je to 2021 a přiznejme si to: virtuální datová místnost (VDR) je tu, aby zůstala. Od jejich zavedení do prostoru, virtuální datové místnosti byly důležitým nástrojem pro zefektivnění komunikace v různých fázích dohody, zejména pokud jde o due diligence na konci dohody. A s dnešní technologií můžeme říci, že fyzické datové místnosti jsou minulostí.
zde je to, co potřebujete vědět o virtuálních datových místnostech pro sdílení vašich důvěrných informací, citlivých dokumentů, finančních informací, m&transakčních souborů, dokumentů pro správu práv, duševního vlastnictví a dalších citlivých informací nebo digitálních aktiv v zabezpečené datové místnosti.
stav virtuální datové místnosti (VDR) v roce 2021
poskytovatelé virtuálních datových místností, jako jsou Intralinks a Merrill Datasite, jsou již dlouho považováni za standard, pokud jde o optimalizaci produktivity a rychlosti řešení.
jak všichni víme, VDR jsou primárně používány k usnadnění obou stran dohody prostřednictvím due diligence, jako poslední krok dohody. Due diligence je kritickým krokem napříč různými průmyslovými odvětvími a případy použití. Ať už je to otázka dokončení M&a obchodů, obchodů s komerčními nemovitostmi, obchodů s fundraisingem nebo téměř jakéhokoli jiného typu obchodu.
obávaný proces due diligence často dominuje diskusím o hodnotě virtuálních datových místností. Realita, nicméně, je, že virtuální datové místnosti mohou být cenným nástrojem pro každý krok procesu uzavírání obchodů – od průzkumu po due diligence. (Více o tom za chvíli!)
vítězný přístup k VDR
vzhledem k tomu, že se zvyšuje závislost na virtuální datové místnosti, zůstává bezpečnost dokumentů oprávněně primárním hlediskem při výběru VDR. Je těžké si představit efektivní virtuální datovou místnost, která nenabízí alespoň ochranu heslem nebo základní šifrování dokumentů. Bez ochrany heslem je neoprávněné sdílení vašich dokumentů jen otázkou času.
vítěznou strategií, pokud jde o optimalizaci virtuálních datových místností, je spárování bezpečného sdílení dokumentů s aktivovatelnou analýzou dokumentů. Toto párování vám umožňuje udržovat kontrolu nad dokumenty, na kterých vám záleží, a zároveň upřednostňovat dosah a sledování s vyhlídkami, které jsou více zapojeny.
podívejme se na příklad toho, jak to vypadá v reálném světě. Řekněme, že Jessica právě odstartovala proces prodeje společnosti. Musí hledat, setkat se s, a rozvíjet vztahy s potenciálními kupci. Použití virtuální datové místnosti se sofistikovanými řešeními zabezpečení dokumentů a analytiky dokumentů může urychlit a optimalizovat každý krok procesu M&tím, že Jessice poskytne portrét toho, kdo má zájem o M&a jak mají zájem, a možná dokonce zvýraznění konkrétních oblastí zájmu nebo zájmu.
Intralinks & Merrill: Za starší virtuální datové místnosti
starší (nebo tradiční datové místnosti) poskytovatelé jako Intralinks a Merrill Datasite nabízejí virtuální datové místnosti, které zabezpečují dokumenty a (do určité míry) sledují zapojení a výkon uživatelů.
začněme s přehledem bezpečnostních opatření dokumentu Intralinks poskytuje. Intralinks inzeruje “ bezpečnou synchronizaci a sdílení souborů, prostory pro spolupráci v týmové práci, rozsáhlé virtuální datové místnosti a strukturované pracovní postupy.“Prostřednictvím Intralinks můžete poskytnout přístup k šifrovaným materiálům bez nutnosti zapojení IT prostřednictvím ochrany heslem.
prostřednictvím řídicího panelu Insights nabízí Intralinks informace o popularitě dokumentů a aktivitě uživatelů na makroúrovni. Pomocí řídicího panelu Insights Intralinks můžete určit:
- kteří uživatelé interagovali s jakým obsahem
- celková úroveň aktivity uživatelů a skupin
- nejoblíbenější dokumenty na úrovni uživatelů i skupin
řešení Merrill Datasite data room má podobný přístup k zabezpečení a analýze VDR. To znamená, že Merrill Datasite poskytuje “ kontroly přístupu k zabezpečení založené na rolích s real-time a budoucím nastavením oprávnění.“V podstatě se tato funkce scvrkává na správu dokumentů založenou na rolích v reálném čase.
na straně analýzy dokumentů vám Merrill Datasite umožňuje sledovat zapojení na makroúrovni podle aktivity dokumentu, uživatele, role a Q&. Poté můžete exportovat data a sledovat tato zjištění v průběhu času.
jaké starší virtuální datové místnosti se mýlí při zabezpečení dokumentů
úskalí zabezpečení dokumentů
i s ochranou heslem a dynamickým vodoznakem svěřujete všem obchodním materiálům ve své virtuální datové místnosti každému divákovi. Když sdílíte dokumenty s tradičními datovými místnostmi, skutečně doufáte v to nejlepší. Pokud se spoléháte pouze na ochranu heslem, sdílení virtuální datové místnosti je stejně snadné jako sdílení hesla.
z tohoto důvodu je ověření prohlížeče nutností pro virtuální datové místnosti v roce 2021. Virtuální datové místnosti, které nabízejí ověření prohlížeče, vám umožňují požadovat, aby diváci nejen zadali svůj e-mail pro přístup k vašemu VDR, ale také kliknutím na odkaz v potvrzovacím e-mailu ověřili svou totožnost. To může dramaticky snížit šíření materiálů s vysokým podílem ve virtuálních datových místnostech.
pokud jde o získání obecného, nekomplikovaného pocitu zájmu o vyhlídky, starší virtuální datové místnosti mohou stačit. Intralinks a Merrill Datasite nabízejí pouze obecné pohledy na analytiku dokumentů napříč rolemi a segmenty. Tyto analýzy dokumentů začínají a končí na úrovni VDR; ukazují vám, který dokument nebo dokumenty dominovaly době zapojení vyhlídky.
