováno.

dalším příkladem je nedostatek zaměstnanců, kteří mají měkké digitální dovednosti (jako je orientace na zákazníka a vášeň pro učení); podle zprávy Capgemini a LinkedIn to zažívá 59% zaměstnavatelů.

a pak jsou samozřejmě příklady průmyslových a pracovních dovedností, které společnostem mohou chybět. Ve své studii skills gap z roku 2018 například Deloitte a Manufacturing Institute odhalily, že mezera v dovednostech ve zpracovatelském průmyslu v USA by mohla v letech 2018 až 2028 ponechat neobsazené přibližně 2,4 milionu pozic.

stejná studie ukázala, že pozice týkající se zejména kvalifikované výroby, digitálních talentů a provozních manažerů mohou být obtížně obsazitelné – až třikrát tak těžké.

intervence pro analýzu rozdílů v dovednostech

v závislosti na dovednostech, které vám chybí, a schopnostech vaší současné pracovní síly existuje několik „intervencí“, které můžete zavést:

• školení a rozvoj stávajících zaměstnanců
• redesign pracovních míst
• nábor lidí s kritickými dovednostmi
• kombinace jedné nebo více z výše uvedených

pojďme projít každou z těchto možností jeden po druhém.

školení a rozvoj stávajících zaměstnanců

výsledky analýzy mezery v dovednostech mohou vést k rozvoji vzdělávacích a rozvojových programů, které znovu oživí vaše zaměstnance v nově požadovaných nebo chybějících dovednostech.

redesign pracovních míst

otázky týkající se poslání společnosti, obchodních cílů a dovedností potřebných k dosažení těchto cílů-nyní i v budoucnosti-mohou vést k závěru, že úkoly a povinnosti určitých pracovních míst je třeba přeskupit. To je to, čemu říkáme redesign pracovních míst, a to může také vést k rekvalifikaci zaměstnanců v nově požadovaných dovednostech.

nábor lidí s kritickými dovednostmi

výsledky vaší analýzy rozdílů v dovednostech pravděpodobně změní kritéria, na základě kterých jsou lidé najímáni. Vzhledem k tomu, i když jste schopni rekvalifikovat nebo upskill své stávající zaměstnance, v určitém okamžiku budete muset přijímat nové lidi (z důvodu zaměstnanců odchodu, odchodu do důchodu, atd.).

najímání někoho s kritickými dovednostmi přímo vám ušetří čas na jejich školení v těchto dovednostech. Pomůže jim také rychleji se stát provozními a produktivními. Pokud nemůžete najít lidi dostatečně rychle, můžete využít kontingentní pracovní síly a najmout si nezávislého pracovníka nebo dodavatele, který vám pomůže (dočasně) vyplnit mezeru v dovednostech.

kvantitativní přístup k provádění analýzy rozdílů v dovednostech

Antonucci a Ovidio navrhli další metodu měření nedostatků v dovednostech. Jejich kvantitativní přístup měří mezeru každé kompetence pro každý zkoumaný subjekt. Algoritmus, který navrhli, bere v úvahu pouze situaci, ve které byla nalezena takzvaná negativní mezera. To znamená, že kompetence zaměstnance jsou nižší než potřebné.

v závislosti na tom, zda je mezera malá nebo velká, mohou společnosti organizovat sebevzdělávací aktivity nebo se budou muset obrátit na vzdělávací program. Dalším rozdílem, který je zde třeba učinit, je rozdíl mezi rozdílem dovedností často používaných kompetencí a rozdílem kompetencí, které se používají jen zřídka.

stejně jako u předchozí metody, kterou jsme popsali, je výchozím bodem mapování dovedností potřebných pro každý pracovní profil. Měřítko pro každou požadovanou způsobilost lze určit buď procesem shora dolů (od manažerů k zaměstnancům) nebo zdola nahoru (od zaměstnanců k manažerům).

výhody benchmarkingu tímto způsobem jsou:

