dagene på et travlt kontorgulv med snesevis af ansatte i formelt slid er længe væk. Traditionelle arbejdsmetoder er blevet erstattet af nyere, mere omkostningseffektive arbejdsmetoder, såsom et virtuelt kontor.
et virtuelt kontor leverer funktioner og tjenester på et almindeligt kontor, men uden en fysisk placering. Den er ideel til en spirende virksomhed, da det sparer på faste omkostninger. Dette gør virtuelle kontorer populære for små virksomheder eller nystartede virksomheder. De kan spare udgifter i forbindelse med et fysisk kontor, men stadig få fordelene ved en typisk kontoradresse. Så hvad er de andre fordele?
sammen med reduktion af udgifter giver et virtuelt kontor dig enestående fleksibilitet. Med en internetforbindelse, hvor som helst kan være dit kontor!Lad os undersøge, hvorfor du har brug for et virtuelt kontor, og hvad der kræves, mens du opretter et virtuelt kontor.
Hvorfor har du brug for et Virtuelt Kontor?
på grund af tidlige økonomiske vanskeligheder ønsker nye virksomheder at reducere deres omkostninger, hvor de kan. Kontorbetalinger tegner sig for den største udgift og skal begrænses først. For eksempel kan et samarbejdsområde i et forretningscenter som f.eks.
hvis du foretrækker at oprette et kontorlokale selv, er 3-30-300-reglen mere relevant. Det giver de faktiske omkostninger ved drift af et kontorlokale. For hver $3 brugt på brugsbetalinger bruges $30 på lejeomkostninger og yderligere $300 i lønudgifter pr.
for en virksomhed, der kæmper for at finde sine fødder i de tidlige dage, kan disse omkostninger give udfordringer og hæmme væksten. Tage højde for en nylig undersøgelse, at private kontorer forbliver ubesatte 77% af tiden. Med et sådant spild af ressourcer bliver sagen til oprettelse af et virtuelt kontor endnu større.
7 trin til at oprette et Virtuelt Kontor
nu hvor vi ved, hvorfor vi har brug for et virtuelt kontor, lad os gøre os bekendt med ‘hvordan’. Her er et par trin:
-
har en strategi
-
ansæt de rigtige mennesker
-
Opret en kontoradresse
-
Opret en kontortelefon
-
få nødvendige værktøjer
-
få en virtuel assistent
-
Hold kontakten med dit Team
har en strategi
en sund strategi sparer dig for at skulle kæmpe senere på vejen. Mens du opretter et virtuelt kontor, skal du notere dine opgaver og sikre, at du har planlagt hele processen.Selvom du ikke arbejder i et almindeligt kontorlokale, skal du stadig lave en strategi.
dette er ikke så forskelligt fra hvad du normalt ville have, hvis du arbejdede traditionelt. De grundlæggende elementer i erhvervslivet ændrer sig ikke, Og heller ikke målene.
nogle områder, der har brug for planlægning er:
•markedsanalyse
•konkurrentanalyse
•Værdipropositioner
•virksomhedsstruktur
•målmarked
•marketingstrategi
•finansiel tilstrømning
ansæt de rigtige mennesker
en ide kan bæres ud af et enkelt sind, men det skal implementeres af et team. Med en uortodoks måde at arbejde på, at finde de rigtige mennesker til jobbet kan være udfordrende. Nogle medarbejdere kan tage et stykke tid at tilpasse sig det nye system, mens nogle måske slet ikke tilpasser sig.
med et virtuelt kontor udvides talentpuljen, du kan vælge dit team fra, markant, måske endda blive global. Fleksibilitet i arbejdet er noget, de fleste medarbejdere ser efter, og det kan lokke talent til at komme og arbejde for dig.
Opsæt en kontoradresse
selvom du arbejder virtuelt, skal du stadig modtage mail. Denne mail kan være officielle dokumenter eller klientkorrespondance. Derudover kan der være lovgivningsmæssige forhindringer, som muligvis kræver, at du har en fysisk kontorlokation og kontaktoplysninger.
bortset fra bureaukratiet er det gavnligt for en virksomheds offentlige image at have en professionel arbejdsadresse. Der er flere tjenesteudbydere til en virtuel adresse. De giver dig en fysisk adresse for at modtage din mail og andre dokumenter. Hver gang de modtager mail beregnet til dig, får du en meddelelse eller en besked fra det digitale postrum.
du kan derefter vælge et yderligere handlingsforløb vedrørende pakken. Du kan få det åbnet og scannet og sendt til dig, eller holdt eller ødelagt. Nu ved du, hvordan du opretter en virtuel kontoradresse.
Opsæt en kontortelefon
i lighed med en adresse er et telefonnummer noget, der er et must. Virtuelle telefonsystemer bruger Voice Over Internet Protocol (VoIP) teknologi, og al kommunikation foregår via Internettet. Med VoIP får du et almindeligt telefonnummer, men uden at skulle få en fysisk fastnet.
du kan bruge VoIP-systemer på dine Android/iOS-mobiltelefoner eller bærbare computere og computere ved hjælp af vinduer eller Mac. Dette sparer dig for at skulle købe ekstra udstyr, såsom en bordtelefon.
få de nødvendige værktøjer
det er vigtigt, at du er veludstyret og forberedt til at køre dit virtuelle kontor som en velsmurt maskine. Til dette formål har du brug for nogle værktøjer til rådighed, der kan hjælpe dit arbejde med at udvikle sig glat. De kan være produktivitetsprogrammer, lagringstjenester, planlægningsplatforme og meget mere. Lad os diskutere et eksempel!
Cloud storage er noget, du skal bruge, hvis du arbejder ud af et virtuelt kontor. Hold dine data sikre og sikre, mens de stadig er let tilgængelige på tværs af virksomheden. Værktøjer som Trello hjælper med at holde teamet på samme side og effektivt styre mange personaleopgaver. Andre tjenester tilbyder også online faktureringsværktøjer og produktivitetssporere. De kan hjælpe dig med at holde styr på medarbejdernes arbejdstid og fritid.
har en virtuel assistent
en virtuel assistent hjælper dig med at delegere ikke-kritiske opgaver og spare tid til vigtige forhold. Disse opgaver kan relateres til menneskelige ressourcer, Opgaveplanlægning eller andre organisatoriske aktiviteter. Virtuelle assistenter kan specialisere sig i et bestemt område eller tage alt under deres paraply.
uanset hvad der er tilfældet, kan de vise sig at være uvurderlige til at reducere din arbejdsbyrde, så du kan fokusere på det store billede.
Bevar forbindelsen
at arbejde i et virtuelt kontor, mens det har sine fordele, udgør også et sæt udfordringer. Du skal være i kontakt med dit team, vide, hvad de laver, koordinere om presserende spørgsmål og generelt være på samme side. Dette kan være svært, mens du arbejder fra flere steder, og derfor er effektiv kommunikation kritisk.
for at fjerne eventuelle misforståelser kan du bruge værktøjer som Slack og forstørrelse til dit virtuelle team. De giver dig mulighed for konstant at være i kontakt med dine medarbejdere.Du kan også bruge produktivitetsstyringsværktøjer til at koordinere arbejdet på tværs af et team effektivt.
Pak Op!
virtuelle kontorer giver fleksibilitet, tilpasningsevne og skalerbarhed. Alle disse faktorer er vigtige for en kommende forretning og tjener som drivkraft for vækst. Det er bedre at holde sig ajour med et virtuelt kontors krav og vide, hvilke værktøjer der skal bruges. Du kan hvile let og have fuld tillid til, at dit virtuelle kontor vil være effektivt.