et af de spørgsmål, jeg oftest bliver stillet, når folk hører, at jeg sidder på firma boards handler ikke om udøvende lønpakker. I stedet vil de vide, hvordan de skal præsentere for et bestyrelse, så dets medlemmer vil sige ja.
spørgsmålet minder altid om en præsentation, der gik galt. For flere år siden holdt en ret dandificeret fyr inde fra et firma en præsentation for et bord, jeg sad på. Han var til tider spydig, lavede flere off-color vittigheder, blinkede til bestyrelsesmedlemmer og gjorde sine politiske tilbøjeligheder klare med sideanmærkninger om dagens regering. Da han ikke kendte svarene på de spørgsmål, vi stillede, forsøgte han at fob dem ud som irrelevante. Da stolen endelig sluttede præsentationen, så vi vantro på hinanden. Vi var ikke bare usikre på forslaget, men også usikre på den person, der bragte forslaget. Jeg tror, du kan gætte, hvordan vi stemte.
lad ikke dette være dig.
folk til stede for corporate boards af mange grunde—de kunne foreslå en ny retning for virksomheden, forklare et komplekst juridisk spørgsmål, der skal afgøres hurtigt, eller blot give en opdatering på et igangværende projekt. Men bestyrelser kommer i alle former og størrelser, det være sig skolebestyrelser, kvarter ur bestyrelser, lejlighed bestyrelser, non-profit bestyrelser eller medarbejder udvalg.
uanset konteksten er principperne for at præsentere for beslutningsorganer de samme, og det er afgørende at få det rigtigt. Det er ikke så svært som det lyder, så længe du holder nogle retningslinjer i tankerne. Her er ni do ‘s og seks don’ ts for at være effektive:
Board præsentationer Do ‘ s:
- ved hvad du går ind i. Bestyrelsesmøder er ofte fyldt med en lang dagsorden. I de sidste par måneder har jeg været i møder, der har varet op til 8 timer, dækker op til 20 emner. Dit emne er specielt for dig, men du har en begrænset tid til at få vigtige oplysninger på tværs.
- Gør dit hjemmearbejde. Hvem er i bestyrelsen? Hvad er deres baggrund? Det hjælper med at kunne skræddersy præsentationen, når det er relevant, så du fortæller dem ikke ting, de allerede ved, eller antager viden, de måske ikke har.
- Send dokumenter i god tid. Jeg forsøger at sikre, at bestyrelsesmedlemmer får deres papirer mindst en uge i forvejen. Hvis der er en deadline, møde det med flere dage til overs, hvis der er feedback, før det går til bestyrelsen. Vær venlig ikke at “overraske” os, som i “jeg leverede ikke papirerne på forhånd, fordi jeg ville holde dig i spænding”. Dette er ikke en Agatha Christie-roman, Det er et bestyrelsesmøde. Giv os de værktøjer, vi har brug for til at træffe en beslutning.
- ved på forhånd, hvor meget tid du har. Gå ikke over din tildeling. Hvis stolen føles mere tid er berettiget, vil han eller hun udvide den. Sørg for at give masser af tid til spørgsmål.
- spørg, hvordan bestyrelsen gerne vil have de præsenterede oplysninger. Spørg for eksempel stolen: “skal jeg præsentere det hele eller ramme højdepunkterne?”. En anden tilgang: foreslå, at du “tager papirerne som allerede læst”. Det betyder, at du antager, at alle har gennemgået de dokumenter, du sendte på forhånd, og du vil bare tage fat på de vigtigste punkter og undgå at gentage alle detaljer.
- vær forberedt. Vær professionel. Vær kortfattet. Bestyrelsesmedlemmer vil bedømme indholdet af din præsentation, men også den tillid, som du leverer den med.
- bliv rolig og besvar det stillede spørgsmål. Hvis du ikke kender svaret, skal du ikke blive forvirret, defensiv eller prøve at falske det. I stedet lover at komme tilbage med svaret så hurtigt som muligt. Følg derefter hurtigt igennem. Også, og dette er virkelig vigtigt, ikke blive smidt ud, hvis du får en masse hårde spørgsmål. Hvis vi ikke troede, at dit forslag havde fortjeneste, ville vi ikke gider med spørgsmål, vi ville simpelthen sige nej. Bestyrelsesmedlemmer stiller spørgsmål forskelligt-nogle meander, andre kommer direkte til det. Uanset stilen skal du være jævn og svare klart og kortfattet. Giv heller ikke holdning til spørgsmål, som du synes er “dumme” eller indlysende — vi gør vores job. Ofte kommer de mest interessante eller vigtige oplysninger fra tilsyneladende forenklede spørgsmål.
