standardy jsou všude kolem nás, v zákulisí. Tiše zajišťují naši bezpečnost, pohodlí a pohodlí ve všech aspektech našeho soukromého i profesního života. Pro nezasvěcené mohou být standardy patrné pouze jejich nepřítomností, když se věci pokazí.
pokud čtete tuto příručku, budete pravděpodobně informováni o standardech systémů řízení nebo je již používáte k řízení výkonu organizace. Standardy by měly být vaším důvěryhodným a nepostradatelným odkazem na plánování, implementaci a optimalizaci systémů řízení.
účel této příručky je dvojí: za prvé poskytnout výchozí bod pro ty, kteří nejsou obeznámeni s normami, a za druhé poskytnout osvěžení pro ty, kteří používají standardy, aby z nich využili maximální hodnotu.
dává indukci pocitu a toku dokumentu, pochopení obecných požadavků vztahujících se na řadu standardů a specifických titulkových konceptů pro disciplíny klíčových systémů řízení. Patří mezi ně ISO 9001:2015 systémy řízení jakosti a ISO 14001: 2015 systémy environmentálního managementu.
jaké jsou standardy?
ISO vydala více než 19 000 mezinárodních norem a definuje normu jako dokument, který poskytuje požadavky, specifikace, pokyny nebo vlastnosti, které lze důsledně používat k zajištění toho, aby materiály, produkty, procesy a služby byly vhodné pro svůj účel.
prvním pozoruhodným bodem je, že standard je dokument, který má být pochopen a implementován. Podobně jako v koncepci s dálničním předpisem – je zdokumentován, praktikován a testován, aby řidiči splňovali minimální uznávanou způsobilost pro veřejnou bezpečnost.
existuje mnoho typů standardů, ale zaměříme se na standardy systémů řízení, jejichž dva hlavní typy:
-
obecné standardy. Použitelné pro jakýkoli typ organizace tím, že řeší disciplíny řízení, jako je kvalita, životní prostředí, Energetika nebo informační bezpečnost. Tyto standardy patří mezi celosvětově nejrozšířenější systémy řízení.
-
standardy specifické pro průmysl. Určeno k řešení specifických potřeb vertikálních trhů. Například norma AS 9100 používá jako základ ISO 9001 a přidává specifické požadavky dodavatelského řetězce pro letectví a letectví.
standardy systémů řízení ISO poskytují rámce pro plánování, implementaci a optimalizaci systémů řízení pro různé disciplíny řízení nebo oblasti rizika. Nejsou silně normativní a poskytují dobrou míru flexibility pro různé typy organizací při implementaci systému řízení, který pro ně pracuje v jejich konkrétním kontextu.
společná struktura a koncepty
standardy systémů řízení ISO se nyní řídí přílohou ISO dokumentu SL, která stanoví strukturu na vysoké úrovni a základní koncepty systémů řízení. Tuto strukturu nyní sleduje několik standardů, včetně ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015 a ISO 27001: 2013. Následovat bude chystaná zdravotní a bezpečnostní norma ISO 45001.
tento významný vývoj umožňuje integraci různých systémů řízení s větší účinností a efektivitou. Společná struktura je parafrázována na obsahových stránkách a částech norem takto:
1. Působnost. To stanoví zamýšlený výsledek a hranice standardu. Nesmí být zaměňována s rozsahem systému řízení organizací nebo rozsahu certifikace, který odkazuje na rozsah organizační struktury a činností, na které byl standard implementován.
2. Normativní Odkazy. Normy mohou také odkazovat na Související normy a pokyny, které jsou uvedeny v normativních odkazech. Některé normy, například ISO 14001:2015 nemají žádné normativní odkazy a obsahují všechny informace nezbytné pro implementaci.
3. Pojmy a definice. Standardy přicházejí s vlastním technickým jazykem, aby byla zajištěna přesná implementace. Oddíl 3 definuje všechny požadované pojmy a definice.
