vi glemmer ofte, at når vi taler om forenkling, taler vi om at reducere mængden af noget. Virkelig?
Ja, se: hvad er forskellen mellem et enkeltværelse og et dobbeltværelse?
den dobbelte har 2 senge!
i Merriam-ordbogen har vi denne definition:
enkel: let forstået eller udført.
når det kommer til forenkling af forretningsprocesser, er målet derfor at minimere aktiviteter og opgaver, samtidig med at de er effektive, effektive og produktive og også leverer værdi til kunden.
det er dilemmaet!
fordi det er svært at beslutte, hvad der kan undertrykkes uden at påvirke processen.
i denne sammenhæng kan nogle teknikker hjælpe med at undertrykke nogle opgaver og aktiviteter (dem, der ikke tilføjer værdi).
faktisk peger disse forretningsprocesforenklingsteknikker på måder at reducere de opgaver og aktiviteter, der er mest udsatte for ikke at blive udført korrekt.
derfor elimineres aktiviteter og opgaver ikke nødvendigvis (nogle er, som vi sagde: dem, der ikke tilføjer værdi), men udføres på en anden, mere selvsikker måde.
resultatet er forenkling af forretningsprocesser ikke nødvendigvis ved det drastiske fald i antallet af aktiviteter, men ved at reducere risikable aktiviteter fra processen ved at udføre dem på en anden måde.
se også: 3 proceskortlægning, analyse og forbedringsteknikker
Forenklingsteknikker til forretningsprocesser, der skal anvendes i din virksomhed
disse fem ideer til forenkling af forretningsprocesser bruges i vid udstrækning i procesmodellering ved hjælp af BPMN-modelleringsværktøjer.
men at stirre tomt på et proceskort viser dig ikke, hvor der er risiko eller direkte kontakt med kunden (hvilket altid skal være fantastisk!).
så tag et kig på, hvordan man identificerer disse muligheder for at forbedre organisationsprocessen.
1 – interaktion mellem systemer
når to systemer eller programpakker interagerer med hinanden, skal der være en dataudveksling. Det meste af tiden gøres dette manuelt, underlagt skrivefejl og endda udsættelse.
en klassisk måde at reducere risikoen for denne dataudveksling er at skabe en integrationsgrænseflade mellem de to systemer.
et eksempel på brugen af denne forenkling af forretningsprocessen forekommer meget almindeligt i grafiske designprogrammer.
der er flere forskellige programmer på markedet. Og de fleste af dem har en funktion kaldet ‘fileksport’.
derfor taler programmer til hinanden. Hvis designeren har brug for at importere en fil fra et billede, der er oprettet i et andet program til brug i deres system, behøver de kun at bruge denne kommando, og den fungerer uden problemer.
2 – procesautomatisering
automatisering er styringen af ‘menneskelige’ og systemaktiviteter.
Tjek denne video om automatisering af forretningsprocesser:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- Processtandardisering
en af de mest objektive måder at forenkle organisatoriske processer på er at standardisere tilbagevendende og identiske processer.
for eksempel: forestil dig et advokatfirma.
det har flere forskellige processer, hver med forskellige opgaver og aktiviteter og deres særegenheder, afhængigt af forekomsten, årsagen osv.
men i dem alle vil der være en tid, hvor du skal indsamle og godkende underskrifter. Hvis denne proces er standardiseret, vil du være i stand til i høj grad at forenkle virksomhedens aktiviteter ved blot at replikere dem, når det er nødvendigt.
se mere: standardisering af forretningsprocesser: alt hvad du behøver at vide.
4 – definition af forretningsregler
det primære formål med en samling af forretningsregler er at lette beslutningstagningen. De bør være enkle, omgå strømmen af processen uden forsinkelse eller ubeslutsomhed.
et klassisk eksempel er definitionen af bankernes udlånsallokeringer. Forretningsreglen er enkel: Op til et beløb på tusind dollars kan agenturlederen yde lånet autonomt. Ethvert beløb over det dog, og de har brug for at konsultere deres manager.
5 – Outsourcing
Outsourcing har været udbredt i fortiden, og i dag er den vendt tilbage i en anden sammenhæng: på grund af kommunikations-og integrationsfaciliteterne blandt fagfolk med brug af cloud computing-teknologier.
to eksempler på denne forenkling af forretningsprocessen er formidling af SaaS-virksomheder (der ser en service, der tidligere blev udført i virksomheden) og antallet af outsourcede fagfolk, der arbejder på et hjemmekontor, som freelancere.
vil du anvende disse teknikker i din virksomhed? Brug cloud-baseret Business Process automation program med BPMN notation og bedst af alt; det er gratis!
besøg HEFLOS hjemmeside nu og start modelleringsprocesserne hurtigt og intuitivt!