et nøgledokument i en medarbejders personalefil er et veludskrevet skriftligt notat, hvis du vil styrke dit forsvar mod en medarbejderinitieret handling. De fleste skriftlige advarsler og disciplinære notater er utilstrækkelige, fordi de ikke indeholder flere meget vigtige elementer.
elementer, der skal medtages
uanset om du skal forsvare dig mod et ufortjent arbejdsløshedsforsikringskrav eller mod en uretmæssig dechargesag, vil du medtage følgende punkter i advarsels-og disciplinære notater:
1. En emneoverskrift, såsom “skriftlig advarsel.”
2. Dato og tidspunkt for advarsel eller handling.
3. Navn på den involverede medarbejder.
4. Medarbejderens stillingsbetegnelse.
5. Navn på den person, der giver advarslen eller tager handlingen.
6. Stillingsbetegnelse for den person, der giver advarslen eller tager handlingen.
7. Person eller personer, som kopier er givet til.
8. Arbejdsgiverens politik vedrørende hændelsen eller emnet og/eller medarbejderens forventede adfærd eller ydeevne.
9. Den specifikke hændelse, der forårsager advarslen eller handlingen. Vær specifik med dato, tid, og hvad der fandt sted.
10. Adfærd, der burde have fundet sted. Den adfærdsændring, der kræves. Vær specifik.
11. Hvilke handlinger kan skyldes yderligere forkert adfærd fra medarbejderen og konsekvenserne, hvis medarbejderen ikke ændrer sig.
12. Underskrift af den person, der giver advarslen eller tager handlingen.
13. Dato modtaget af medarbejderen.
14. Underskrift af den medarbejder, der modtager advarslen eller handlingen. (Bemærk: Hvis medarbejderen nægter at underskrive, foreslår medarbejderen at skrive ned på notatet årsagen eller grundene til at nægte at underskrive. Denne erklæring i medarbejderens eget script — hvad enten det er tre ord eller et langt afsnit-er solidt bevis for, at medarbejderen har modtaget og forstået indholdet af notatet.)
15. Underskrift af et vidne til mødet med medarbejderen og de erklæringer, der er fremsat på mødet.
Prøve Skriftlig Advarsel
Emne: Skriftlig Advarsel
Dato: Nov. 17, 2005 på 1:30 p.m.
til: Jane række, Stock Clerk
fra: Betty Fram, Stock Supervisor
Kopier til: Hank Black, Dept. Mgr. og Mary Gray, Personaledirektør
Jane, vores politik i dette firma er, at du ringer ind på arbejde mindst en time før start af din planlagte arbejdstid, når du bliver forsinket eller syg eller ikke kan komme ind. Du skal tale direkte med din vejleder eller en anden ansvarlig.
Onsdag, Nov. 16, du ringede ikke ind for at sige, at du ikke kunne komme ind. Du dukkede op til arbejde sent i dag, kl. 11, uden nogen forklaring. Du skulle have indkaldt både i går og i dag for at lade din vejleder vide, at du ikke ville være i onsdag og ville være sent i dag.
dette er tredje gang i år, du har gjort dette. Jeg har advaret dig mundtligt før. Hændelserne i går og i dag er alvorlige nok til at få mig til at udsende denne advarsel: næste gang du går glip af arbejde uden at ringe ind, som vores politik kræver, bliver du selv opsagt.