úskalí analýzy dokumentů
co vám tyto virtuální datové místnosti nedávají, je pochopení toho, kde vyhlídky strávily svůj čas ve vašich dokumentech. Starší virtuální datové místnosti nabízejí data, která přestanou vyprávět příběh, jakmile vyhlídky kliknou na dokument. Nemůžete opravdu přijít na to, co je hnací zájem vyhlídky, nezáleží na tom, které aktiva a materiály vykonávají a které nejsou. musíte vědět, co je velící jejich pozornost v rámci tohoto balíčku, návrh, Smlouva, nebo jiné aktivum.
tyto virtuální datové místnosti také nedokážou identifikovat klíčové zúčastněné strany, o kterých možná ani nevíte. Sledování odkazů, které byly předány někomu, s kým jste se dosud nezabývali, může poskytnout cenné informace. Konkrétně můžete pochopit, co je v doménách vašich kontaktů(a dokonce i dalších zúčastněných stran společnosti). Pomocí těchto poznatků, můžete dokonale přizpůsobit každou konverzaci, kterou máte, každému zúčastněnému subjektu.
kde premier document security splňuje pokročilé analýzy dokumentů
starší virtuální datové místnosti, jako jsou Intralinks a Merrill Datasite, přestanou vyprávět příběh vaší analýzy dokumentů právě tehdy, když je příběh dobrý. Jak tedy můžete použít virtuální datové místnosti DocSend ke shromažďování žalovatelné, bystré analýzy dokumentů, aniž byste obětovali ochranu dokumentů?
podívejme se nejprve na nabídky zabezpečení virtuální datové místnosti, které doprovázejí pokročilý plán DocSend. Konkrétně pokročilý plán umožňuje vytvářet lehké obchodní místnosti pro uložení všech dokumentů týkajících se dohody. S pokročilým plánem DocSend můžete:
- šifrování dokumentů s pokročilou ochranou heslem. (Kliknutím sem se dozvíte, jak odesílat a sledovat zabezpečené PDF.)
- povolte whitelisting prohlížeče a ověření prohlížeče a přidejte do svých odkazů další vrstvu zabezpečení.
- snadno vodoznak celý dokument nebo všechny dokumenty v prostoru.
- povolit nebo zakázat možnost stahování souborů.
- přiřaďte stupňovité administrátorské role pro správu interní spolupráce a oprávnění bezpečným způsobem.
- ujistěte se, že někdo podepíše NDA před prohlížením důvěrného dokumentu.
vaše virtuální datová místnost a DocSend
jak toho můžete dosáhnout pro vás a vaše podnikání? První věc je první, budete chtít začít s DocSend—vaše první dva týdny jsou zcela zdarma! Poté budete chtít jednoduše vytvořit prostor a přidat složky a obsah.
jakmile uspořádáte všechny soubory, které chcete odeslat, můžete své dokumenty vodoznakem a vytvářet odkazy s whitelistingem a ověřením prohlížeče, aby vaše sdílené dokumenty byly ještě bezpečnější než sdílené prostřednictvím starších virtuálních datových místností.
sledování zapojení do virtuální datové místnosti
Nyní, když jsou vaše dokumenty připraveny ke sdílení, můžete je sdílet a sledovat zapojení do dokumentu po dokumentu (a dokonce i stránku po stránce!) úroveň.
jak dlouho strávil každý divák prohlížením dokumentů ve vaší DocSend secure data room? Kam ve vašem prostoru (a v rámci každého zobrazeného dokumentu) zaměřili svůj čas? Komu předali prostor? DocSend vám umožní snadno odpovědět na tyto a mnoho dalších otázek. Jediné, co musíte udělat, je nahlédnout do karet „Nedávná aktivita“, „výkon“ a „využití“ daného dokumentu.
co můžete dělat s těmito nově nalezenými poznatky? Obloha je limit. Možná se rozhodnete upřednostnit své sledování pomocí potenciálních zákazníků, kteří se zabývají vaším obsahem, ale formálně nereagují. Možná se rozhodnete upřesnit své důvěrné dokumenty a obchodní materiály na základě metrik dokumentů, na kterých vám a vašemu týmu záleží. (Poté můžete nahrát revidovaná aktiva a porovnat zapojení pomocí funkce správy verzí DocSend.
ať už se rozhodnete tyto údaje použít na svůj přístup k obchodování, statistiky dokumentů DocSend vám poskytnou cenný pohled na zapojení během nejzranitelnějších bodů dohody.
optimalizace virtuální datové místnosti v měřítku
jakmile vytvoříte svůj první VDR v řešení secure data room DocSend, můžete jej snadno duplikovat, takže nemusíte ručně vytvářet každou datovou místnost. To vám umožní přizpůsobit, zajistit a sledovat zapojení v měřítku. (Ve skutečnosti, když nahrajete novou verzi dokumentu v daném prostoru, automaticky ji použije na všechny mezery!)
na konci dne potřebujete virtuální datovou místnost, která je nejen bezpečná, ale také aktivně pracuje, aby vám poskytla stále rafinovanější pochopení vašich vyhlídek nebo klientů a toho, na čem jim záleží.