der er ni (godt, ti) trin i A3-processen.
0: Identificer problemet
da formålet med A3-processen er at løse problemer eller imødekomme behov, er det første, noget uskrevne trin, at du skal identificere et problem eller behov.
1: Fang den aktuelle situation
når du er justeret omkring problemet eller har brug for, at du gerne vil adressere, er det tid til at fange og analysere den aktuelle situation. Toyota foreslår, at problemløsere:
- Overhold arbejdsprocesserne førstehånds og dokumentere dine observationer.
- Saml omkring en tavle og gå gennem hvert trin i din proces. Du kan bruge smarte proces kortlægning værktøjer til at gøre dette, men tændstikmænd og pile vil gøre jobbet lige så godt.
- kvantificer om muligt problemets størrelse (f.eks. % af billetter med lange cyklustider, # af kundeleverancer, der er forsinkede, # af rapporterede fejl pr. kvartal). Graf dine data, hvis det er muligt; visualiseringer er virkelig nyttige.
2: Gennemfør en grundårsanalyse
nu hvor du ser din proces, så prøv at finde ud af årsagen til effektiviteten. Du kan stille spørgsmål som:
- hvor lider vi af kommunikationsnedbrud?
- Hvor ser vi lange forsinkelser uden aktivitet?
- hvilke oplysninger har vi brug for for at samarbejde mere effektivt/smidigt?
dokument disse smertepunkter, så grave dybere. De 5 Hvorfor er et nyttigt værktøj til at foretage en grundig grundårsanalyse. Den grundlæggende ide er, at du begynder med en problemstilling, og så spørger du “hvorfor?”indtil du opdager den virkelige årsag til problemet. Du må måske eller måske ikke spørge hvorfor præcis fem gange-dette er simpelthen et skøn.
3: udtænke modforanstaltninger til at løse de grundlæggende årsager
modforanstaltninger er dine ideer til at tackle situationen; de ændringer, der skal foretages i dine processer, der vil flytte organisationen tættere på ideal ved at løse de grundlæggende årsager. Modforanstaltninger skal sigte mod at:
- angiv det tilsigtede resultat og planen for at opnå det.
- Opret klare, direkte forbindelser mellem personer, der er ansvarlige for trin i processen.
- Reducer eller fjern sløjfer, løsninger og forsinkelser.
4: definer din måltilstand
når du har valgt dine modforanstaltninger, kan du klart definere din måltilstand. I A3-processen kommunikerer du vores måltilstand gennem et proceskort. Sørg for at bemærke, hvor ændringerne i processen forekommer, så de kan observeres.
5: udvikle en plan for implementering
nu hvor du har defineret din måltilstand, kan du udvikle en plan for, hvordan du opnår det. Gennemførelsesplaner bør omfatte:
- en opgaveliste for at få modforanstaltningerne på plads
- Hvem er ansvarlig for hvad
- forfaldsdatoer for alle tidsfølsomme arbejdsemner
de fleste hold vælger at dokumentere deres implementeringsplan i deres A3.
6: udvikle en opfølgningsplan med forudsagte resultater
en opfølgningsplan giver Lean teams mulighed for at kontrollere deres arbejde; det giver dem mulighed for at kontrollere, om de faktisk forstod den aktuelle tilstand godt nok til at forbedre den. En opfølgningsplan er et kritisk skridt i procesforbedring, fordi det kan hjælpe teams med at sikre, at:
- implementeringsplanen blev gennemført
- måltilstand blev realiseret
- forventede resultater blev opnået
disse første seks trin er fanget i A3-rapporten. De fleste hold bruger en skabelon til deres A3.
7: Få alle om bord
målet for enhver systemisk forbedring er, at det forbedrer alle dele af systemet. Derfor er det vigtigt at inkludere alle, der kan blive påvirket af implementeringen eller måltilstanden i samtalen, før der foretages ændringer.
opbygning af konsensus gennem hele processen er normalt den mest effektive tilgang, hvorfor mange hold vælger at inkludere dette ved hvert kritisk vendepunkt i A3-processen. Afhængigt af arbejdets omfang kan det også være vigtigt at informere ledere og andre interessenter, der kan blive påvirket af arbejdet.
8: gennemføre!
nu er det tid til implementering. Følg implementeringen som diskuteret, observere muligheder for forbedring undervejs.
9: Evaluer resultater
i alt for mange situationer slutter A3-processen med implementering. Det er afgørende at måle de faktiske resultater og sammenligne dem med dine forudsigelser for at lære.
hvis dine faktiske resultater varierer meget fra, hvad der var forventet, skal du undersøge for at finde ud af hvorfor. Ændre processen efter behov, og gentag implementering og opfølgning, indtil målet er nået.