4. Kontext organizace. Kontext se týká vnitřních a vnějších faktorů, které vytvářejí rizika a příležitosti pro organizaci. Nástroje jako PESTEL analysis, McKinsey 7S model a SWOT mohou pomoci definovat kontext. Tyto nástroje jsou stále důležitější pro systémy řízení, protože standardy vyžadují strategické vedení.
5. Vedení. Standardy systémů řízení zdůrazňují vedení, nejen řízení, a požadavky vůdců a tvůrců politik jsou uvedeny v této části.
6. Plánování. Každý standard má požadavky na definování akcí potřebných k úspěšnému dosažení cílů, využití příležitostí a řízení rizik.
7. Podpora. Vedoucí organizace musí poskytnout zdroje potřebné pro zřízení, údržbu a neustálé zlepšování systému řízení.
8. Operace. Tato část se zabývá provozní implementací systému s požadavky na zavedení, implementaci a řízení procesů. V závislosti na povaze normy to může obsahovat mnoho nebo několik požadavků. V případě ISO 9001:2015 je většina jeho požadavků v této části.
9. hodnocení. Definováno v každé normě jako potřeba sledovat, měřit, analyzovat a hodnotit výkon. Požadavky na interní audit a přezkum řízení naleznete zde.
10. Zlepšení. Pomocí výstupů hodnocení výkonu podnikněte kroky k dosažení neustálého zlepšování. To je výslovný požadavek standardů systémů řízení.
je pozoruhodné, že každý standard používá model Plan-Do-Check-Act (PDCA) jako základní princip a proces neustálého zlepšování systému řízení. Výše uvedená struktura přílohy SL odpovídá přímo fázím modelu PDCA následovně:
Plan = Context > Leadership > Planning > Support
Do = Operation
Check = Performance evaluation
Act = Improvement
anatomie standardu ISO management systems
stojí za to se seznámit se strukturou zdokumentovaného standardu, který jste si vybrali pro práci s. Stane se nepostradatelným odkazem a vědět, kde hledat konkrétní informace, bude neocenitelné.
konstrukční prvky norem jsou:
-
Titulní strana. Uvádí přesný název a číslo dané normy. To je nezbytné, protože standardy systémů řízení jsou často součástí související série. Například ISO 9000 není stejná norma jako ISO 9001. První z nich stanoví základy a slovní zásobu systémů řízení kvality. Ten specifikuje požadavky systému řízení kvality a ve svých normativních odkazech odkazuje na ISO 9000.
-
obsah. Na stránkách s obsahem jsou uvedeny všechny části normy včetně požadavků. Je to užitečný rychlý odkaz pro identifikaci klauzulí, dílčích klauzulí a dílčích klauzulí.
-
Předmluva. Vysvětluje, který výbor ISO je zodpovědný za vývoj normy. Informace jsou orientační a nemají žádné praktické důsledky pro implementaci systému řízení.
-
Úvod. Stanovuje pozadí a hlavní cíle normy, někdy označované jako „duch“ normy.
-
požadavky. Oddíly jedna až deset podrobně popisují specifické požadavky normy. Oddíly 1-3 obecně uvádějí mandát pro normu a nejsou auditovatelnými požadavky. Oddíly 4-10 specifikují požadavky na systém řízení, jak je vysvětleno ve společné struktuře výše.
-
přílohy. Poskytněte další pokyny a objasněte, co se očekává, pokud jde o dodržování stanovených požadavků.
-
bibliografie. Odkazuje na Související normy, které mohou být také definovány v oddíle 2 normativní odkazy.
-
Index termínů. Poskytuje abecední rejstřík termínů, křížově odkazovaný na oddíl 3 termíny a definice.
překlad jazyka norem
kromě termínů a definic používají normy ISO následující dva termíny, které by neměly být používány synonymně.
-
„Shall“ označuje požadavek, který musí být splněn, aby byl v souladu s normou. Interní a externí auditoři posoudí shodu, pokud doložky uvádějí „musí“.
