hrozba koronaviru si vyžádala vynucený a přísnější firemní program dodržování předpisů. Zlepšení regulačních norem a obnovení donucovacích opatření je proto důležitější než kdy jindy.
v tomto blogu se proto budeme zabývat nejčastějšími otázkami týkajícími se dodržování předpisů a všeho, co potřebujete vědět o budování nejlepšího programu dodržování předpisů pro vaši organizaci.
co je to compliance?
v našem nedávném příspěvku o dodržování obchodních předpisů jsme definovali dodržování předpisů jako akci i standard. Soulad jako akce znamená nutnost dodržovat zavedené předpisy a zásady. Hovoří také o povinnostech a odpovědnostech společnosti vůči jejím zaměstnancům a společnosti. Pochopení svých povinností, společnost musí přijmout nezbytná opatření a opatření ke splnění právních a vládních požadavků, aby zůstala v souladu jako organizace.
na druhé straně se dodržování předpisů stává standardem, když společnost jde nad rámec a nepovažuje dodržování předpisů za pouhý požadavek, ale spíše za kodex chování nebo etický kompas pro zaměstnance.
takže celkově vzato je dodržování předpisů společností akcí, která snižuje právní a bezpečnostní rizika. Ale je to také standard, který vede lidi k vhodnému chování.
Chcete-li získat hlubší pochopení významu dodržování obchodních předpisů, je třeba jej považovat za akci i standard. Pokud je to považováno za akci samotnou, může být omezeno na soubor pravidel. Stejně tak může sloužit pouze jako dekorace značky, pokud je považována pouze za standard.
potřebují všechny společnosti program compliance?
všechny společnosti potřebují program compliance. Bez ohledu na velikost, dosah nebo odvětví musí mít podnik definovaný nebo strukturovaný program dodržování předpisů, který specifikuje jeho zásady, postupy a akce.
podle studie z roku 2017 se vyplatí investovat do compliance s ohledem na náklady na více činností v oblasti compliance (např., audity, školení a odborné personální obsazení) je nižší než náklady společností, které nedodržují průmyslové standardy.
stejná studie rovněž uvedla, že náklady na nedodržení jsou 2,71 násobkem nákladů na dodržování předpisů. Zde je jen několik dopadů nesouladu:
- narušení podnikání
- ztráty produktivity
- ztráty příjmů
- pokuty, sankce a poplatky za vypořádání
přijetí preventivních opatření k dodržování požadavků na dodržování předpisů Vás tedy může vyhnout problémům a ušetřit značné množství organizačních nákladů.
jaké položky by měly programy compliance společnosti obsahovat?
mnoho společností si není jistých, co by měl program školení o dodržování předpisů pokrýt. A dobře, to vše závisí na pravidlech, které chcete uzákonit a problémy, které chcete řešit. Obecně se však compliance společností zaměřuje na tyto primární obavy:
korupce
Budování silné kultury compliance začíná závazkem podnikat čestným, etickým a právním způsobem. Různé formy korupce, jako je úplatkářství, manipulace s nabídkami a další nezákonné obchodní praktiky, však někdy ničí morální vlákno některých zaměstnanců. Proto vytváření zásad dodržování předpisů, které se zaměřují na rozvoj vysokých standardů integrity, minimalizuje výskyt tohoto problému.
chování zaměstnanců
chování zaměstnanců má přímou korelaci s produktivitou, angažovaností a efektivitou na pracovišti. A jakákoli akce, která je považována za neprofesionální nebo neetickou, narušuje správný tok podnikových procesů. Aby se předešlo těmto problémům, měly by být zahrnuty programy dodržování předpisů, jako jsou politiky proti obtěžování a antidiskriminaci.
zdraví a bezpečnost na pracovišti
zaměstnavatelé mají zákonnou povinnost a morální odpovědnost zajistit bezpečnost a ochranu svých zaměstnanců při práci. Společnosti proto musí mít soubor zásad, plánů a postupů, které pomáhají řídit zdraví a bezpečnost na pracovišti. Jeho účelem je minimalizovat riziko zranění nebo nemoci mezi zaměstnanci,a proto je stejně důležité zahrnout.
správa bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo OSHA je jednou z předních regulačních agentur na světě, které poskytují standardní pokyny pro řízení bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti.
dodržování životního prostředí
některé podniky považují dodržování životního prostředí za volitelné. Vzhledem k tomu, že ekologické problémy, jako je změna klimatu a znečištění, mají negativní dopad na podniky, by dodržování životního prostředí mělo být vážným hlediskem pro každý program dodržování předpisů.
Správa dat
každý, kdo přijde do kontaktu s vaší společností, přináší spoustu osobně identifikovatelných informací. A je povinností vaší společnosti Chránit jakékoli citlivé informace, které mohou vést k problémům s ochranou osobních údajů. Být v této oblasti v souladu znamená nastínit zásady a procesy, které zajišťují ochranu údajů. Tento proces může zahrnovat implementaci systému řízení bezpečnosti informací nebo ISMS.
shoda produktů
je nezbytné, aby obchodní produkty splňovaly základní právní požadavky. Shoda by tedy měla poskytnout důkaz, že výrobek splňuje tyto regulační požadavky. Nezapomeňte, že převzetí odpovědnosti za Vaše produkty a služby je chytré podnikání.
pět základních prvků efektivního firemního compliance programu
nyní znáte základní prvky firemního compliance programu. Ale jedna věc je rozhodnout o obsahu. Další věc je, jak si vytvořit svůj program a ujistěte se, že je efektivní z get-go.
