et robust og effektivt forretningskommunikationssystem er en forudsætning for en virksomheds succes, og der er mange virksomheder, der lærer denne lektion på den hårde måde. Ja, der er mange virksomheder, der har lidt meget på grund af deres dårlige forretningskommunikationsprocesser. De måtte miste deres kunder, hvilket endda også påvirkede deres bundlinje. Således, hvis du også ikke vil have lignende konsekvenser, er det bydende nødvendigt, at du foretager en grundig analyse af dine kommunikationsprocedurer. Nedenfor er nogle af metrics til analyse af et kommunikationssystem, nogle uden for tekniske overvejelser:
- struktur-strukturen i din forretningskommunikation spiller en meget vigtig rolle. Der er mange kommunikationssystemer, der er enkeltstående systemer som f.eks. Disse gamle systemer har en meget kompleks struktur og er sårbare over for en række problemer. Et godt kommunikationssystem skal være mindre komplekst og skal være let at integrere med andre systemer. En modulær struktur er bedre, da det ville hjælpe med nem detektion og vedligeholdelse af problemer.
- klarhed – du skal kontrollere, om stemmemails såvel som de opkald, du modtager eller foretager, er klare eller ej. Klarhed er den første ting, der gør et kommunikationssystem godt og effektivt. Hvis dine kunder ikke er i stand til at høre, hvad du siger, klart så er der bundet til at være en kommunikation hul, som senere ville skabe problemer. Til tider kan folk simpelthen hænge op, bare fordi de ikke er i stand til at høre, hvad personen på den anden side siger. Forestil dig, om dette sker, mens dine medarbejdere foretager salgsopkald. Konkurrencen på markedet er virkelig høj, og dine kunder kan let vindes af dine konkurrenter.
- konsistens – du skal kontrollere, hvor konsekvent dit system har været igennem de sidste par måneder eller år. Et godt kommunikationssystem skal give ensartet ydeevne. Der kan være fejl, men hyppigheden af fejl skal være meget meget lav. Som en udvidelse, kan du også kontrollere, hvor ofte du er dit system bryder sammen. Det, der kaldes middeltid mellem fejl, skal være ekstremt højt.
- Medium – den slags medium, som dit forretningskommunikationssystem bruger til transmission af signalerne, er meget vigtigt. Hvis det anvendte medium er ineffektivt, er der bundet til at være et kommunikationsgab såvel som tab af forretning. Kan overføre opkaldene til dit fjernkontor på et presserende grundlag, er der ingen brug af systemet. Forsinkelser kan være fatale i erhvervslivet, og når det skyldes et ineffektivt system, gør det endnu mere ondt.
- relevans – du skal beslutte, om dit forretningskommunikationssystem vil være relevant efter 5 år eller ej. Relevans er en meget vigtig, når du skal investere store penge til at opbygge din kommunikationsinfrastruktur. Det er vigtigt, at relevansfaktoren overvejes først, når du beslutter dig for at skifte eller installere et nyt kommunikationssystem.
Unified Communication architecture er den nyeste teknologi, der kan revolutionere din forretningskommunikation. Det er et system, der kan integrere alle dine kommunikationsværktøjer på en enkelt platform. VoIP og mange andre nye teknologier kan integreres for at opbygge et robust kommunikationssystem. Det ville ikke kun være relevant for de næste 5 år, men ville også bidrage til at tide over en række kommunikationsproblemer. Den klarhed og konsistens, der tilbydes af UC, er uovertruffen. UC bruger et medium, der understøttes af internettet, fiberoptik og andet nyt nyeste transmissionsudstyr. Dette hjælper det med at levere signaler af høj kvalitet over lange afstande. UC kan forbindes med det eksisterende computernetværk og bruger internettet i vid udstrækning.