je to doba bezprecedentních změn v právním odvětví a v reakci na to mnoho právníků provádí významné kariérní změny. Od zkušených právníků, kteří se samostatně rozvětvují, až po nové právníky vstupující do profese uprostřed pandemie-rostoucí počet právníků otevírá své vlastní praktiky. Ale uprostřed těchto nejistých časů nemusí být fyzické kancelářské prostory tou nejlepší volbou. Provedeno správně, virtuální kancelář uspořádání může být stejně efektivní a zároveň poskytuje další vrstvu opatření.
tento příspěvek prozkoumá potřeby spuštění a založení virtuální advokátní kanceláře. Od administrativních úvah až po zajištění potřebných zdrojů, pokračujte ve čtení 8 tipy k zahájení vlastní virtuální praxe.
Tip #1 Vytvořte obchodní plán
každé úspěšné úsilí potřebuje akční plán a vaše nová virtuální advokátní kancelář není výjimkou. Ať už otevíráte zcela novou praxi nebo přecházíte z fyzické kanceláře, věnujte nějaký čas napsání podrobného obchodního plánu, který vás provede celým procesem a proaktivně řeší výzvy. Váš plán by měl obsahovat různé komponenty, například:
- shrnutí, které obsahuje vaše poslání, obecný popis firmy, a finanční informace.
- analýza trhu, která zohledňuje nabídku a poptávku po vašich právních službách v rámci vaší praxe a zeměpisné oblasti(oblastí).
- organizační schéma, které stanoví strukturu firmy, včetně každé z pozic v rámci praxe.
- popis služeb praktických oblastí vaší firmy, včetně hodinových sazeb a harmonogramů poplatků.
- marketingový plán, který stanoví, jaké úsilí bude vynaloženo na uvedení firmy na trh, přilákání potenciálních klientů a zajištění nových záležitostí.
- část finančních projekcí, která uvádí finanční cíle firmy, jakož i odhady výnosů a nákladů.
Tip #2 Vytvořte pracovní prostor
možná nemáte kamennou kancelář, ale stále potřebujete fyzické umístění, abyste mohli každý den dokončit své profesionální úkoly. Rozhodněte se, kam chcete svůj pracovní prostor najít. Máte ve svém domě vyhrazenou kancelář nebo využijete další prostor domu? V každém případě přemýšlejte o tom, co budete potřebovat, aby byl tento pracovní prostor produktivní. Některé z těchto úvah zahrnují:
- váš stůl a židle
- osvětlení
- úložný prostor pro kancelářské potřeby
- soukromí a důvěrnost klientů
- přístup k internetu
- vaše okolí pro virtuální schůzky
Tip #3 Vytvořte své procesy
efektivní a efektivní tok v advokátní kanceláři je rozhodující pro úspěch. Bez správných procesů mohou členové firmy ztrácet značné hodiny snahou znovu objevit kolo a zjistit administrativní povinnosti. Ještě náročnější je skutečnost, že ve virtuálním prostředí nejsou členové firmy ve stejném prostoru pro snadné sdílení nápadů a informací. Z tohoto důvodu je nesmírně důležité mít jasně definované administrativní procesy zavedené hned od začátku vaší nové firmy.
Přemýšlejte o tom, jak vy a vaši zaměstnanci zvládnete situace, jako jsou:
- konzultace s potenciálními klienty
- příjem nových klientů
- distribuce pošty
- ukládání dokumentů
- interní komunikace
- externí komunikace
- sledování času
- fakturace klientů
jakmile učiníte tato důležitá rozhodnutí, omezte je na psaní vytvořením pevných příruček a standardů operací.
Tip # 4 podporovat sjednocenou firemní kulturu
s firemními členy pracujícími z různých míst může být obtížné vytvořit jednotnou firemní kulturu. Při práci z domova někteří zaměstnanci zažívají pocity izolace a deprese. Pracujte proti těmto rizikům vytvářením aktivit a postupů, které podporují jednotnou kulturu a zahrnují každého člena firmy. Virtuální události, jako jsou týmové soutěže, Obědové chaty, a Knižní kluby mohou podporovat soudržné a pozitivní virtuální pracovní prostředí.