čím složitější je řízení shody, tím obtížnější je sdělit. Úspěšný program dodržování předpisů je tedy něco, co je zaměřené, dobře definované a jednoduché. Chcete-li toho dosáhnout, ujistěte se, že máte těchto pět základních prvků:
standardy a postupy
váš program dodržování předpisů by měl mít jasný soubor zásad a postupů pro definování rámce, který vaše společnost provozuje. Zákony nebo pokyny musí být konkrétní, praktické a co je nejdůležitější, přístupné. Když říkáme přístupné, máme na mysli, že Vaše firemní zásady dodržování předpisů by měly být pravidelně sdělovány-zejména při provádění změn.
autorita
iniciativa nebo podpora kompletního a komplexního programu dodržování předpisů musí pocházet od vrcholového vedení. Pokud manažeři nebo supervizoři nepovolí plánování a implementaci shody, program se bude jevit jako zbytečná a bezzubá sada pravidel.
kromě toho musí mít společnost oficiálního Chief Compliance Officer, který může sloužit jako dohlížitel všech činností v oblasti compliance.
školení a vzdělávání
Chcete-li formálně vzdělávat své zaměstnance o průmyslových nebo vládních zákonech a zásadách, měli byste mít vyhrazený program školení o dodržování předpisů, který tento proces zjednoduší.
stejně jako každá jiná rozvojová činnost zaměstnanců ve vaší vzdělávací akademii musí být cíle školení o dodržování předpisů chytré. Mít inteligentní cíle a cíle dodržování předpisů mohou zefektivnit vaše vzdělávací aktivity. Pomáhá vám také identifikovat správné nástroje a nejlepší přístup k úspěchu ve vašich vzdělávacích iniciativách.
díky inteligentním cílům najdete způsoby, jak učinit proces učení poutavějším a vhodnějším pro zaměstnance. Máte-li správné myšlení a vhled, můžete prozkoumat různé strategie, jako je použití systému řízení učení pro e-learning nebo online školení o dodržování předpisů.
audit a monitorování
jedním ze způsobů, jak organizace nikdy neztratí dohled nad jejich programem dodržování předpisů, je neustálé sledování a audit. Dobrý systém sledování a auditu dodržování předpisů poskytuje společnostem konzistentní soubor protokolů a usnadňuje proces pravidelné kontroly a odhalování problémů.
kdykoli jsou zjištěny nesrovnalosti v souladu, monitorování a audit usnadňují provedení okamžité analýzy a vhodnou reakci, aby se zabránilo poruchám.
monitorování zásad dodržování předpisů zahrnuje zaznamenávání aktuálních změn předpisů, vývoj postupů vnitřní kontroly, které tyto změny splňují, a informování celé organizace o významných aktualizacích.
na druhé straně audit dodržování předpisů znamená přezkoumání a ověření účinnosti probíhajících monitorovacích procesů. Opatření související s audity shody zahrnuje ověření, zda stávající monitorovací systém dosahuje požadovaných výsledků.
v každém případě by se hlavní inspektor dodržování předpisů měl ujistit, že auditorské a monitorovací oddělení pracují ruku v ruce na zmírnění možných rizik dodržování předpisů.
postupy nápravných opatření
soulad je proaktivní i reaktivní reakcí. Váš systém řízení shody tedy musí obsahovat nejen konkrétní pokyny, ale také jasná nápravná opatření. To znamená, že kdykoli dojde k problému nedodržení nebo nevhodnosti, víte, jak reagovat vhodnými protiaktivními opatřeními.
ale nezapomeňte, že nápravná opatření neexistují ve vakuu. Žádná protiaktivní reakce by neměla být oddělena od příslušných oblastí zákonů nebo předpisů o dodržování předpisů. Jinými slovy, akce, které by měly vyřešit problémy s nedodržováním předpisů, by měly být spojeny s vhodnými zdroji, jako jsou:
- výsledky auditu
- skutečné incidenty nebo lidská chyba
- stížnosti zákazníků
- nevyhovující látky
nápravný postup obvykle následuje těchto šest fází: identifikace, hodnocení, analýza hlavních příčin, nápravná reakce a následná opatření.
digitalizujte svůj firemní program compliance
digitální transformace je téměř nevyhnutelná, pokud jde o podnikové procesy-dokonce i v souladu. Společnosti bohužel vidí digitální transformaci jako příležitost pouze posílit vztahy se zákazníky, zefektivnit provoz a rozšířit své podnikání. V důsledku toho se firemní shoda stává dodatečným nápadem.
digitální technologie však nutí organizace, aby znovu představily své systémy dodržování předpisů. Prvním krokem k modernizaci programů dodržování obchodních předpisů je identifikace překážek, které brání digitální transformaci.
a my vám chceme pomoci překonat tyto bariéry! Zjistěte více o našich službách a my vám pomůžeme zahájit cestu digitální transformace. Kliknutím na tento odkaz zjistíte, jak můžete digitalizovat svůj program dodržování předpisů. Nebo nás kontaktujte, abyste získali představu o tom, jak si můžete vytvořit vlastní řešení školení o dodržování předpisů.