klíčovým dokumentem v personálním spisu zaměstnance je dobře vypracovaná písemná Poznámka, Pokud chcete posílit svou obranu proti akci iniciované zaměstnancem. Většina písemných varování a disciplinárních poznámek je nedostatečná, protože nezahrnují několik velmi důležitých prvků.
prvky zahrnout
ať už se musíte bránit proti nezaslouženému nároku na pojištění v nezaměstnanosti nebo proti neoprávněnému propuštění, chcete do varovných a disciplinárních poznámek zahrnout následující položky:
1. Nadpis předmětu, například “ písemné varování.“
2. Datum a čas varování nebo akce.
3. Jméno zúčastněného zaměstnance.
4. Pracovní pozice zaměstnance.
5. Jméno osoby, která varovala nebo podnikla akci.
6. Pracovní pozice osoby, která dává varování nebo podniká akci.
7. Osoba nebo osoby, kterým jsou kopie dány.
8. Politika zaměstnavatele týkající se incidentu nebo předmětu a / nebo chování nebo výkonu očekávaného od zaměstnance.
9. Konkrétní incident způsobující varování nebo akci. Buďte konkrétní s datem, čas, a co se stalo.
10. Chování, které mělo proběhnout. Změna chování nutná. Buďte konkrétní.
11. Jaké kroky mohou vyplynout z dalšího nesprávného chování zaměstnance a důsledků, pokud se zaměstnanec nezmění.
12. Podpis osoby, která varovala nebo podnikla akci.
13. Datum přijaté zaměstnancem.
14. Podpis zaměstnance, který obdrží varování nebo akci. (Poznámka: Pokud zaměstnanec odmítne podepsat, navrhněte zaměstnanci, aby do poznámky zapsal důvod nebo důvody odmítnutí podepsat. Toto prohlášení ve vlastním skriptu zaměstnance – ať už tři slova nebo dlouhý odstavec-je pevným důkazem prokazujícím, že zaměstnanec obdržel a porozuměl obsahu poznámky.)
15. Podpis svědka na schůzce se zaměstnancem a prohlášení učiněná na schůzce.
Ukázka Písemného Varování
Předmět: Písemné Varování
Datum: Listopad. 17, 2005 v 1:30
To: Jane Row, Stock Clerk
From: Betty Fram, Stock Supervisor
Copies to: Hank Black, Dept. Mgr. a Mary Grey, personální ředitelka
Jane, naší zásadou v této společnosti je, abyste zavolali do práce nejméně hodinu před začátkem plánované pracovní doby, kdy budete pozdě nebo nemocní nebo nemůžete přijít. Máte mluvit přímo se svým nadřízeným nebo s někým jiným odpovědným.
Ve Středu, Listopad. 16, nezavolali jste, abyste řekli, že nemůžete přijít. Dnes v 11 hodin jste přišel do práce pozdě, bez vysvětlení. Měli jste zavolat včera i dnes, abyste svému nadřízenému oznámili, že ve středu nebudete a dnes budete pozdě.
letos jste to udělali už potřetí. Už jsem vás slovně varoval. Incidenty včera a dnes jsou natolik závažné, že mě přiměly vydat toto varování: až příště zmeškáte práci, aniž byste zavolali, jak vyžadují naše zásady, budete sami ukončeni.