- vær klar og præcis omkring resultatet. Hvis der er en beslutning, der skal træffes i slutningen af din præsentation, skal du sørge for, at indstillingerne er meget klare. Det gør aldrig ondt at angive indstillingerne foran, forklare dem og derefter præsentere indstillingerne igen.
- slut af med grace. Når det er tid for dig at gå, Sig tak og gå. Bliv ikke hængende.
Bestyrelsespræsentationer må ikke:
- du kan blive holdt venter — ikke klage. Møder kan køre sent afhængigt af dagsordenen. Hvis det er et lukket dørmøde, bliver du holdt venter udenfor. Hvis ikke, vil du være der og se andre mennesker præsentere eller lytte til debatter om andre dagsordenspunkter. Må ikke under nogen omstændigheder grumle om det, da det vil plette rummets syn på din præsentation, før det selv starter. Et muntert” intet problem ” går langt.
- du må ikke kede os. Jeg sad for nylig gennem en rapport, der i det væsentlige fortalte alle i rummet noget, vi alle allerede vidste. Programlederen mistede hurtigt vores opmærksomhed. Værre endnu, vi havde alle mentalt tjekket ud, da han var kommet til”ask”.
- lad være med at lobbye. Din præsentation er ikke en mulighed for at tage standpunkt på andre områder. Hvis du er der for at tale om at opgradere IT-infrastrukturen, er det ikke nyttigt for dig eller os at kaste en “mens jeg er her, vil jeg gerne lave en tonehøjde for bedre parkeringsfaciliteter”.
- brug ikke jargon. Vi er ikke nødvendigvis eksperter på dit område. Brug klart sprog, som alle omkring bordet vil forstå. Første gang ud, forklare, hvad du mener med ESG, grok, og API, ellers lyder det bare som en streng af meningsløse bogstaver og ord. Prøv at undgå overdrevne udsagn — en “komplet havændring” bedre være temmelig stor. Også trenddrevne ord, der får folk til at rulle øjnene. “Thinkfluencer” kommer til at tænke på.
- vi er ikke alle de samme — luft ikke din bias og politiske tilbøjeligheder. Med lidt held er gruppen omkring bordet en forskelligartet, med forskellige meninger. Off-farve vittigheder og politiske kommentarer har ingen plads i din præsentation og kunne fornærme de meget mennesker, du forsøger at overtale.
- gå ikke over toppen med klokker og fløjter. Der er ingen grund til at videregive blomster eller en underholdende video, medmindre den er direkte relateret til emnet. Nyttigt: “her er et eksempel på, hvad vi taler om.”Mærkeligt:” her er en blomst til alle jer dejlige mennesker.”Og ja, jeg var i et møde, hvor nogen engang uddelte blomster til “alle de dejlige dame bestyrelsesmedlemmer”.
klar, kortfattet og til punktet
tænk på din præsentation som et notat, ikke en roman. Bestyrelsesmedlemmer trives med fakta præsenteret på en klar, kortfattet måde. Selv hvis du forlader din præsentation uden at få svaret ja, du håbede på, vil du i det mindste forlade folket ved bordet med et godt indtryk af dig. Og det vil gå langt, hvis du kommer tilbage til bestyrelsen med et revideret forslag.
giv det en chance og lad mig vide, om det hjalp, og hvis du kender nogen, der forbereder sig på at holde en præsentation, klip dette og send det til dem. Chancerne er ikke kun vil de være taknemmelige, men så vil de bestyrelsesmedlemmer, der hører præsentationen.
udgivet i samarbejde med LinkedIn. Dette indlæg optrådte også i BBC Capital Column, over bord med Lucy Marcus.
forfatter: Lucy P. Marcus, grundlægger og Administrerende Direktør for Marcus Venture Consulting, Ltd., er Professor i ledelse og styring ved IE Business School, en menig bestyrelsesdirektør for Atlantia SpA, ikke-udøvende formand for Mobius Life Sciences Fund og ikke-administrerende direktør for BioCity.
billede: studerende fra Økonomiskolen deltager i en præsentation på børsen den 15.September 2008. REUTERS / Peter Andreas