inzeráty:
archivační funkce by měla být organizována tak, aby pomáhala při správné údržbě záznamů. Je důležité si uvědomit, že záznamy by měly být k dispozici, kdykoli je to nutné. Vedoucí kanceláře musí rozhodnout, zda by podání mělo být centralizované nebo decentralizované centralizované podání a decentralizované podání mají své vlastní zásluhy a nevýhody.
1. Centralizovaný Systém Evidence:
Jedná se o systém, ve kterém jsou všechny záznamy týkající se různých oddělení koncernu podávány na jednom místě nebo v ústředí. Jinými slovy, jednotlivá oddělení nebo sekce organizace neprovádějí evidenci záznamů.
inzeráty:
přednosti centralizovaného systému Evidence
1. Je pod kontrolou odborníků, což usnadňuje vyšší efektivitu.
2. Dostupný prostor je využíván ekonomicky.
3. Bude nad nimi účinná kontrola.
inzeráty:
4. Nedojde k duplicitě evidenčního zařízení a práce (jako v decentralizovaném systému) a jako taková je v podání ekonomika.
5. Existuje jednotný standard pro podání dokumentů a jejich vyjmutí. To umožňuje rychlé umístění dokumentů.
6. Lidé, kteří dělají stejnou práci znovu a znovu, se stávají specialisty na svou práci. To přispívá k větší efektivitě.
7. Papíry budou podány ve stejný den.
inzeráty:
8. Umístění chybějících souborů nebo papírů je snadno známo (správným použitím indikátoru).
nedostatky centralizovaného evidenčního systému
1. Když vedoucí oddělení naléhavě potřebuje nějaký dopis, nedostane se k němu včas kvůli dlouhému postupu. To je hlavní nevýhoda.
2. Chyby se mohou vkrádat.
inzeráty:
3. Hodně času se spotřebuje, pokud je oddělení evidence umístěno ve vzdálených místnostech.
4. Přísná pravidla existují v dávání a vracení souborů. Pravidla jsou důležitější než jednání.
5. Utajení Nelze zachovat.
2. Decentralizovaný systém evidence
inzeráty:
v rámci tohoto systému je podání prováděno různými odděleními nezávisle a ne centrálně na jednom místě. Každé oddělení instaluje samostatné vybavení a jmenuje zaměstnance, aby se postarali o práci v podání. Tento systém je také známý jako oddělení registračního systému.
přednosti decentralizovaného evidenčního systému
1. Vhodné, jednoduché a snadné metody mohou být přijaty podle pohodlí oddělení.
2. Soubory jsou snadno a rychle dostupné.
3. Rychlá dostupnost souboru usnadňuje větší efektivitu.
4. Tajemství může být zachováno.
5. Přijímající úředník podá dopisy bez chyb, protože se musí vypořádat pouze s několika písmeny.
nedostatky decentralizovaného evidenčního systému
1. V jedné organizaci, v různých odděleních, budou dodržovány různé způsoby podání. Jako takový nebude převládat žádný standardní systém.
2. Úředník má mnoho dalších pracovních míst, nemůže se stát specialistou na spisový systém.
3. Meziresortní převod úředníků nebude rozumět systému evidence jiných oddělení.
4. Pokud se jeden dokument týká dvou nebo více oddělení, bude obtížné dokument podat.
5. Podání bude provedeno na pohodlí úředníka, který má mnoho dalších pracovních míst dělat spolu s podáním. Jako takový může dopisy ztratit nebo je uchovávat v jiných registrech nebo je nechat bez povšimnutí.