cítíte se frustrovaní složitými procesy, které se cítí těžkopádné, manuální a pomalé? Chcete urychlit návratnost investic z digitálních iniciativ?
mapování podnikových procesů je důležitým prvním krokem v cílech podnikové digitální transformace.
viděl jsem iniciativy změny zahrnující digitální transformaci úspěšné a neúspěšné. Promluvme si o tom, proč je mapování procesů důležitým krokem k zabránění selhání, jak ovlivňuje rozpočty a jak začít vytvářet svou první mapu procesů.
v USA máme rčení: „Pokud to není rozbité, neopravujte to.“Pravdou je, že pravděpodobně máte ve své organizaci mnoho procesů, které nejsou doslova rozbité, ale jsou zcela neefektivní a drží vaši společnost zpět od vyšších příjmů, zisků, spokojenosti zákazníků a štěstí zaměstnanců.
co je mapování obchodních procesů? Proč je to důležité?
mapování obchodních procesů zahrnuje vizualizaci pracovních postupů vašeho týmu nebo organizace, aby se zefektivnil celkový proces a dramaticky se zkrátily doby cyklu nebo se odstranily menší efektivity a nadbytečné kroky.
nejběžnějšími příklady mapování obchodních procesů jsou vývojové diagramy nebo diagramy pracovních postupů, včetně všeho, od vstupů a výstupů po schvalovací body a podmíněná rozhodnutí, zavádění nebo úpravy dokumentů, připomenutí zúčastněných stran a další.
(najdete na conceptdraw.kom)
úroveň detailů, které vložíte do procesní mapy, závisí na množství neefektivity a nákladech, které chcete vyjmout.
jedním z důvodů, proč je důležité zmapovat Vaše procesy ještě před implementací změn quick-win, které jsou pro vás zřejmé, je to, že samotný proces skicování pracovního postupu spojuje více zúčastněných stran. Když přivedete další členy týmu do mapování procesů, s větší pravděpodobností zajistíte, že každý krok bude pokryt, každá cena bude zachycena a každé rozhodnutí bude také nastíněno. Všichni jsou na palubě.
dalším důvodem, proč je mapování procesů důležité, je to, že vám to umožní identifikovat všechny náklady vašeho současného stavu, takže můžete identifikovat náklady spojené s dosažením požadovaného stavu.
jak mapování procesů ovlivňuje rozpočty
s prováděním práce tak, jak to děláte v současné době, mohou být spojeny tvrdé náklady — například mzdové náklady, náklady na tisk nebo náklady na dopravu — a vždy jsou spojeny měkké náklady — například čas strávený prováděním jednotlivých úkolů, čas strávený opětovným zadáváním dat z dokončené práce, čas strávený vyhodnocováním dat a rozhodováním a další. Konečně existují náklady na příležitost-například schopnost (nebo nedostatek schopnosti) činit rozhodnutí v reálném čase při čekání na nahlášení dokončené práce.
Enterprise resource planning (ERP) software může pomoci s identifikací tvrdých nákladů ve výrobních a výrobních prostředích. Měkké náklady se však tímto způsobem těžko identifikují, a přesto jsou klíčovou součástí ovlivňování rozpočtových dolarů, které mají být přiděleny na iniciativy digitální transformace, kde budou procesy dramaticky zefektivněny.
Představte si sdílení s vedoucím oddělení nebo výkonným sponzorem, který jste identifikovali každý krok v procesu, a současné náklady na provedení celého procesu jednorázově stojí 17 000 USD. A řekněme, že proces se provádí 100krát ročně. Tento proces stojí organizaci 1 700 000 USD ročně.
nyní si představte, že budete schopni představit alternativní přístup, který může stát 80 000 USD, ale odstraní 4 000 USD z tohoto procesu pokaždé, když je proveden. To je investice 80,000 USD, která ušetří 400,000 USD nebo 5x návratnost.
takto mapování procesů ovlivňuje rozpočty.
jak vytvořit první procesní mapu
- Identifikujte konkrétní pracovní postup, který je ruční, možná papírový nebo zahrnuje řadu kroků před dokončením (například rozsáhlé práce nebo dokumenty, které je třeba zkontrolovat a / nebo schválit). Dejte tomuto procesu jednoduchý název.
- se svým týmem, brainstorming každý krok procesu zapojeny:
- co iniciuje proces? Kdo je zapojen do procesu? Kdo rozhoduje? Kdo hodnotí práci za kvalitu? Kdo zadává data z díla? Kdo označuje práci za dokončenou? Kdo archivuje nebo se dotýká dokumentů souvisejících s prací?
- zahrnuje kroky s přidanou hodnotou a bez přidané hodnoty, které vyžadují čas a / nebo rozhodnutí.
- umístěte každý krok ve správném pořadí.
- zvýrazněte „zarážky“ nebo úzká místa v procesu:
- kroky, kdy je proces pozastaven kvůli ostatním čekajícím na nahlášení procesu jako úplného nebo dokončení dokumentu.
- kroky, kdy je proces zastaven kvůli tomu, že jedna osoba potřebuje zkontrolovat kvalitu provedené práce.
- kroky, kdy dochází k duplicitní práci — data jsou znovu zadána, dokumenty jsou znovu naskenovány.
- Vypočítejte náklady na každý krok v tvrdých nákladech nebo měkkých / mzdových nákladech.
- projektujte roční náklady na základě četnosti procesu v průběhu jednoho fiskálního roku.
mapování procesů je důležitým prvním krokem v úsilí o digitální transformaci. Nevyžaduje drahý software ani vás nezavazuje k přepracování procesu, ale může poskytnout zásadní finanční přehled. Budete muset získat týmové odhodlání, zajistit rozpočtové dolary, výkonné sponzorství a splnit své cíle pro přeměnu manuálních procesů na digitální pro efektivnější a efektivnější podnikání.