-
„měl by“ označuje doporučení. To je v duchu osvědčených postupů a i když to není povinné, může poskytnout příležitosti ke zlepšení, což je požadavek.
tyto podmínky uvádějí, co musíte udělat, abyste vyhověli a co se doporučuje osvědčené postupy.
kde začít s implementací
jakmile je rozhodnuto použít standardy pro implementaci systému řízení, můžete sledovat Model PDCA v celém procesu řízení projektu.
bez ohledu na způsob, který si vyberete, následující tipy vám pomohou začít:
-
získejte kopii standardu. Koupit od ISO zde
-
Přečtěte si to alespoň dvakrát. Přečtěte si standard několikrát, abyste se orientovali s jeho strukturou, definice a požadavky na nadpis.
-
Dělejte si poznámky. Přečtěte si standard podrobněji, pomocí preferované metody si dělejte poznámky před podrobným plánováním – identifikujte klíčové akce, potenciální členy týmu, kritické zdroje, sponzory projektu, atd.
-
proveďte analýzu mezer. Před zahájením implementace proveďte audit na sucho. Proveďte Audit požadavků z ustanovení 4-10, abyste zjistili významné mezery a pravděpodobné výzvy. To vám pomůže soustředit vaše úsilí.
-
Sestavte si svůj tým. Implementace může být obtížná bez podpory; zvažte školení nebo najímání konzultanta-ani jeden z nich není nezbytný – ale může pomoci v závislosti na vašem rozpočtu, zdroje a časový rámec pro implementaci.
existuje mnoho dalších praktických tipů pro implementaci systému řízení, kterým se budeme zabývat v budoucích článcích.
základní požadavky specifických norem
kromě obecné struktury a konceptů stanovených v příloze SL má každá norma systémů řízení své vlastní požadavky na řízení konkrétních oborů a rizik.
zde stručně přezkoumáme koncepty titulků následujících standardů:
-
ISO 9001: 2015-systémy řízení jakosti
-
ISO 14001:2015-systémy environmentálního managementu
pochopení níže uvedených pojmů a principů je výchozím bodem pro získání nejvyšší hodnoty ze specifických požadavků každého standardu.
ISO 9001: 2015 systémy řízení jakosti
konečným účelem normy ISO 9001 je pomoci organizacím trvale uspokojovat potřeby zákazníků a zlepšovat jejich celkový výkon a zvyšovat jejich účinnost.
mezi základní principy patří:
-
7 zásady řízení-ISO 9001:2015 se opírá o sedm principů řízení, které se vztahují na dobrý chod jakékoli organizace. Ty jsou plně popsány v ISO 9000:2015
-
zaměření na zákazníka. Primárním zaměřením řízení kvality je splnění požadavků zákazníků a snaha překonat očekávání zákazníků.
-
vedení. Vedoucí na všech úrovních vytvářejí jednotu účelu a směru a vytvářejí podmínky, za kterých se lidé zabývají dosahováním cílů kvality organizace.
-
zapojení lidí. Kompetentní, zmocnění a angažovaní lidé na všech úrovních v celé organizaci jsou zásadní pro zvýšení schopnosti organizace vytvářet a přinášet hodnotu.
-
procesní přístup. Konzistentních a předvídatelných výsledků je dosaženo efektivněji a efektivněji, pokud jsou činnosti chápány a řízeny jako vzájemně propojené procesy, které fungují jako koherentní systém.
-
zlepšení. Úspěšné organizace se neustále zaměřují na zlepšování.
-
rozhodování založené na důkazech. Rozhodnutí založená na analýze a hodnocení dat a informací pravděpodobně přinesou požadované výsledky.
-
řízení vztahů. Pro trvalý úspěch řídí organizace své vztahy se zainteresovanými stranami, jako jsou dodavatelé, zaměstnanci a regulátoři.
-
-
Model Plan-Do-Check-Act-jak je vysvětleno výše v, Model PDCA je základem neustálého zlepšování.