Tip #5 Přemýšlejte o svých klientech
vy a Vaši firemní členové nejste jediní, kdo prožívají vaši firmu novým nebo jiným způsobem. Vaši klienti se také musí vypořádat se situacemi, které jsou daleko od jejich očekávání ohledně práce s právníkem. Ujistěte se, že virtuální povaha vaší firmy nesnižuje zkušenosti klientů nebo schopnost vaší firmy poskytovat klientům hvězdné Právní služby. Zvažte okolnosti jako:
- jak budete pořádat schůzky klientů
- jak budou dokumenty bezpečně doručeny klientům
- jak budete klienty průběžně aktualizovat?
- jaké technické zdroje potřebujete k uspokojení potřeb klienta ve virtuálním prostředí?
Tip #6 použití efektivní technologie
technologie je důležitá v každé advokátní kanceláři, ale stává se zásadní pro advokátní kanceláře působící prakticky. Potřebujete nástroje na místě, které mohou být přístupné a využívány příslušnými členy firmy, protože pracují z různých míst. Některé běžné právní technické možnosti zahrnují:
- software pro správu praxe
- cloudové úložiště dokumentů
- online výzkumné nástroje
- software pro sledování času
- Cloudová právní fakturační platforma
- software pro správu klientů
TimeSolv právní fakturační software nabízí celou řadu funkcí, které pomáhají lídrům advokátních kanceláří spravovat své postupy, sledovat čas, vytvářet faktury a efektivně vybírat platby. Díky cloudové technologii a četným integracím pomáhá TimeSolv virtuálním advokátním kancelářím zůstat na dobré cestě a ziskové.
Tip # 7 interní & externí komunikace
pokud bude vaše nová virtuální advokátní kancelář zahrnovat tým právníků a podpůrných pracovníků, budete potřebovat interní komunikační nástroje, které umožní všem členům rychle a snadno komunikovat po celý den. Vzestup virtuálních pracovních prostředí přinesl řadu možností komunikace, včetně chatovacích aplikací, jako je Slack a nástrojů pro spolupráci, jako jsou Microsoft Meetings. Udělat malý průzkum najít nejlepší možnost pro vaši firmu.
je také důležité zvážit, jaké nástroje budete používat pro externí komunikaci s klienty a dalšími právníky. S každým, kdo pracuje z různých míst, použití různých domácích a mobilních telefonů může advokátní kancelář vypadat neprofesionálně vůči potenciálním i stávajícím klientům.
VoIP technologie umožňují advokátním kancelářím bezproblémově komunikovat se svými klienty a kolegy ve virtuálním prostředí. Hovory jsou směrovány přes sítě internetového protokolu. Proto, bez ohledu na to, kde členové firmy iniciují hovory, příjemce vidí jedno konzistentní telefonní číslo pro firmu. Kromě toho, když klienti volají do firmy, používají jedno standardní číslo, které lze přesměrovat na členy firmy bez ohledu na to, kde fyzicky pracují.
klientský portál může také pomoci s externí komunikací tím, že poskytuje nástroj pro šíření informací a aktualizací klientům bezpečným a virtuálním způsobem. Díky této technologii se vaši klienti mohou nezávisle přihlásit do svých zabezpečených účtů a prohlížet si aktualizace, kontrolovat faktury a platit své zákonné účty.
Tip # 8 možnosti online platby
virtuální advokátní kancelář potřebuje nástroje pro výběr online plateb. Ve věku sociálního distancování mnoho spotřebitelů dává přednost online transakcím, protože nemají cestování do kanceláře nebo šek v e-mailu. Bez ohledu na to, zda přijímáte platby prostřednictvím svého klientského portálu nebo na svých webových stránkách uvádíte platební tlačítko, Možnosti online platby se promítají do rychlejší kompenzace pro vaši firmu a méně zdrojů vynaložených na výběr nezaplacených faktur. Zaměstnanci vaší advokátní kanceláře jednoduše rozesílají faktury elektronicky a klienti je mohou zaplatit po obdržení.