• postup se nemění, pokud je použit přístup shora dolů nebo zdola nahoru
• získáte kvantitativní odhady mezery v dovednostech s přihlédnutím k důležitosti a četnosti použití
• umožňuje flexibilní, poloautomatický proces plánování vzdělávacích kurzů

výsledkem je následující indikátor mezery v dovednostech:

v tomto vzorci se vypočítá indikátor g mezery v J-tý dovednosti. Ostatní proměnné ve vzorci znamenají:

• N-označuje skóre nezbytnosti přiřazené
• i-tého dotazovaného pro
• J-tého dovednosti
• P – označuje skóre přiřazené úrovni dovednosti, kterou má zaměstnanec
• F označuje frekvenci používání dovednosti stejným zaměstnancem
• c – je konstanta pro snížení účinku nízkých nebo negativních mezer (tj. nula nebo jedna)
• F označuje frekvenci použití, která v ideálním měřítku společnosti představuje prahovou hodnotu, nad kterou nedostatek dovedností představuje problém, který je třeba vyřešit (při zohlednění nákladů na školení).
• K umožňuje brát v úvahu pouze pozitivní mezery (pokud určitá, relativně často používaná dovednost není dostatečně vlastněna)

nyní to vyvolává několik otázek, počínaje, jak jsou shromažďovány příslušné údaje? Obecně lze říci, že to lze provést buď pomocí papírových hodnocení a podpůrných rozhovorů, nebo pomocí softwaru pro správu dovedností. Zvláště když provádíte analýzu mezery v dovednostech mezi velkým počtem zaměstnanců, ta se stává zřejmější možností.

společnosti jako Skills Base, AG5 a Avilar poskytují software pro správu dovedností, který vám umožní snadno identifikovat (budoucí) požadavky na dovednosti a zaznamenat úroveň dovedností a zájmů celé vaší pracovní síly.

další otázkou, která vám přijde na mysl, je, jaký typ hodnocení můžete použít k získání požadovaných informací? Informace o potřebách společnosti, pokud jde o dovednosti, četnost používání určitých dovedností a uchování dovedností specifických pro každou roli, lze získat prostřednictvím průzkumů sebehodnocení nebo prostřednictvím 360stupňových hodnocení. Posledně jmenované jsou hodnocení mezi kolegy a nadřízenými.

i zde může mimochodem pomoci HR technologie. Můžete použít nástroje zpětné vazby, jako jsou nástroje poskytované společností Impraise, 15Five a Reflektive, abyste shromáždili a analyzovali zpětnou vazbu od svých zaměstnanců a o nich.

třetí otázka by se týkala samotného hodnocení, jak funguje bodování? V příkladu zmíněném Antonucci a Ovidio, hodnocení dovedností jsou vyjádřena na stupnici 1 o 5 s 1 je nejnižší a 5 je nejvyšší úroveň. Pro každou úroveň, každý dotazovaný dává skóre na úroveň dovedností skutečně posedlý a úroveň dovedností, které považují za nezbytné. Stejná metoda bodování se používá k označení toho, jak intenzivně se parapet používá ve společnosti.

jakmile shromáždíte všechna relevantní data, budete moci prozkoumat odchylky mezi úrovní dovedností, které mají jednotliví zaměstnanci a které potřebují, a četností, s jakou jsou ve společnosti používány. To vám pak umožní podniknout kroky vedoucí k jednomu nebo více intervencím mezery v dovednostech, které jsme popsali výše.

na závěr

v době, kdy se společnosti stále více snaží připravit své lidi na budoucnost, je důležité vědět, jaké dovednosti a kompetence má vaše pracovní síla v současné době. Dobrým nástrojem k tomu může být analýza rozdílů v dovednostech; když se provádí dobře, poskytuje vám cenné informace o celé vaší pracovní síle, může vám pomoci se strategickým plánováním pracovní síly a zlepšit vaše náborové úsilí. Efektivní analýza mezery v dovednostech vám také umožní optimalizovat vaše vzdělávací a vývojové programy, abyste v případě potřeby znovu oživili své lidi.

na Akademii pro inovace HR (Aihr) pomáháme personalistům s jejich dovednostmi – aby se vyhnuli vlastnímu nedostatku dovedností. Jako takový může každý Personalista, který se zavázal k celoživotnímu učení, rozšířit své dovednosti o relevantní a poptávané dovednosti.

FAQ