-
myšlení založené na riziku. Tento explicitní koncept se týká podvědomého nebo dynamického procesu, který zvažuje rizika a příležitosti z vnitřních a vnějších zdrojů. Nevyžaduje formální posouzení rizik; tento koncept je podobný dojíždějícím řidičům a chodcům, kteří provádějí podvědomé hodnocení rizik v reálném čase, aby se vyhnuli nehodám.
ISO 14001: 2015 systémy environmentálního managementu
ISO 14001 specifikuje požadavky na systém environmentálního managementu — nikoli však specifická kritéria environmentální výkonnosti, která má organizace definovat.
jeho hlavním cílem je poskytnout rámec, který pomáhá organizacím:
-
zvýšení vlivu na životní prostředí. Ochranou životního prostředí prostřednictvím prevence, zmírňování a zvrácení negativních dopadů.
-
plnit povinnosti dodržování předpisů. Povinné a dobrovolné požadavky. (např. právní a jiné požadavky včetně příslušných potřeb a očekávání zúčastněných stran).
-
dosáhnout environmentálních cílů. Stanovení KPI týkajících se řízení rizik a zlepšení vlivu na životní prostředí.
klíčové principy při dosahování těchto cílů jsou:
-
kontext. Cílem hodnocení organizačního kontextu je poskytnout na vysoké úrovni pochopení klíčových otázek, které pozitivně nebo negativně ovlivňují řízení odpovědnosti za životní prostředí. Pocházejí ze tří hlavních zdrojů:
-
podmínky prostředí (související s environmentálními aspekty) – klima, kvalita ovzduší, kvalita vody, využívání půdy,kontaminace, přírodní zdroje, biologická rozmanitost atd.
-
externí-právní/regulační, ekonomické, technologické, sociální/kulturní, konkurence, ovladače/trendy, zúčastněné strany atd.
-
vnitro-strategické směřování, schopnosti, stav shody, kultura, standardy,operační systémy, smluvní vztahy atd.
-
-
zúčastněné strany. K identifikaci potenciálních povinností v oblasti dodržování předpisů musí organizace vyhodnotit rozsah zúčastněných stran, které mohou být, nebo se vnímají jako, ovlivněny environmentálními aspekty organizací, například:
-
akcionáři, členové představenstva a zaměstnanci
-
zákazníci, dodavatelé a dodavatelé
-
regulátoři, komunity a nátlakové skupiny
-
-
perspektiva životního cyklu. Hodnocení environmentálních aspektů by mělo brát v úvahu otázky Předcházející a navazující, od pořízení surovin až po konečné odstranění. To zajišťuje holistické hodnocení pochopení vztahů mezi aspekty jako vzájemně propojeného systému, ale nevyžaduje podrobnou analýzu životního cyklu.
shrnutí: Začínáme
klíč k tomu, jak začít s normami systémů řízení ISO, je relativně jednoduchý: získat standard a prostudovat klíčové pojmy, terminologii a hlavní požadavky. Udělejte to před plánováním implementace, abyste zajistili, že vaše plány směřují správným směrem; ušetří čas a zaměří vaše zdroje.
v budoucích článcích se budeme podrobněji zabývat praktickými implementacemi. Podíváme se hlouběji na specifické požadavky standardů klíčových systémů řízení a na společné požadované činnosti, jako je hodnocení kontextu, přezkum řízení a interní audit. Budeme také zvažovat, jak integrovat systémy řízení s cílem maximalizovat efektivitu a dosáhnout synergie.
další informace o tom, jak začít se standardy:
-
začněte od začátku-přečtěte si popisy standardů správy ISO.
-
budujte své dovednosti-podívejte se na naše školení o implementaci a auditu systémů řízení.
-
Naplánujte si rozpočet-Získejte rychlou nabídku pro certifikaci systémů řízení.
-
Najděte konzultanta – pokud potřebujete pomoc, prohledejte náš registr přidružených konzultantů.
- integrace pro optimalizaci-Zjistěte více o integraci vašich systémů.
pokud máte nějaké rady, jak začít s normami, rádi bychom vás slyšeli.